史 策
(中共福建省委黨校 公共管理與領導行為研究中心,福建 福州350001)
歷史進入21世紀以來,隨著“以人為本”、“建設服務型政府”等執政新理念的提出,處于我國行政管理第一線的各地縣市政府,紛紛成立由各部門窗口組成的行政服務中心,以更好溝通協作,緊密配合,為公眾提供便捷的“一站式”服務。由于服務中心是由縣市政府各部門組成的協調性綜合機構,是個“聯合作戰指揮部”,協調機制的健全與否實際上都決定著中心許多工作的成效,成為其生命與靈魂。因此,認真總結這一方面的正反經驗,使之不斷完善,不僅事關行政服務中心這一新機構的活力,而且對于深化行政體制改革也有著重大的現實意義。
行政協調機制是指在行政管理過程中,以促進和保障整個行政系統有效運轉和協同一致為宗旨,以化解和平衡行政系統內部、行政部門之間以及行政系統與社會之間的矛盾和沖突為目標,本著著眼全局、統籌兼顧和靈活多變的原則,所建立的一整套制度和具備的功能。[1]自2000年前后始,它也隨之在各縣市新設立的行政服務中心中投入運轉,并且取得顯著成效。從各縣市的實際情況看,協調機制在行政服務中心的工作中一開始便顯示出重要性和價值。為了整合審批資源,強化各職能部門的協作意識與團隊行政能力,各縣市在設立服務中心時就把各部門的經濟、建設、民生等重要管理事項集中到這一新機構,本著“部門圍繞窗口轉、窗口圍繞群眾轉”的原則,要求辦理人員進中心到位,辦理鏈條進中心到位,辦理權限下放窗口到位,有效推動后續部門把工作職能重心轉移到監管、執法服務等政府職能的薄弱環節上,實現從重“事前審批”向重“事后管理、加強服務”的轉變。如企業申辦登記,許多縣市的服務中心都做到“一個門口受理,一個站點審批,一個窗口發照”,實現“一審一核”制。
在實踐中,各縣市行政服務中心的協調機制主要采取橫向式,即普遍實行不同部門之間的“聯合辦理制”。按照這一橫向方式,當群眾或企業所申請的辦理項目在內容上超出一個受理窗口的職能范圍,涉及到多個職能部門的業務活動時,服務中心便組織有關部門通過聯席會議、座談會、協商會等形式,對該項目聯合處理。由于“聯合辦理制”并沒有對各職能部門的審批權限進行改動,只是規定他們在項目辦理過程中的“合作”義務,因而就不可能危及到既有的部門利益格局,也就從根本上為“聯合辦理制”的推行提供了現實可行性。作為行政服務中心協調機制的基本形式,“聯合辦理制”對于推倒政府部門之間的“柏林墻”有著重要作用,已經成為中心在流程再造等方面的必備前置機制之一。事實表明,行政協調的這一橫向式聯辦,有利于服務中心牢固樹立“全縣市一盤棋”思想,促進各有關職能單位間的橫向聯系,加強相互間的理解、支持與配合,形成統一、高效的良好工作局面。[2]此外,各服務中心在協調一致工作時還實行縱向式。通過跨部門的“聯合辦理制”,解決進駐服務中心的各職能部門之間的橫向溝通協作問題,但在實際工作中還有一些事項需要在政府組織不同層級之間進行溝通協作,在“區-街道-社區”或“縣-鄉-村”等鏈條上運行才能完成,縱向式溝通協作也就有其重要性和必要性。比如,北京市懷柔區通過實行“全程辦事代理制”,通過在村、社區設置全程代辦點,使行政中心的服務鏈條從“中心”向“鄉鎮(街道)”再向“村(社區)”延伸,就是較為典型的上下縱向式協調機制。這一縱向式協調,對于中心及時與上下級匯報和溝通,爭取上級領導的指導和幫助以及公眾的理解與支持,起著直接的作用。
