淺談圖書管理工作規劃的意義

田玉蘭

摘 要：目的 探究圖書管理工作規劃的現實重要性，更好的確保圖書館發揮自身作用和功能。方法 通過考查調研總結出圖書管理工作的一些方案。結果 從長遠來看，圖書館也必須明確治理結構，樹立“利益相關者”概念。結論 圖書館的一切管理行為只有以人為本，才能實現人的價值，體現人的尊嚴，才能使圖書館事業興旺發達。

關鍵詞：圖書管理；管理模式；規劃

1 規劃及其在管理中的地位

管理是個普遍適用于包括企業和非盈利機構在內各種組織的概念。實際上“管理”一詞可能在不同的場合運用。在最高層可能指向治理層面，即組織的基本利益構架：如合伙制、公司制，非營利（部門或組織），機構內從屬性質或是慈善機構等；在日常生活中“管理”更多的是指具體執行層面上的規章、項目管理和薪酬制度等。但是這還不夠，在國外，“管理”概念還要指向組織的宏觀層面，有時被稱為經營管理，這里的經營主要是指規劃、營銷、機構設置、流程設計等。而我們現在最缺乏的是對經營層面上的知識和認識。

根據組織行為學和管理的實踐，規劃是管理者的首要任務。這是任何組織進行規劃的目的，圖書館也不例外。近年來戰略規劃的一個趨勢就是從企業、私營部門向公共部門和非營利部門發展[1]。規劃研究專家認為：營利或非營利組織在規劃的目標重點上當然有區別，但是就規劃的結構而言，沒有很大差別，倒是組織的規模大小影響更大，因此管理學的一般規劃方法也應適用于圖書館。

在這里主要探討圖書館經營管理中規劃的應用。什么是圖書館規劃？ 圖書館作為一個組織，其規劃與一般組織并沒有什么大的區別。它說明了組織的位置在哪里，想要做什么，以及如何去做到這樣一些非常基本的問題。基于對社區的了解、社區的期望和資源，以及對社區未來需求的合理預期所做出的長期規劃將能夠使圖書館理事會和管理人員更好地履行提供有效和積極的圖書館服務的責任。因此可以說規劃是圖書館為了面向未來，應付挑戰的最重要的管理工具。

2 圖書館規劃的結構和要素

圖書館規劃并沒有固定的結構和要素。但是在同一系統、同一地區，國際圖書館界的管理當局往往會有一定的要求。

2001年3月19日完成年度更新的羅德島州圖書館5年規劃，其主要框架很有典型性。規劃的主體是方向、優先關注和項目，其中用表格詳盡描述了各個具體計劃及其預算。規劃的最后具體提出了評價的要求和具體計劃。

使命描述是關于組織為什么存在基本理由的簡要說明，指出其主要服務功能和這些功能所針對的用戶群完全認同。不少著名的公司都有簡潔而廣為人知的使命表述，例如沃爾瑪公司稱其使命為“讓老百姓有機會買有錢人買的東西”， 3M公司則是“用創新的方法解決不能解決的問題”等。從許多實例來看圖書館規劃的使命描述沒有固定的格式，從一句話到多段文字都有[2]。例如芝加哥公共圖書館的使命描述為：“我們歡迎并支持所有人民享受閱讀，尋求終身學習；我們一起努力工作通過圖書、服務項目和其他資源公平地提供信息、思想和知識；我們相信自由地閱讀、學習和發現”。

愿景描述是關于組織發展未來所期望前景的描述。在戰略研究中常常進行情景描述，那是一種對于“如果這樣，未來就會那樣”的預測，預測的結果會是多種不同的情景，愿景是其中我們所希望的一種情景。

規劃目標和具體目的規劃目標是希望達到的最終結果，與愿景聯系，通常無法測度，它一般在長期規劃期間不會改變，甚至不一定能夠完成實現；而具體目的是為達到最終結果所進行的具體的、近期的結果，它包括誰來做、如何做，什么條件和時間框架等。目的是可測度的，在規劃期內可能改變。

3 戰略規劃的研究和制訂

戰略規劃作為規劃的一種，更加注重長期性和遠見性。據了解，國際圖書館界自1990年開始重視戰略規劃。當圖書館新開張或上一個全新項目時，當外部環境發生重大變化時，或當圖書館的治理結構發生重要變化時，都必須進行戰略性的規劃。由于戰略規劃是一種應對重大變化的規視理解變化這個環節，往往需要重新描述組織的使命和愿景，在許多情況下，正式規劃前要進行戰略的研究，會產生單獨的報告。

為深刻認識變化中的組織發展環境，一般還要利用一些特殊工具，常用的有環境監測、競爭分析、SWOT分析和預測等。它們主要是幫助管理者更好地理解所處的環境和地位，以便正確地制訂戰略。這些工具和方法都有大量專著和論文介紹，在此不再贅述。

4 國際圖書館界規劃實踐對我們的啟示

規劃對中國圖書館界來說并不陌生。我們曾經處在計劃經濟時代，制訂計劃是政府的常規工作之一。改革開放以來，根據文化部的要求，也為圖書館事業的發展制訂過各種計劃和規劃[3]。近年來圖書館界為了自身的需要也開始制訂戰略規劃。圖書館進行規劃往往是為了數字化建設或新館建設，還沒有普遍成為發展的必要手段。但從公開發表的少數規劃全文來看，有的在結構上已經接近國外的樣式。

5 總結

分析這些特點，可以看出圖書館行業必須進行法制建設，一些重大的行為必須用法律規定加以規范，依法辦理；就如現代企業必須厘定產權關系那樣，從長遠來看，圖書館也必須明確治理結構，樹立“利益相關者”概念。用全社會稅收投入進行的圖書館建設，當然應該有社會的代表加以監督。

參考文獻

[1]付立宏，袁琳，圖書館管理教程，武漢大學出版社，2005.

[2]盛小平，圖書館知識管理對圖書館管理的創新，圖書館雜志，2003，（1）.

[3]趙靜，理性、開放、和諧的圖書館，內蒙古科技與經濟，2007，（2）.