淺析科技學(xué)術(shù)論文歸檔工作

◎北京衛(wèi)星環(huán)境工程研究所 郝寧 趙明

隨著我國航天事業(yè)的不斷發(fā)展壯大及科研任務(wù)的急速發(fā)展，科技學(xué)術(shù)論文的發(fā)表量急劇增加，但隨之而來的科技學(xué)術(shù)論文歸檔問題也變得日益突出。

按照《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》的規(guī)定，對科技檔案工作實行“三納入”管理，即把歸檔工作納入科技人員的職責范圍，納入科技工作制度，納入科技工作計劃。可以說，做好科技學(xué)術(shù)論文的歸檔工作，對航天科研單位的科研成果交流轉(zhuǎn)化具有積極的推動作用。

一、論文歸檔存在的問題

科技學(xué)術(shù)論文檔案是否能被廣泛應(yīng)用，取決于科技學(xué)術(shù)論文能否按要求形成、收集并歸檔。目前，航天科研單位對科技學(xué)術(shù)論文的歸檔工作并沒有明確的規(guī)定，導(dǎo)致此項工作在實踐中主要存在以下幾個方面的問題：

一是科技人員的歸檔意識不強。部分科技人員并沒有自覺地將個人的論文進行歸檔，甚至所有發(fā)表的論文均在發(fā)表人手中，其中不乏一些被國際知名文獻檢索系統(tǒng)收錄的優(yōu)秀論文。

二是出于對知識產(chǎn)權(quán)、個人成果所有權(quán)歸屬以及個人職稱評定等方面的考慮，論文的作者不希望論文成果共享。

三是單位對科技學(xué)術(shù)論文的歸檔工作重視不足，未建立完善的規(guī)章制度，其檔案管理水平也相對薄弱。

四是單位對論文的發(fā)表把關(guān)不嚴格，致使論文存在直接外投的可能，最終造成未經(jīng)過單位審查的論文難以歸檔。

五是由于成果保護的固有觀念，科技學(xué)術(shù)論文電子文檔的歸檔工作一直沒有步入正軌。

二、幾點建議

為了推進科技學(xué)術(shù)論文的歸檔，筆者在認真研究各項政策法規(guī)以及借鑒其它單位論文歸檔工作經(jīng)驗的同時，結(jié)合筆者單位對常規(guī)文檔的管理工作，歸納總結(jié)出了以下幾點建議。

1.提高歸檔意識，共享科研成果

將航天科研單位內(nèi)部局域網(wǎng)開辟的學(xué)術(shù)交流工作管理平臺作為宣傳歸檔工作重要性的主要載體，定期發(fā)布與歸檔工作相關(guān)的宣傳稿件、歸檔論文的利用案例等，使廣大科技人員在閱讀的同時提高歸檔意識，全面認識科技學(xué)術(shù)論文檔案的利用價值。

科技人員撰寫學(xué)術(shù)論文，除了交流學(xué)術(shù)思想和發(fā)表學(xué)術(shù)觀點外，更重要的是為了用文字記錄研究成果，延續(xù)科學(xué)積累，增加各領(lǐng)域的科學(xué)知識。科研工作中產(chǎn)生的各類新觀點、新發(fā)現(xiàn)、新方法、新成果都是最先從科技學(xué)術(shù)論文中體現(xiàn)出來的。要在科技人員中樹立正確的價值觀，使科技人員明確，在科研工作過程中形成的成果是屬于國家的，任何個人或團隊都不能據(jù)為己有。

2.健全規(guī)章制度

根據(jù)科技學(xué)術(shù)論文歸檔工作的要求，同時借鑒其它科研單位的先進經(jīng)驗，對現(xiàn)有相關(guān)規(guī)章制度進行完善，使科技學(xué)術(shù)論文歸檔工作規(guī)范有序開展。嚴格依據(jù)航天科研單位保密管理辦法和學(xué)術(shù)交流管理辦法的要求，對待發(fā)表的科技學(xué)術(shù)論文進行審批，杜絕未經(jīng)審查就發(fā)表論文的情況。

3.與個人職業(yè)發(fā)展掛鉤，刺激歸檔熱情

職稱評定及專業(yè)崗位評定的晉升工作與科技人員的個人職業(yè)發(fā)展密切相關(guān)，為了促進科技學(xué)術(shù)論文的歸檔工作，杜絕弄虛作假的行為，要求申報者和科技學(xué)術(shù)論文歸檔主管部門分別提交一份論文發(fā)表清單并進行對比。這樣一來，為了更好的個人職業(yè)發(fā)展，論文作者也會以更大的熱情來主動歸檔。

4.豐富歸檔方式，實施信息化管理

現(xiàn)行的歸檔方式主要是紙質(zhì)文檔歸檔。紙質(zhì)檔案的優(yōu)點是具有真實性、安全性、直觀性以及憑證效力和法律效力。一般來說，歸檔主要以年度為卷宗，從專業(yè)方向的角度進行分類歸檔。

但鑒于紙質(zhì)文檔歸檔工作的不足，航天科研單位應(yīng)建立相應(yīng)的電子文檔歸檔工作。在管理上，電子文檔歸檔應(yīng)遵循“三原則”管理：

全程完整性原則。電子版科技學(xué)術(shù)論文歸檔管理應(yīng)建立一個從論文形成到永久保存的全生命周期的完整管理體制。從全面、系統(tǒng)及過程管理三方面進行統(tǒng)籌考慮。

真實性保障原則。有些論文在審查過程中會產(chǎn)生或多或少的修改，要確保存檔的論文與最后公開發(fā)表版本的一致。

有效性保障原則。在經(jīng)過存儲、傳輸、壓縮等處理后仍能夠正常使用，并保持其內(nèi)容的真實性。

在單位局域網(wǎng)上設(shè)置公開發(fā)表論文檢索庫，查詢?nèi)藛T可以檢索論文題目、作者、摘要以及作者聯(lián)系方式，在需要參考論文內(nèi)容時也可以與作者聯(lián)系。

航天事業(yè)的飛速發(fā)展以及科技學(xué)術(shù)論文的大量涌現(xiàn)，使得論文的歸檔工作變得尤為重要。無論新歸檔方法的使用，還是獎勵制度的促進，都是為了更好地支撐科研生產(chǎn)工作。科技學(xué)術(shù)論文歸檔工作始終要在不斷摸索中進步與完善。