煉化工程項目物資采購管理提升實踐

楊義箏，李 敏

（1.中國石油獨山子石化分公司物資采購部，新疆獨山子 833600；2.新疆寰球工程公司，新疆獨山子 833600）

0 引言

石化公司物資采購部門不但承擔著公司日常生產、各裝置檢維修的物資采購工作，往往還承擔著煉化工程項目基本建設的物資采購工作。在工程項目建設中，設備材料成本所占比重很大，其采購成本直接影響到投資項目的效益，而交貨進度和貨物的質量直接影響整個工程的進度和質量，因此，加強和改善采購管理的意義重大，及時開展煉化工程項目物資采購管理提升活動就顯得尤為重要了。

本文介紹獨山子石化公司物資采購部門 （以下簡稱物資采購部門）積極探索適應企業發展要求的物資集中采購管理模式，推動工程項目物資采購管理提升工作深入開展的一些具體做法，以及取得的階段性工作成果。本文所探討的物資主要包括工程項目中的永久性設備、材料、備件及消耗品。

1 煉化工程項目物資采購工作特點

煉化工程項目的采購工作特點具有設備材料種類繁多、技術性強、涉及面廣和工作量大的特點，由于石化行業的高危性，一般工程項目對設備材料的質量要求非常高；同時，由于部分地區 （如新疆）嚴冬期長，可施工季節短，造成工程進度緊張；由于工程項目成本控制要求嚴，伴隨著物價通脹的局面時，具有較大的風險性；檢修項目數量多，且部分是新類型項目，有許多技術需要消化，導致各二級單位申報的計劃不集中，物資計劃變更多，涉及的品種繁雜、急用料多，難以確定合理的采購周期。

2 煉化工程項目物資采購管理提升實踐的主要做法

在獨山子石化2012年物資管理提升活動中，物資采購部門主要從以下幾個方面著手開展了對工程項目物資采購的管理提升實踐。

2.1 提前介入，發揮采購協調功用，協調計劃申報，從被動變主動

2.1.1 提前介入，準備充分

物資采購部門從抓早、抓細、抓實入手，把規范、標準、受控的管理理念融入到項目物資準備工作當中。從工程項目立項開始督促相關單位提報工程項目設備、材料計劃，針對不同工作階段特點（前期是申請采購計劃，后期是藍圖缺口料）督促內容有所不同，協調計劃申報，從被動等待計劃到主動催要計劃，這項工作一直持續到工程項目結束。

2.1.2 積極協調，做好溝通

在工程項目建設中，物資采購業務僅是中間環節，要做好安全采購，物資采購部門就要和業主其他職能部門、供應商、設計單位、施工單位、各項目部打交道，其實就是要做好物資采購的 “傳聲筒” 和“聯絡員”。

獨山子石化工程項目建設過程中每周召開一次設備、材料對接會，主要目的是做好各職能部門、設計單位、項目部與供應商的溝通工作，起到橋梁紐帶作用。物資采購部門工作人員嚴格履行聯絡人的職責，及時做好各項信息的上傳下達，保證物資供應信息流暢通，確保采購部門第一時間取得物資采購計劃，為后續采購贏得時間。在實踐中，采購人員及時與工程現場進度結合，通過各料性對接會，掌握各個階段、各料性的采購保供重點，從工程項目保供角度出發，憑借一方面熟悉設計進展，一方面了解現場施工進度兩邊情況的有利條件，當好 “傳聲筒”，傳遞設計、施工、供應商供貨情況信息，確保項目進度趕上項目工程計劃總體進度。

2.2 精細管理，科學策劃，控制采購節奏

2.2.1 增加工程物資的可獲得性分析，為科學策劃做準備

針對不同的工程項目，物資的可獲得性是指按照物資的特性、分類進行市場供應及時能力分析，通過對其生產工藝的了解、物流過程的考察、采購周期的掌握等，提出從市場上獲取該物資所需要的投入、難易程度及改進建議。物資采購部門就工程物資的難采購性、材料的性價比、材料的技術、質量要求及一般制造周期等方面，向工作流的上下游如涉及選材、材料控制、供應商、施工及制造等環節延伸，開展管理創新，為科學策劃打下基礎。

對物資進行可獲得性分析，有利于結合集中采購目錄實施框架協議采購，也有利于設備材料選用標準化、規范化，落實主要供應商，同時還為裝置建成后的運行、檢維修工作的順利開展提供保障。

2.2.2 進行工程項目的總體采購策劃

為實現科學理性采購，保障物資安全、及時和經濟供應，進一步提高物資采購風險防控能力，降低采購綜合成本，進行工程項目的采購策劃是整個采購管理流程中關鍵的一環，對采購效果影響深遠，甚至直接關系到項目的成敗。

例如對己烯-1項目和80萬t/a催化汽油加氫項目，物資采購部門根據工程項目特點，運用 “三步法”開展采購策劃，在項目開始階段，深入做好采購調研策劃，制訂具有前瞻性的執行采購計劃。“三步法”即：第一步，明確物資采購目標、任務范圍和要求；第二步，進行項目采購工作任務分析，解決采購什么和什么時候采購的問題；第三步，進行詳細的項目采購策劃，制訂切實可行的采購執行計劃，對項目全部采購工作進行指導和約束。如按專業劃分，可分為設備、電氣、儀表、管材等，物資采購策劃的主要內容列項見表1。

表1 物資采購策劃的主要內容列項

2.3 框架協議為主，實施采購

2.3.1 分析物資采購總需求，明確框架協議采購方向

框架協議采購是對傳統業務流程改造之后的結果。傳統的業務流程特點是 “一單一操作”，屬低效率采購流程，不利于企業集中整體需求發揮規模化優勢，而框架協議采購增強了企業對資源的獲取和掌控能力、談判議價能力和抵御風險的能力。