在遵循協調機制的這兩種基本形式中,多數縣市行政服務中心通常使用三種具體手段:一是實行“兩章制”,即各職能窗口刻制專門的“行政服務中心窗口專用章”,除法律法規明文規定外,辦事時無需再蓋相關部門的行政公章;二是采用縣政府分管負責人定期到現場辦公制度,以解決服務中心窗口與原職能單位難以協調的一些問題;三是有的縣市行政服務中心實行領導網上協調,由分管領導通過網上親自審批,并責成所在部門牽頭組織,推進多部門協同配合等。通過這些具體辦法,很多縣市行政服務中心的工作流程所耗費的時間大大縮短,群眾前來辦事變得更加簡便,很大程度上實現了服務中心“一個窗口受理,一次性告知,一條龍服務,一次性收費,限時辦結”的工作目標。[3]
為了使行政服務中心這一新機構走向成熟,不少縣市還努力創新協調機制的其他內容和形式。比如,審批特別重大的經濟文化項目,實行“一切圍繞項目,一切服務項目”的辦法,通過掛鉤服務、綠色通道、聯合會辦、靠前服務、跟蹤督查,以及特別程序、特別服務、專人掛鉤、統一收發、并聯審批、全程督促等方式,有效保證項目的快速落地。還如,對重點項目開辟“特別通道”,推行專業化代辦,或者特事特辦、預約辦理、上門服務、協辦代辦等辦法。如公建項目報批,抽調相關職能部門專職人員,組建項目報批組,采取全程高效協調、誰審批誰準備材料、限時辦結等方式,大大縮短用地報批前期材料準備時間。再如,創立“雙頭式”協調化解法,即及時收集審批項目的進度和信息,第一時間召開面對面協調會或專題協調會,解決審批過程中互為前置、容缺預審等問題。
正是依托這樣的行政協調機制,多數縣市的服務中心這些年來在辦事過程中,很大程度上克服了過去政府部門在為群眾與企業辦事時過多考慮自身利益而出現部門之間或部門內部科室之間互相推諉、各自為政的狀況,也有效規避了“多龍治水”、“政策打架”、爭奪利益等長期被社會廣為詬病的不良現象,展現出令人耳目一新的高效、便捷面貌,表現出強大的生機與優勢。
十多年來,協調機制雖然在縣市行政服務中心的工作起著至關重要的作用,但由于新問題和新矛盾的不斷出現,加上經驗欠缺,還存在不少問題,面臨諸多挑戰,不同程度上制約其功效的充分發揮。
第一,許多窗口權責不匹配。一個管理機構的協調機制要有生機,很重要的一個前提是各組成部分權責分明、權責相稱。而目前一些縣市行政服務中心協調工作效率不高,問題在于各窗口的權責不匹配,主要表現為:傳統科層協調的慣性影響仍在一定程度上存在,這種以上級權力為主導的模式使得行政服務中心在行政協調上稍遜一籌。現行的《行政許可法》已經規定,服務中心不具備行政執法權,大多數還是同級政府的派出機構,不是執法主體,這造成了行政服務中心缺乏足夠的強制力和約束力,在統籌及合作上遇到瓶頸;而且,受到保護主義和部門利益的影響,政府職能部門仍控制著一些核心的審批權力,行政服務中心的權限尚未涵蓋所有的審批事項和審批環節,在一定程度上影響協調功能的發揮;再者,政務流程存在人為設置審批權限和部門壁壘,無法實現完全以公民為中心的流程再造;還有,大多數行政服務中心審批窗口的工作人員主要從各職能部門抽調,沒有獨立法定的編制和人事管轄權,人事關系的錯位使得服務中心工作人員具有雙重身份,制約其協調工作的開展。甚至在遇到較大的協調阻力時,出現職能部門隨意撤換服務中心工作人員的現象。[4]
第二,傳統溝通協調方式有待改善。縣市行政服務中心的協調機制要有活力,必需前提之一是各窗口與崗位信息充分溝通,相互間的協作配合積極、默契而又主動。反之,也容易使服務中心在聯合辦事時備受掣肘,協調變得效率不高。而在一些縣市服務中心,由于這一傳統上的負面現象不同程度存在,使得進行協調有時顯得力不從心。比如,傳統官僚制影響下形成的嚴格、純理性和標準化的管理方式,使得行政協調有時片面注重嚴肅的權力協調或上層協調,在溝通協商的方式上傾向于定性的理論經驗和定量的專門技術,在手段上則表現為剛性的命令和無條件的服從,缺乏柔性的情感溝通與協作。結果,都對上下級及內外之間的平等對話、溝通與協商造成不好影響。還如,有些服務中心的上級在行政協調中簡單以公函、公告、命令、會議、決議等形式進行,與行政命令無異,結果原則性有余,靈活性和策略性不足,難以調動下級的積極性和主動性。簡單生硬的溝通協調方式,還容易導致信息遲滯或信息失真,影響行政協調的效率和效果。
