浙江大學(xué)：以人為本升級郵件系統(tǒng)

文／楊春玲 常曉潔 厲曉華

知識工作者在處理工作相關(guān)的文檔時，所參考的資源中，有41.6%來自于郵箱，這從一個側(cè)面說明：郵箱是知識工作者維護(hù)個人文檔資源庫的重要平臺，從更便捷的個人信息管理的角度分析郵件系統(tǒng)升級能夠明顯提高師生效率。

升級背景

校園網(wǎng)郵件系統(tǒng)的郵件服務(wù)器架設(shè)在校園網(wǎng)內(nèi)，是校內(nèi)師生對內(nèi)對外溝通聯(lián)系的信息交換平臺，一般郵件地址和學(xué)校域名一致。因為其架設(shè)在校園網(wǎng)內(nèi)，具有較好的可管理性，因為其用戶為學(xué)校師生，是師生個人信息管理的重要工具，所以郵件服務(wù)的升級惠及全校師生。

郵件服務(wù)是相對成熟的技術(shù)服務(wù)，是常用的也是主要的個人信息管理媒介。然而關(guān)于校園網(wǎng)郵件系統(tǒng)的技術(shù)規(guī)范和可以參考的標(biāo)準(zhǔn)并不多。中國互聯(lián)網(wǎng)協(xié)會于2004年出臺了“中國互聯(lián)網(wǎng)協(xié)會互聯(lián)網(wǎng)公共電子郵件服務(wù)規(guī)范”，2012年出臺“電子郵件服務(wù)指南V1.1”，用于規(guī)范公共電子郵件服務(wù)。然而這并非針對高校，據(jù)我們所知，高校郵件系統(tǒng)的設(shè)計，多是因需而定。我們從更便捷的個人信息管理的角度分析郵件系統(tǒng)升級能夠明顯提高師生效率。

郵件功能分析

郵件服務(wù)，是校園網(wǎng)基礎(chǔ)服務(wù)，與校園師生關(guān)系密切，作為個人交往的主要聯(lián)系方式，郵件地址和電話號碼一樣被列在個人主頁上、印在名片上。我們隨機(jī)調(diào)查了清華大學(xué)、北京大學(xué)、浙江大學(xué)各20名教授的個人主頁，發(fā)現(xiàn)他們主頁上的聯(lián)系方式所顯示的郵箱，如表1，幾乎全部是校園網(wǎng)郵箱。我們隨機(jī)抽查了50篇浙江大學(xué)2013年2月份發(fā)表的SCI論文，發(fā)現(xiàn)在作者的電子郵箱類型中，校園網(wǎng)郵箱占了62%的比例，如表2所示。我們隨機(jī)調(diào)研了8個校園網(wǎng)郵箱的使用情況，發(fā)現(xiàn)50%的郵箱郵件數(shù)量超過500封，說明50%的師生喜歡把資源存放在郵箱內(nèi)，以方便后期管理查詢。據(jù)Carlos Jensen等研究，知識工作者在處理工作相關(guān)的文檔時，所參考的資源中，有41.6%來自于郵箱，這從一個側(cè)面說明郵箱，是知識工作者維護(hù)個人文檔資源庫的重要平臺。

郵箱是知識工作者維護(hù)個人文檔資源庫的重要平臺。

表1 三大高校主頁上的郵箱統(tǒng)計

由表1、表2可知，校園網(wǎng)郵箱是高校師生聯(lián)系的重要媒介，是師生工作的一塊虛擬陣地。校園網(wǎng)郵箱服務(wù)和在校師生個人密切相關(guān)。由表3可知，大多數(shù)人已經(jīng)習(xí)慣于把工作來往信件放在郵箱內(nèi)，便捷的信件管理可以為師生節(jié)約腦力體力。于是我們考慮升級校園網(wǎng)郵件服務(wù)系統(tǒng)，優(yōu)化師生的閱讀體驗，提高師生收信發(fā)信讀信管信效率，保障師生收信發(fā)信安全。

綜上所述，從應(yīng)用的角度來講，郵件系統(tǒng)有三個職能，第一，能夠順利收發(fā)郵件；第二，聯(lián)系人管理，要能夠有效組織管理聯(lián)系人；第三，作為工作平臺，能夠方便地閱讀、查找、管理郵件。

表2 浙江大學(xué)2月份發(fā)表的SCI論文的作者的郵箱類別

表3 郵箱使用狀況

表4 升級前后對比

升級對比

主要升級點(diǎn)

針對順利收發(fā)郵件，我們提高了附件大小限額，由原來的30M提升到一般附件50M，并支持1G超大附件上傳。這是因為當(dāng)前工作過程中需傳遞的文件已經(jīng)不再是單獨(dú)的文本，還有多種媒體方式，比如一個重點(diǎn)項目驗收的PPT大概35M，原來郵件系統(tǒng)僅支持最大30M的附件，就不能通過校園網(wǎng)郵箱來發(fā)送了；一次專題會議的錄音材料為132M，就不能用傳統(tǒng)的郵件方式來傳遞，我們新增的超大附件功能可以提供1G的為期一周的中轉(zhuǎn)服務(wù)，以一種便捷的方式實(shí)現(xiàn)了信息的傳遞。為能夠順利收件，我們提高了垃圾郵件的過濾率，使得95.3%的垃圾郵件被過濾掉，減少了垃圾郵件對用戶的干擾。針對順利收發(fā)郵件，我們做的還有支持快速添加收信人，支持站內(nèi)未讀郵件召回，支持個性簽名檔，支持群發(fā)單顯，支持定時發(fā)信等，詳見表4。