物資采購部門以工程項目物資采購需求為切入點，不斷明確框架協議采購的方向。一是對已完成的項目進行材料需求統計、分析，得出材料類物資采購占項目設備材料采購總額的比例；二是對主要類別材料占材料采購總額的比例情況進行分析。通過對項目物資采購需求進行全面系統的分析，獨山子石化的框架協議采購有了明確方向。根據對以往項目的具體情況進行分析得知，在煉化工程項目中，占采購總額比例最大的材料類別主要有電纜、閥門、無縫鋼管、焊接鋼管、管件、板型材/鍍鋅鋼管。對占工程項目采購金額比例最大的六類材料進行框架協議采購，有效發揮了企業的規模效應，大大增強了企業對資源的獲取能力和掌控力，進而明顯提高了企業的采購效率與效益。

2.3.2 加大框架協議采購力度，提高采購效率

框架協議采購是縮短采購周期的有效手段，解決了以往同類物資重復供貨時需重復進行合同談判的問題，大大節省了采購時間，提高了采購效率，同時節省了采購成本。例如：墊片物資采購計劃數量很大，物資采購部門借助墊片框架在保證網內供應商加工任務的前提下，以物料碼核對框架清單，及時下達訂單，保證了訂貨及時率，為確保項目及時供貨奠定了基礎。獨山子石化2012年框架協議采購率達到40%左右，比2011年增長了近10個百分點。

2.4 過程控制，確保到貨

2.4.1“看板管理”，過程跟蹤

在2012年工作實踐中，對于交貨周期長以及關鍵點所需的設備物資到貨實行 “看板管理”，采購部門在收到藍圖料表前就與設計單位相關人員進行溝通、交流，確定采購范圍，然后進行采購組包，篩選合格供應商，同時安排供應商進行技術交流，提前做好報價前的準備工作。針對項目關鍵點所需材料、設備，將計劃上報時間、要求到貨時間和實際到貨時間等詳細情況進行整理后公布，每天對物資的到貨情況進行一次更新，每完成一項就貼一面紅旗，保證各項目組管理人員能及時查看到貨物資的各種信息，以保證項目順利有序進行。

2.4.2 催交催運，保證物資按時踏點到貨

由于新疆地處偏遠地區，要保證工程項目重點設備、材料的按時到貨就必須制訂催交方案，適時派人駐廠催交。催交人員實地查看物資生產進度，并跟廠家確定具體的交貨日期，實踐表明催交的效果非常明顯。

2.5 轉變觀念，加強供應商管理力度

（1）在管理觀念方面。隨著供應鏈思想在工程項目物資采購工作中不斷被推廣，已從以往專注于項目物資簡單買賣的 “小采購”逐漸向專注于供應商管理的 “大采購”轉變。

（2）在供應商選擇方面。以動態考核為核心，有效規避采購風險，明確供應商的選擇原則。獨山子石化2012年使用603家供應商，其中集團公司一級供應商162家，企業二級供應商441家。在采購過程中，第一優選內部優勢供應商，第二優選框架供應商，第三優選廠家供應商。對供應商的管理嚴格按照程序操作，并對供應商實行量化考核管理，對供應商管理的重點是二級供應商，逐年完善淘汰機制。

（3）在供應商準入方面。必須經過相關單位推薦、資格預審、考核分級、入選公司供應商網絡等四個 “規定動作”；對國家規定的 “特許”產品的供應商，還必須提供合格的特許證明。

（4）在對供應商實行動態管理方面。重點管理代理商、貿易商，確保供應商類型結構合理，實現A類供應商 （注冊資金1 500萬元以上）約占70%，B類供應商 （注冊資金200萬元以上）約占20%，C類供應商約占10%。執行 “抓大防小”的原則，依據自行制訂的 《物資供應商量化考核評價標準》對供應商定期進行考核，充分利用量化考核結果對供應商實施分級管理，把 “理性采購”落實到具體的行動上，增加了供應商對石化公司的忠誠度，有效控制了低價中標帶來的供應質量風險，保障了工程建設項目的安全和平穩運行。量化考核是指由有關業務管理部門對供應商交貨期、供貨質量和售后服務進行的評價，招標管理部門對報價和投標進行評價，檢驗管理部門對供貨質量進行評價，合同管理部門對合同履行情況進行評價。對于考核不達標的供應商按解除、終止、中止、凍結等幾種方式運行，2012年累計解除4家、中止5家、凍結2家，實現了對供應商的動態管理。

3 實踐效果

獨山子石化2012年開展的工程項目物資采購管理提升實踐取得了階段性成果，主要表現在：2012年框架協議采購率達到40%，較2011年提升了10個百分點；對當年28個重點項目、56個建設項目以及33個安保基金項目，接到計劃后采用通用規格替代、常用材料合理代用、長周期材料重點控制等方式有效保證了材料供應工作，且訂貨及時，催交得力，滿足現場需要；提高了采購效率，節省了采購成本，當年物資采購資金節約率達2.37%，累計比質比價節約采購金額6 619萬元。

4 結束語

物資供應工作是保障型工作，是工程項目建設正常運行的基石。煉化企業物資采購部門需不斷總結采購實踐經驗，注重采購前期策劃和采購過程管理，持續強化內部控制和外部管理，積極協調采購部門與項目建設管理部門、設計單位、使用單位以及供應商之間的關系，努力實現物資采購從純業務型向管控型轉變，為煉化工程建設項目的順利實施提供有力的供應保障。

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