企業檔案管理信息化的發展方向

摘 要：企業要緊緊圍繞轉變經濟增長方式，積極推廣和應用信息技術，提高企業管理水平，促進企業持續、快速、健康發展。檔案管理是企業管理中的重要環節。本文通過闡述企業檔案管理信息化的必然性，針對檔案管理信息化建設中的問題，提出企業該如何進行管理信息化建設的建議。

關鍵詞：企業；檔案管理；信息化；思考

1 引言

經濟全球化的趨勢已成為一種潮流不可阻擋，全面提高核心競爭力已是企業管理的當務之急。企業是經濟運行的主體，為了適應社會發展需要，企業必須加快實施檔案管理信息化建設，促進檔案信息的共享與利用，提高企業運作效率，向技術進步、管理科學的現代企業管理模式方向轉變。

2 企業檔案管理信息化的必然性

管理信息化是企業提高競爭力的必然選擇。隨著信息網絡的發展，使企業面臨著知識化、數字化、網絡化、全球化變革，企業的競爭力日益與企業信息化程度密切相關。信息技術、信息系統作為一種資源已不僅僅支撐企業戰略，而且還有助于決定企業戰略，信息戰略已成為企業戰略不可分割的一部分。

企業信息化是現代企業生存和發展的必由之路。從企業外部看，經濟全球化與信息化呈加速趨勢，市場范圍不斷擴大，競爭對手層出不窮，科技競爭、營銷競爭、市場和人才的競爭日益激烈，這對企業形成了強大的壓力。從企業內部看，為適應外部競爭環境，內部結構、業務流程、管理方式都需不斷調整、改革，以提高企業的應變能力、創新能力和競爭能力。

3 企業檔案管理信息化的內容形式

檔案管理信息化，就是檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體數字化信息的主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。檔案信息化建設主要體現在四個方面：一是檔案信息的數字化、網絡化；二是檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；三是檔案信息高度共享；四是將引發檔案管理模式的變革。

今后的檔案，依然有數據型、信息型、知識型等不同類型。數據型主要產生于生產物流系統和財務系統，信息型主要產生于情報系統、辦公系統。知識型的產生面最廣，將關鍵準確的數據及時傳輸給相應的決策人手中，為企業的運作決策提供數據。企業檔案管理信息化建設的關鍵點在于信息的集成和共享，是一個人機合一的有層次的系統工程，包括企業領導和員工理念的信息化；企業決策、組織管理信息化；企業經營手段信息化；設計、加工應用信息化。

4 信息化管理對企業檔案工作的意義

4.1 有利于企業提高效率，降低管理成本

信息化企業成本的下降，其實質是通過提高信息資源開發利用效率和擴大信息資源開發利用范圍，使企業能以低信息成本實現共享管理成本，充分利用信息資源，節約產品開發費用，促進企業快速發展。

4.2 促進了信息資源的流通利用和共享，增強企業核心競爭力

企業為實現與下屬各企業、部門之間信息資源的流通利用與共享，建立了多部門的局域網，各部門通過網絡辦公自動化系統進行了檔案信息微機標準化著錄工作，建立了目錄級數據庫，對部分檔案進行了檔案原件的計算機掃描，形成了比較豐富的數字化信息資源。

4.3 促進組織結構優化，業務流程更加先進

檔案信息管理中大多采用電子文件，企業按照各種業務流程、各個管理層次的權限予以信息支持。傳統的組織結構被精良、敏捷、具有創新精神的扁平化“動態網絡”結構所取代。計算機系統將取代中層監督和控制部門的大量職能，加強決策層與執行層的直接溝通，從而減少了管理層次，實現了動態管理，使信息溝通暢通及時，發揮出了流程化管理的最佳效率。

5 企業檔案管理信息化存在的問題

5.1 對檔案管理信息化思想認識上相對匱乏

信息化的結果是使企業管理環節更透明，將為企業打造一個全新的管理體制，重建企業生產系統和組織結構。出于思想觀念和知識水平所限，一些人對于新技術、新流程不去主動學習接受，從而產生抵觸情緒。

