加強公墓檔案管理的必要性分析

豈興晶

摘 要：公墓檔案是指公墓基建資料檔案，財務管理檔案，墓穴資料等檔案，從形式上可分為電子檔案與紙質檔案。加強公墓檔案管理是貫徹落實國家法律法規的要求，規范公墓管理的重要內容，也是提升殯葬服務的迫切需要。本文客觀地分析總結了公墓檔案管理的重要性，指出了檔案管理的必要性。

關鍵字：公墓檔案；法律法規；規范管理；提升服務

檔案是指國家機構，社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，或組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。公墓檔案指的就是公墓在建設和管理的過程中形成的，能夠記錄和反映公墓的基建情況、財務收支情況、墓穴信息等重要資料。

1 加強公墓檔案管理是檔案自身屬性的本質要求

檔案是歷史的真賃實據，具有一定的法律效用，這一點它不同于其他文獻。檔案之所以具有憑證作用，是由檔案形成的特點和檔案本身的特點所決定的。因為，檔案是自然形成的，這種形成的自然性，決定了檔案記錄歷史情況的客觀性，檔案是令人信服的歷史證據。從檔案自身的物質體態上看，它保留了當事人的歷史真跡，如親筆手稿、印信等。有些文件還保留了當事人的聲音、形象等等，這些都反映了檔案是確鑿的真憑實據。

檔案管理的最大意義在于檔案的憑據作用。檔案與一般的文獻資料不同之處在于，檔案是歷史的真實記錄，是法律意義上的重要依據。檔案的重要憑證作用，是檔案形成的過程所決定的，是檔案自身所具有的特點，因為檔案的形成是自然的，這種自然性，決定了它在記錄事件和事實的客觀性、真實性。從檔案的形態上看，不管是紙質的檔案，如親筆信、重要合同原件、電報等，還是電子或者影像的檔案，都保留和真實反映了當時的情況，這種不以時間的推移而改變的本質屬性，決定了檔案管理的重要意義。

檔案具有很高的參考價值。因為，檔案記錄了不同時期的當時的真實情況，從歷史的變遷中可以尋找到事件的痕跡和軌跡，為人們的社會實踐提供重要參考，也就是所謂增長經驗，吸取教訓。

公墓檔案記錄了逝者的重要信息，記錄了逝者相關聯親屬的重要信息，記載了墓穴的位置、價格、編號、建筑時間等重要信息，這些信息是自然信息，也是公墓檔案的組成部分。妥善保管公墓檔案，是處理和應對墓穴糾紛，保障和維護利益的法律依據。反之，公墓檔案管理不當，出現檔案丟失等情況，不但造成公墓管理的混亂，而且容易產生墓穴糾紛。

公墓檔案反映了殯葬改革與發展的軌跡，是我國歷史文明進程的真實記錄，對我國的歷史科考和研究都具有很高的價值，因此，做好公墓檔案管理不僅是對現實負責，也是對歷史的貢獻。

2 加強公墓檔案管理是貫徹落實國家法律法規的基本要求

《中華人民共和國檔案法》是我國檔案管理工作最重要的一部法律法規，對檔案管理職責劃分、檔案的保管存放、檔案的保密與銷毀等都做出了明確的具體的規定，是依法加強公墓檔案管理的重要依據。加強公墓檔案管理是貫徹落實國家檔案管理法律法規的具體體現， 也是建設法治國家的基本要求。

圍繞國家檔案管理的規定，民政部、各級民政管理部門，各省、市、縣人民政府都結合本部門、本地區實際情況，出臺了公墓檔案管理的具體規范。這些具體的管理規范，是我國檔案管理的法律體系的重要組成部分，也是各公墓實施檔案管理的制度依據。

