關于基層檔案管理工作的思考

摘 要：基層檔案部門普遍存在意識缺乏、隊伍不穩定、收集歸檔不齊全、不完整的問題，筆者從五個方面提出解決這些問題的方法，加強檔案意識，加大基礎投入，造就穩定、高素質的檔案隊伍，推進檔案資料的規范化整理，加強法制意識的培育與提高，從而推進基層檔案工作提高水平，邁上新臺階。

關鍵詞：基層；檔案；隊伍

基層單位的檔案管理是整個檔案工作的基礎，是國家全部檔案不斷補充的源泉，其收集和整理程度與水平如何，直接影響著檔案館能否充分利用檔案有效地發揮作用，對于檔案室和檔案館的工作成效具有重要影響。作為一名基層檔案工作者，對基層的檔案管理如何能達到規范化、標準化、現代化，我認為還有許多問題亟待解決。

一、檔案意識不到位。這是一種在基層非常普遍的現象，一個單位檔案建設的好差，直接反映出領導的重視程度，一些部門檔案建設所需的人力、財力、物力就很難到位，也直接影響整個集體對檔案的重視程度。近幾年來，通過《檔案法》的宣傳貫徹，基層領導的檔案意識有所加強，但檔案工作仍存在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的情況，對日常有關檔案工作標準不認真貫徹，而影響了基層檔案工作的規模發展，影響了檔案質量的規范和提高，也影響了檔案工作人員對檔案工作的積極性和進取心。

二、檔案人員的隊伍不穩定。由于體制的問題，機關檔案管理員沒有專職的，大部分是兼職，再加上檔案管理工作是一項勞神費心的苦差事，檔案崗位津貼又不到位，同時檔案業務素質又要求高，很多干部都不愿干，即使在崗，也一身多任，往往被中心工作或民生工程占去絕大部分時間，對檔案管理往往身有余而力不足，基本上沒有時間去管理或整理本部門大量的檔案資料，有時也只是應付而已。條件好的部門，直接送到縣級檔案館幫助整理歸檔；條件不好的，就只能任其自然，經常存在2-3年整理一次檔案的情況。同時，很多單位的檔案人員變動頻繁，導致檔案工作不能保持它的系統性和完整性。

三、檔案的收集、整理不夠齊全完整。由于檔案知識普及的不夠全面，很多人認為只有上級來文，紅頭文件才是檔案，致使有些檔案不能被歸檔保存。檔案收集、整理的不齊全，不單單是檔案人員的問題，與其它業務人員關系極為密切。例如聲像檔案，很多單位在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，負責攝影、錄音的工作人員，認為拍完，錄完就算完成任務了，根本就沒想到歸檔。另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，由于全局觀念、檔案意識的缺乏，致使部分聲像檔案長期在個人或科室內部保存，不移交檔案室統一保存。特別是隨著人員變動和機構調整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發利用。

四，檔案制度不健全，資料保管不善。很多機關單位檔案的收集、保管、保護、借閱和保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執行不嚴，檔案管理人員責任心不強，檔案資料收集不全，整理不及時，文件資料堆積如山，丟失嚴重；檔案管理混亂，致使其他干部或閑雜人員可以隨意進入檔案室查找資料和借閱檔案，借出的檔案又不履行任何手續，有借無還時而有之，時間一長檔案資料就不知去向。

五，檔案保管基礎設施不完善。基礎設施是保障，沒有一個合格的檔案室，檔案的安全保管、有效利用、功能發揮都是一句空話。大部分基層部門的檔案室建設簡陋，基礎條件差，檔案柜陳舊老化，通風性能不好，安全措施沒落實，防蟲防霉設備不配套等；有些因受辦公條件的限制，沒建立綜合檔案室，而是與機關辦公室合為一體，既影響正常辦公又影響檔案管理；還有的只能叫雜物保管室，檔案室里的檔案沒有多少，雜物、舊物堆滿房間。