第三,與公眾的協商相對不足。改革開放以來,發揚社會主義民主的呼聲漸高,公眾的參政議政意識與日俱增,但有的縣市行政服務中心的公眾參與機制卻尚未建立健全,與公眾協商十分不充分,甚至被明顯忽略,進而也暴露出縣市服務中心行政協調機制的嚴重欠缺。比如,我國現在已全面推進政務公開,規定對于重大項目必須引入聽證制度,必須建立公眾參與制度,讓利害關系人和公眾有機會發表不同看法。行政許可也已經以立法的形式要求政務信息公開,將審批等過程和情況全部公之于眾,讓公眾監督其合理性和科學性。但由于重視不夠等原因,一些縣市的服務中心在這一方面都還甚有差距,結果不能及時回應社會的呼聲,所謂協調也就難于名至實歸。還如,有的行政服務中心偏重于組織內部的協調,對外部協調沒有予以足夠的重視,只是機械生硬地解答公眾提出的問題,不能給出具有個性化的“解決方案”,缺乏積極的互動與反饋,使得協調有時空有其名。另外,有的服務中心在協調手段上習慣以單向溝通協調為主,缺乏與公眾的積極互動與反饋,結果與公眾之間的信息傳播與溝通渠道變得不夠順暢,從而影響了民心民意的反映與代表。
晉江市行政服務中心成立于2002年12月,是全國行政體制改革試點之一,集晉江的信息與咨詢、審批與收費、管理與協調、投訴與監督于一體。成立伊始,它就非常重視建立健全協調機制。一是盡量擴大“一站式”服務功能,入駐部門及事項由成立時的16個和180個增加到目前的30個和354個;二是努力暢通信息渠道,開發了身份證讀卡錄入、預登記掛號排隊、審批意見內容預設、網上咨詢、預約辦理等多項提高辦事效率的系統功能,搭建起前后臺信息共建共享服務平臺,全方位方便企業和群眾辦事。據統計,相比于成立之初,現在服務中心僅在審批事項辦理時限方面就縮短2/3,所需辦證資料減少1/3。[5]但由于其他行政制度改革不配套以及缺乏全面經驗,晉江市行政服務中心的協調機制也存在不少問題亟待解決。
第一,雙重管理現象突出。晉江的行政審批和人事關系,目前仍由市行政服務中心和主管部門雙重管理,即窗口工作人員的編制、工資、人事、組織等基本關系仍然留在主管部門,只是具體工作和績效考核等接受服務中心管理。這樣,服務中心的協調工作缺乏配套、科學、完整的人事制度與約束機制,使得管人的不一定管事,管事的不能真正管人現象依舊。因而導致有的部門“明進大廳暗不進,小進大不進”,群眾辦事有時仍需“多頭跑、重復跑”,窗口變成只能“掛號”,不能“看病”。加上有的部門對窗口授權不到位,或選派的人員素質較差,致使一些窗口常常不能及時處置審批過程中的問題。諸如此類的問題,都阻礙了市行政服務中心協調作用的到位。
第二,名份職能仍需繼續理順。這一困難主要表現在兩個方面:一是由于市行政服務中心的組織定位只是政府的直屬派出機構,雖然與各職能部門平級,但并不是政府的組成部門,因而在協調政府職能部門時權力有限,特別是那些需要多個部門審批蓋章的項目,往往困難重重。同時與上級政府部門的縱向協調也因“名不正言不順”變得困難,最后都使協調力度時顯乏力。比如,出臺的行政許可“兩章制”,在有的項目上審批專用章的生效范圍實際受到限制,在向上級部門報送的審批件或向商業機構融資租賃時,審批專用章就根本不起作用,上級部門和商業機構往往只認可部門公章。