為規范公墓的管理工作，提高公墓管理水平，切實保障殯葬服務秩序，依據政府的法律法規加強公墓檔案管理，不僅體現了國家法制化的本質要求，也符合公墓管理工作的基本規律。

公墓檔案管理人員要認真學習政府的法規法規，真正做到依法建檔、依法存檔、依法用檔。

公墓檔案管理機構要結合本地區本部門的實際情況，建立健全公墓檔案管理的制度，使檔案管理有法可依，有據可依。針對檔案管理的權責劃分，檔案的保存銷毀、檔案的建立與登記，檔案的借閱與使用等事項作出明確規定。

加強對公墓檔案管理的檢查和監督工作。既要檢查公墓檔案保存的場所基建情況，保存條件和硬件建設是否合規，又要檢查檔案信息的記錄、分類等情況，確保檔案管理“軟硬”都達標。

3 加強公墓檔案管理是做好公墓基礎管理工作的需要

加強公墓檔案管理，是做好以墓穴管理為抓手，以服務管理為中心，全面做好公墓管理工作的需要。

隨著社會經濟的發展變化，人文社會理念的更新，公墓管理由基本的職能管理逐步轉向提供服務為重點。隨著這一趨勢在實踐中的強化，必然會產生大量的檔案資料，檔案管理的數量急劇增加，只有提升公墓檔案管理的硬件設施，加強公墓制度化管理，才能為喪戶提供便捷、快速、全面、準確的服務。

首先，建立檔案管理的崗位責任制。明確檔案管理的組織架構，指定檔案管理的專門人員，明確相關崗位的工作職責及承擔的義務責任，增強檔案管理人員的責任意識、服務意識和管理意識。

其次，實行績效考核，將公墓檔案管理與經濟收入掛鉤。實行績效考核，不僅能夠增強公墓檔案管理人員的工作責任心和責任感，確保本職工作保質保量完成，而且能夠調動檔案管理人員的積極性，創新檔案管理的方式和方法，使檔案管理與公墓管理更好的銜接，建立起一個完善的管理體系。

此外，要及時更新公墓檔案管理硬件和軟件設施。定期對公墓檔案存放場所的硬件設施設備進行檢查，實現對存放環境的實時監測，確保檔案存放地點的消防安全；升級公墓管理系統軟件，方便管理人員及時、快速處理大量數據，優化工作要素，提高工作效率。

4 加強公墓檔案管理是提升殯葬服務的重要措施

公墓檔案管理是殯葬服務的重要組成部分，也是目前公墓管理普遍存在的薄弱環節。加強公墓管理，提升殯葬服務水平，不僅僅是加強墓區的硬件建設，更重要的是為喪戶提供安全、可靠的信息服務。

做好公墓檔案管理，首先要抓好檔案管理人員的管理。建立檔案管理工作規范，做到制度上墻，公開透明，規范服務；嚴格按照檔案管理的相關規定和工作流程進行存檔、借檔，做好檔案查閱、借閱的登記工作。

做好公墓檔案管理，就要具有保密意識。喪戶的基本信息，逝者相關聯親屬的基本信息，都是公墓檔案的內容。因此，檔案管理人員要有責任意識和保密意識，嚴守秘密，不得隨意向他人透漏檔案

信息。

做好公墓檔案管理，要注重創新創造。開發多種檢索工具，改變傳統的紙質檢索，提高調檔的效率，以便喪戶能及時查到所需的信息；定期對檔案進行更新維護，確保檔案資料的真實性和可靠性，讓死檔變成活檔，提高建檔和存檔的質量；要從檔案管理的角度研究，提出公墓管理的建設性意見和建議，不斷提升公墓管理水平。

總而言之，公墓檔案管理是公墓管理的重要組成部分。但長期以來，由于重基礎設施建設，輕公墓管理等現場的存在，公墓檔案管理不成系統，存在諸多薄弱環節。只有抓住公墓檔案管理的核心要素，采取針對性的改進措施，不斷提高公墓檔案管理的水平，才能實現真正意義上的公墓管理的法制化、規范化、現代化。