5.2 缺乏檔案管理信息化建設長遠規劃，理論實踐結合不夠

由于我國多數企業正處在工業化進程中，尚未掌握完善的現代企業管理方法，企業對自身的發展戰略缺乏考慮，因此很難在推進本企業信息化建設方面做好總體規劃，這就直接影響到企業信息化建設的成功實施。

5.3 檔案管理信息化建設不能與企業基礎信息資源建設同步進行

一些企業檔案管理系統、辦公自動化系統、核心生產系統由多個設計單位完成，各系統間數據的提取和共享難以轉換，很大程度上造成了系統的低效運作，必然會造成有些企業在信息系統軟硬件完成后，檔案信息資源不能有效對接共享。

5.4 部分企業檔案信息化建設存在盲目性

在推進企業信息化建設進程中，軟件公司對企業特點、業務流程、管理特色、個性化需求缺少專業的了解，有些企業采用拿來主義，照搬套用，方案論證過程中缺乏系統的需求分析，實施過程中又缺乏量身定制的二次開發能力，使得所建的信息化系統沒有因企業的個性而異，缺乏針對性和實用性，實施后效果不理想。

5.5 檔案管理信息化建設質量有待提高

從企業檔案信息化建設的過程中可以看出，不少企業在企業信息化建設過程中，系統功能求大求全，使所建造的企業信息化系統與自身業務流程、管理流程大相徑庭。同時相應的人才隊伍數量和質量不足，缺乏對現代化管理科學和計算機功能的高層次認識。

6 企業檔案管理信息化發展的方向

6.1 把握我國經濟發展轉型特征，做好信息化建設基礎工作

企業領導決策層必須首先實現觀念的轉變，充分認識檔案管理信息化建設的作用，明確檔案管理信息化建設的目標，認真抓好企業管理信息化建設。從全局上權衡、協調、審定、決策及組織實施。將檔案管理信息化建設納入企業整體信息化建設的規劃和方案，檔案管理信息化建設要正確處理循序漸進與整體提升的關系，保證企業檔案信息化建設健康有序發展。

6.2 著眼于企業長遠發展，建設檔案管理信息化系統工程

在企業管理信息化建設過程中，可以分階段地逐步推進管理信息化，減少投資風險，提高成功率，從而使得管理信息化建設和企業的發展相輔相成，相互促進。企業生產系統的信息化、管理決策的信息化、辦公自動化等信息系統與數字化檔案管理系統充分銜接，實現信息資源共享，最大限度地支持企業的經營發展。

6.3 檔案管理信息化建設應根據不同企業的實際情況，循序漸進地進行

每個企業都應根據自身特點，科學、合理地進行檔案管理信息化建設決策，符合自己的日常業務需要，對檔案管理信息化進行深入的可行性研究。將有限的資金合理應用，挑選符合企業所處行業中經驗比較豐富的軟件公司協助開發檔案信息管理系統，盡量不走彎路。

6.4 大力提高檔案工作人員的素質

檔案工作者必須具有較高的政治素質，良好的職業道德和崇高的敬業精神以及扎實的現代科技管理知識。每個企業都應當采取多種途徑和方法，加大對檔案管理人員的培訓力度，有目的地培養和提高檔案工作者對檔案信息化管理知識的認識和技能，讓檔案工作人員系統地、全面地掌握現代化科學管理檔案的本領。

6.5 加強各項管理規章制度建設，提高檔案信息管理工作質量

企業在檔案管理信息化建設過程中，必須制定特定、完善、符合實際需要的管理規章制度，從而有效保障數字化檔案建設安全有序地開展。相關部門應制定出操作性強的檔案信息資源管理的原則和具體要求，設立專業人員負責管理。企業檔案信息化建設的目標是最大限度延長檔案的壽命，最廣泛、最快捷地提供檔案信息來滿足企業自身發展的需求。針對電子檔案存在不安全、易修改等特性，可采取以電子介質歸檔為主，紙質歸檔為輔的做法，將電子檔案和紙質檔案共同存儲，在保存時效上予以分別規定，將二者有機結合，實現檔案信息管理工作的高質量。同時，要加強檔案信息的安全管理工作，不給蓄意竊密者有機可乘，對企業運行的各項信息系統設定防護措施和應急方案。

參考文獻

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作者簡介

馬艷靖（1967-），工程師， 畢業于中央廣播電視大學，目前在江蘇華明實業公司工作