二是由于真正屬于服務中心的編制很少,要對所有進駐部門的行政管理業務十分熟悉且面面俱到,協調難度相當大。同時,由于窗口人員素質參差不齊,部門領導對行政服務中心認識及重視程度有差異,有的部門能夠按要求將責任心強、業務能力突出的干部安排進駐,而有的部門卻將業務素質較差或是責任心不強的干部派送到行政審批服務中心應付,結果被送到窗口的工作人員自認為得不到原單位的重視而在心理上產生障礙,再加之在服務中心上班要求高、管理嚴,因此只是應付差事,得過且過,參加費力的協調工作時積極性更是不高。
第三,一些必要法規亟需到位。協調的有效進行有賴于法規的科學合理。而晉江行政服務中心有時協調不力就與法規沒有到位存在直接關系。對此,除了希望盡快出臺與行政協調緊密相關的《行政組織法》和《行政程序法》外,市人大與市政府有關服務中心具體行政協調的規章規定很少,致使服務中心缺乏法規依據與保障,權威性不足。當工作中出現嚴重分歧或爭議時,只好將矛盾上交市政府或上級部門,協調效率隨之降低。此外,局部還存在“體外循環”現象。由于行政服務中心的工作人員主要來自各個部門,在中心工作僅僅是組織形式上的簡單組合,而不是人員、權限、職能與利益的有機結合。所以,當涉及多個部門的一些重要事項時,往往不能完全達到合作“一條龍”,仍然需要到相關部門循環,使得在審批業務過程中,有些局委的窗口幾乎成了本單位的收發室和中轉站,部分窗口前臺受理,再找后臺的審批科長審核并需要后方主管局委領導簽字。
第四,監督機制尚不健全。盡管晉江市委市政府注意從行政監察、電子監察、責任追究等方面入手,對行政服務中心的協調工作進行監督,有效提高了協調的力度。但由于這些方面的監督約束均不同程度存在漏洞或缺失,使得一些協調行為得不到有效監控。如在內部監督方面,服務中心內部對各窗口的監督,包括日常管理、考核評先等,由于考核結果大都只有總分,沒有細化分數項目,群眾的一些回訪又多局限于對個別臨時工作人員的統計,導致考核結果缺乏公信力,影響窗口人員協調的積極性。加上受其他縣市行政服務中心普遍重權力行使輕責任追究、重審批輕監督等消極做法的影響,晉江的行政服務中心缺乏對協調行為詳細周密的監督。還如在外部監督方面,雖然行政訴訟、行政復議制度已實行近20年,在理論上晉江市行政服務中心也有人大、政協、社會公眾、輿論媒體等多個監督主體存在,但由于政務透明度不夠,上下信息不對稱,監督主體自身意識不夠及公民參與機制有待健全等,外部對中心的行政協調監督仍然有限,對窗口工作人員協調行為的監督,多數還停留在工作態度等表面現象上,從而在一定程度上削弱了協調行為所應受到的必要監督。
縣市行政服務中心的協調機制如何走向健全完善,以確保行政改革中所取得的成果,對于各地來說是個新挑戰,迄今都還處在探索過程中,并沒有非常成熟全面的經驗。但從內容與形式看,就要把服務中心協調機制的內涵加以充實,潛力加以挖掘,手段進行創新,以彰顯效率效果。
第一,增強工作人員的行政協調自覺性。縣市行政服務中心的大量工作是協調,效率和效果主要靠協調來完成,而人是生產力的第一要素。所以,中心在實踐中做好協調工作,首先就必須使所有成員在思想意識上對協調的重要性達成共識,認識到互相合作是完成那些重要而復雜任務的必不可少條件,成員間只有目標一致,緊密銜接和配合,環環緊扣,增強協調的主觀能動性,形成“一榮俱榮,一損俱損”的強烈責任感,才能有機地組織起來,自覺與其他部門和人員協作,遇事都講究合作配合,同心同德,攜手共進,提高協調的有效性。反之,即使其他條件再好,協調的有效性也難以長期保持和提高。為此,應該重在對所有工作人員進行目標一致性教育,隨時提醒和督促各窗口、各崗位的人員嚴格按照總體目標的要求來衡量對照自己的工作,不允許拖后腿,更不準許背離總體目標或者推卸責任。