針對郵箱的聯(lián)系人管理職能，郵件系統(tǒng)通常是用“地址薄”或者“通訊錄”來實(shí)現(xiàn)的。原郵件系統(tǒng)使用“地址薄”來實(shí)現(xiàn)聯(lián)系人的管理，以記錄聯(lián)系人的郵箱地址為主，支持CSV格式的導(dǎo)入導(dǎo)出。新的系統(tǒng)使用“個人通訊錄”來實(shí)現(xiàn)聯(lián)系人的管理，同時支持CSV和VCF格式的導(dǎo)入導(dǎo)出。VCF格式的文件是移動設(shè)備，如Android系統(tǒng)的手機(jī)、平板，IOS系統(tǒng)的手機(jī)平板等通訊錄導(dǎo)入導(dǎo)出的標(biāo)準(zhǔn)格式。增加對VCF文件的支持，減少了師生在不同設(shè)備間同步通訊錄的麻煩。新系統(tǒng)能夠自動識別新收信人，提示添加到通訊錄。另外新的系統(tǒng)優(yōu)化了聯(lián)系人分組管理。

針對工作平臺職能，我們的一個重要升級是由原來的單標(biāo)簽顯示變?yōu)槎鄻?biāo)簽顯示。我們跟蹤了7個項目驗收PPT產(chǎn)生過程中郵件往來的過程，抽象出圖1的模型。通常一個項目由項目負(fù)責(zé)人總體負(fù)責(zé)，圖中假設(shè)負(fù)責(zé)人為P，分設(shè)若干小組完成不同的模塊，這里假設(shè)分為三個小組，小組長分別為A，B，C。如果P需要準(zhǔn)備項目驗收PPT，他通常先將PPT大綱P0分發(fā)給A，B，C，各小組長分頭完美P0，分別形成A0，B0，C0文件，回復(fù)給P，P將P0， A0， B0， C0 整合為P1，分發(fā)出去，A，B，C針對P1做出各自的修訂A1，B1，C回復(fù)給P，P最終形成的項目驗收PPT稿件PF。在P，A，B，C完成任務(wù)的過程中，不時要參考以前的郵件，舊的系統(tǒng)需要打開多個郵件窗口，不同窗口間的切換費(fèi)時費(fèi)力，會影響到他們的工作效率。我們現(xiàn)在采用的多標(biāo)簽顯示，能夠讓不同的任務(wù)在同一個窗口顯示，從而提高了工作效率。針對工作平臺職能，我們做的升級還有能夠支持IPv6，對移動終端更友好等，詳見表4。

圖1 某項目驗收PPT的產(chǎn)生過程

表5 部分高校教師郵箱現(xiàn)狀

升級影響

我校郵件系統(tǒng)用戶數(shù)為19萬，每天平均收73.6萬封郵件，平均每人收3.87封，收件讀信操作與舊系統(tǒng)相比，可為每個用戶節(jié)省4秒，共為用戶節(jié)省76萬秒；發(fā)44.3萬封郵件，平均每人發(fā)出2.33封郵件，平均為每個用戶節(jié)約5秒，共為用戶節(jié)省95萬秒。從收發(fā)信的角度，共為用戶節(jié)省182.6萬秒，約507.2小時；每天拒收垃圾郵件的成功率比原系統(tǒng)提升了8.3%，與原系統(tǒng)相比，每天少給用戶發(fā)5.8萬封垃圾郵件，如果用戶處理一個垃圾郵件需要2個操作，一個操作用時1秒，共為用戶節(jié)省11.6萬秒。從工作平臺的角度，新系統(tǒng)帶來的效率提升難以估算，用戶不再受設(shè)備和所處網(wǎng)絡(luò)類型的限制，更便捷更自由地使用郵箱。

部分高校郵箱現(xiàn)狀

通過升級浙江大學(xué)郵件系統(tǒng)，提升了師生的讀信體驗，提高了管理信箱文件效率，提高了處理聯(lián)系人的效率，使師生的精力更多地用在交流的本身，從而取得了較好的效果。因此我們認(rèn)為，升級郵件系統(tǒng)，是提升高校軟實(shí)力的一種間接方式。我們調(diào)查了上海交通大學(xué)、哈爾濱工業(yè)大學(xué)、南京大學(xué)和清華大學(xué)面向老師的郵箱服務(wù)現(xiàn)狀，如表5所示。從表5可知，郵件作為個人虛擬平臺的職能還沒有得到足夠的重視，大容量傳遞附件的支持率也不高。

高校是一個特殊的社會單位，信息資源是高校重要的生產(chǎn)力資源，保障信息交流的通暢，是提高學(xué)校協(xié)同創(chuàng)新的必要措施，郵件系統(tǒng)的升級，是保障信息交流的一個手段。郵件系統(tǒng)升級，僅涉及硬件、技術(shù)和人力的投入，這些投入是可控可操作的。對于我國高校而言，是提高學(xué)校生產(chǎn)力，長遠(yuǎn)地看，提高學(xué)校軟實(shí)力的一個抓手。

通過升級浙江大學(xué)郵件系統(tǒng)，提升了我校師生的讀信體驗，提高了管理信箱文件效率，提高了處理聯(lián)系人的效率，使師生的精力更多地用在交流的本身，從而取得了較好的效果。因此可以認(rèn)為，升級郵件系統(tǒng)，是提升高校軟實(shí)力的一種間接方式，我們還希望在容量存儲，日程管理等方面做進(jìn)一步的優(yōu)化。在調(diào)查了國內(nèi)別的高校的郵箱現(xiàn)狀后，發(fā)現(xiàn)部分高校的郵箱系統(tǒng)有升級的余地，因此可以認(rèn)為提升郵件服務(wù)的易用性易管性和安全性，能夠改善師生每天的工作效率，是我國高校提升軟實(shí)力的一個可操作的抓手。