如何解決基層檔案工作中存在問題？

一、加強檔案意識。我們不僅要以培訓班、業務指導為媒介，組織檔案人員學習《檔案法》，讓他們從思想上認識到檔案的重要性，從法律的視角來看檔案工作，同時，更要加強領導的檔案意識，爭取各級領導對檔案工作的重視和支持，這是我們做好檔案工作的根本前提。爭取領導的支持主要有兩方面：一方面要找準檔案工作與經濟建設和社會發展的結合點，用工作效果的不可替代來爭取領導和社會重視；另一方面要善于主動爭取領導和有關部門的支持，采取有效的宣傳形式，讓更多的領導和部門了解、重視檔案工作。

二、加大基礎投入。檔案事業是政府投入的公益事業，檔案事業的發展必須靠政府的投入。各級領導在檔案工作上要舍得投入，檔案工作經費做到年初有預算安排，尤其是對館藏檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設及檔案人員的身體健康狀況等方面所需費用要予以重點保障；各級機關要積極爭取上級部門和財政的支持，高標準嚴要求建設好規范化的綜合檔案室，購置必備的檔案柜，搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，有條件的單位還可以添置空調、電腦、掃描儀、監視器等設備，進一步檔案管理信息化水平，確保檔案安全管理，檔案資料不丟失、不損

三、培養造就穩定的、結構合理的、專業素質較高的檔案管理人員隊伍。檔案管理既有實踐性，又具有思想性，既具有完整性，又具有系統性，它對檔案員思想素質、業務素質都有很高的要求。首先，舉辦檔案業務知識培訓班是從根本上提高檔案人員專業技術水平和實際工作能力的有效途徑，聘請有關專家就檔案有關知識和問題進行授課，并現場講解，對全面推進檔案管理規范化發揮著很大的作用。第二，做到各部門檔案工作責任到人，是保證檔案工作的順利開展的基礎。在深入基層摸清底數的基礎上，主動加強與各機關、企事業單位的聯系，明確主管領導，選拔一批政治素質高、業務能力強的人員充實到檔案隊伍中，夯實基層檔案管理的中堅力量。第三，根據實際工作的需要，把《檔案法》、《山東省檔案工作條例》及有關的檔案業務規范標準整理輯印成小冊子，分發給各個基層單位，使業務工作的開展學有依據，做有標準。第四，各基層檔案部門牢固樹立人才資源是第一資源的思想，要對檔案工作多一分理解、多一分支持，切實解決本單位檔案場所、檔案裝具、檔案保管和保護設施等方面的問題，分管領導分管要到位，不能分而不管，要主動聽取檔案員的工作匯報，幫助檔案員協調解決一些具體問題。多為他們提供學習深造、交流鍛煉的機會，使他們不斷得到充實和提高。

四、強化檔案資料收集、整理工作。檔案的收集、整理不是一個檔案員能完全做到的，只有各級各部門都意識到檔案的重要性，想做好檔案的收集、整理工作，把他們手中形成的檔案材料自覺交到檔案員手中，才能順利地開展這項工作。其次，建立崗位責任制，將文件材料收集歸檔工作列入單位領導，檔案管理人員的目標責任制中，并進行年度考核，考核結果與其獎勵掛鉤。

五、加強檔案法制意識的培育與提高。檔案法制意識是指要求依法管理國家檔案事務的思想觀念，有著檔案法制意識的人必然具有檔案法律至高無上的思想觀念，一旦社會成員普遍樹立起檔案法制觀念，必然產生運用法律管理檔案、維護檔案安全的強烈要求。一是要大力普及宣傳《檔案法》和《山東省檔案條例》，宣傳依法治檔的先進典型，增強全社會的檔案意識。二是檔案主管機關強化檔案執法主體意識，加強檔案執法力度，真正做到有法必依、執法必嚴、違法必究。三是通過一段時期的實踐，對不符合《檔案法》要求的一些規章制度，對照新形勢的要求作必要的修改和完善。四是建議各級黨委、政府把貫徹落實檔案法規情況列入目標管理來考核，確保檔案管理工作上新臺階。

參考文獻

[1]王云慶《現代檔案管理學》2008年2月

作者簡介

艾燕燕（1984—）女，山東臨沂人，山東省臨沂市羅莊區檔案局業務科科長，檔案助理館員，大學本科學歷，研究方向：檔案管理