具體如何操作,可以采用多種措施。如以“創先爭優”活動為契機,把協調作為定期評選“黨員先鋒崗”、“巾幗文明崗”、“工人先鋒號”、“青年文明號”、“紅旗窗口”、“服務標兵”的重要條件,教育和引導所有工作人員牢固樹立“寧可自己麻煩百次,不讓群眾麻煩一次”的理念,踐行“協調為本”的導向,營造和激發窗口人員的協調自覺性。此外,還可以在審批業務培訓會、審批業務知識競賽、服務禮儀培訓課程、心理調適課程、學習論壇等活動中,加強協調重要性與必要性的輸灌,提升窗口人員遇到復雜問題時講求協調的習慣態度、心理定勢和技能水平。
第二,強化部門間的“并聯式”協作配合。協調的效能在于合力,在于互相緊密配合、協作與支持。行政服務中心是由進駐的各部門窗口組成,強化部門之間的交流合作可謂重中之重。各部門只有真正做到講大局、負責任、重服務,對凡涉及兩個以上部門的事情,先確定牽頭部門,爾后實行“并聯”式辦事,上下左右聯動,統一行動,應出具意見的出具意見,應備案的迅速備案,報送相關資料互認,聯合勘察,環環相扣。這樣,部門、窗口才能形成分工協作、相互配合的良好格局。據報載,江西省吉安縣行政服務中心就非常注意做到這一點,遇到一些涉及多部門事項時,總是盡量減少“串聯”式辦事方法,實行“并聯”方式,結果形成“窗口圍繞顧客轉,部門圍繞窗口轉”,受到群眾贊揚。這一做法就十分值得仿效和推廣。當然,要做到部門間緊密協作配合,很重要的一點在于注意利益分配的公平性。馬克思說過,人們奮斗所爭取的一切,都同他們的利益有關。一些縣市行政服務中心有時協調難的深層次原因在于與不同部門、不同單位以及行政人員之間存在利益矛盾有關。利益協調不好,協調必受影響。反之,就會成為提高行政協調有效性的強大動力。而實際生活中,各部門單位之間因為工作性質或工作績效不同,存在一定的利益差別是必然的。但差距一定要合理與適度,否則就會引起利益過少的窗口或人員情緒波動,產生不滿。比如,如果績效評估不夠科學公平,優秀名額總是集中于個別窗口人員或個別單位中,就難以確保大家團結協力工作。此外,由于服務中心的窗口數量畢竟有限,不可能、也沒有必要容納所有部門。所以,在強化部門合作時,還應該注意整合現有公共行政資源,吸納政府采購和公共資源交易配置中心,以及社保、醫保、國稅、地稅、財政、水電氣、信訪等未進駐部門,在協調中心設立綜合性的服務平臺,進行咨詢、介紹等工作,以進一步加強部門間協調,更好為社會公眾服務。
第三,構建法制型的協調模式。從一些縣市行政服務中心的實際情況看,有的事項協調工作不力,一個重要原因在于缺乏規范或依法不嚴,有時甚至連誰應該負責任都找不到對象。所以,要提高中心的行政協調有效性,根本點是實現“依法協調”,建立健全有關的法律、法規和工作規則,使服務中心的協調運轉具有基本保證。相比之下,西方發達國家在行政協調過程中就十分重視法律制度的制定和完善。如英國各級政府在包括協調行為在內的行政管理活動中,一直強調要有法律依據,實行“先立法,后改革”,確保在行政改革的每個步驟與措施都要有相應的法律依據。還如,美國制定的《行政程序法》《減少繁文縟節法》等法律法規、丹麥中央政府采用的行政協調的“結構技術”、愛爾蘭的《優質顧客服務行動》、西班牙的以“公民第一”為口號的公共服務改革行動等。結果都在很大程度上避免了行政協調的無章與失范現象。縣市行政服務中心在協調工作中也應該借鑒發達國家的經驗,走法治之路,依靠法律、法規、規章及更詳細的規范與實施細則等,構建法制型的協調模式。如梳理清楚每一事項的權限與職責,應該達到的標準、條件,繪制通俗易懂的標準化流程。特別是通過立法方式對行政服務中心協調行為的法律地位予以明確,有效解決其性質不明和規格不高等多年嚴重困擾的問題;盡早出臺《行政組織法》《行政程序法》和《監督法》等相應法規,對行政協調的主體、內容、方式、時間和規則等要件作出完備的法律性規定,并采用否定式列舉的形式對影響與妨礙行政協調的方式和范圍加以限制。又如,在推行“并聯”式審批中,把牽頭負責、缺席默認、超時默許、聯合年檢等行之有效的辦法,上升為統一的制度安排。再如,把各窗口及其人員的協調職責盡量規定清楚,讓每個人都清楚自己和相關部門的任務,以及相互之間的關系、職責范圍,保證職責到人,權力到人,責任到人,實現事有人管,權責相連,消除工作中不必要的推諉扯皮現象。此外,還應該編制統一的《辦事指南》,作為對內業務和對外服務的標準,并通過報刊、網絡等向社會公開,既方便公眾也方便中心自身的協調行為。
第四,保持信息的上下內外充分溝通。充分的信息溝通是提高行政協調有效性的基本紐帶和有力保障。一些縣市行政服務中心有時協調工作難,就往往與信息不暢通存在直接關系。而在管理已經現代化的時代條件下,信息化技術的高度發達為信息暢通創造了技術保證。因而,縣市行政服務中心解決好因信息溝通不暢而引起的協調難問題,應該重在提升電子政務水平,加強信息化建設,推行統一軟件,部門局域網聯網并網,網絡平臺統一標準,搭建前后臺信息共享平臺,信息資源共享共用,形成服務中心內部及與各部門之間規范統一、上下聯動的網絡體系,有效化解行政協調時同一層級和不同層級機關之間因信息溝通不暢而引起的誤解與矛盾。信息暢通當然不只是電腦、網絡使用問題,還包括其他溝通方式。因此,在加強信息化建設的同時,還要努力暢通口頭、書面溝通等傳統的信息渠道,避免濫用、迷信網絡信息系統,以預防信息出現梗阻或被妨礙的現象,盡量使用口頭與面對面式溝通。事實證明,一些沖突、誤會可以在交談中達成諒解,而如果都非要通過上網、電話或書面的形式,效果反而不好。
第五,加強對協調行為的監督力度。協調行為往往具有較大靈活性、伸縮性與不確定性,也常為敷衍塞責和推諉拖拉等留下空間。它作為管理的重要方式和責任之一,如果沒有有效的監督,同樣難以產生預定的效果。所以,完善縣市行政服務中心的協調機制,有效的監督同樣必不可少。首先是加強內部監督,即行政系統內部對窗口及其工作人員的監督,主要可以運用首問責任、限時辦結、月辦結量及出勤等辦法進行。運用這些方法,可以依托電子監察平臺和政府政務公開網,對中心的各項協調行為實施全流程監控,并適時更新,使得行政協調過程中誰延誤拖拉,誰及時盡責一目了然,始終處于動態監控之下。爾后再堅持有訴必理、有投必查、有錯必究、違規違法必究的原則,切實啟動行政問責機制,嚴格執行責任追究制度,就可以使不斷提高協調的實效性具有重要保障。其次是加強外部監督,包括媒體、特邀監督員、社會公眾等外界對服務中心行政協調工作的監督。具體操作中可以采用多樣化形式,如健全行政審批的聽證、論證、征求意見制度,把它們納入有關行政法規,或者在中心設立專門的聽證室,對重大行政審批和涉及第三人利益的事項必須進行聽證,征求多方意見。還如,推行“超時默認預警制”[6],即窗口及其工作人員在承諾的時限內如未作出受理或不受理決定,并且又無法定事由延長時限、逾期未回復的,則申辦者可以視為許可決定。再如,實行違諾補償制度,允許辦事者遇到中心違諾時可以進行投訴,勝訴后可以得到精神或經濟上的補償。這樣既可以強化公眾的維權意識,同時對窗口人員的協調等行為也形成強有力的監督。
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