事業單位檔案優化管理的路徑分析

于宗兵

摘要：思路決定出路，創新推動轉型，隨著社會生產方式的變革，社會各行各業都處于一個轉型發展時期。信息產業的迅猛發展，深刻影響著事業單位檔案管理的方法、原則、理論和模式，事業單位檔案管理面臨著挑戰。事業單位檔案管理與事業單位其他工作是密切聯系、不可分割的有機整體，檔案管理工作在新時期對于事業單位的作用愈發突出，它隨著時代的變化而變化，在變化的同時又推動事業單位的發展。

關鍵詞：檔案；事業單位；優化；路徑；管理

社會環境的變遷和經濟的發展會影響到社會每個人和每個角落，檔案管理人員與檔案管理行業也概莫能外。在這種環境下，檔案管理人員要用創新思維尋找出路，解放思想，敢于突破既有的理論和檔案管理模式。筆者結合新的檔案服務理論，對這一領域進行探討，以期能為事業單位檔案管理功能創新、技術創新和業務創新有所助益。

一、事業單位檔案優化管理概述

檔案管理主要指某一主體更具社會發展形勢和利用需求，對產生的信息資源進行集成化、高效化管理的過程[1]。檔案優化管理則主要指管理職能的優化、管理主體的優化和管理方式的優化。管理職能優化主要指檔案管理由傳統的單純保管型向利用型轉化。管理主體的優化則主要指檔案管理由傳統的封閉型向開放型轉化，由專門的部門進行管理，服務對象也拓寬，不僅面向本單位，也面向社會，進而實現信息社會化服務的功能。管理方式的優化主要指檔案管理由傳統的實體型向信息型轉化，運用信息化技術對檔案信息進行提煉加工，做到高層次利用和深層次開發。事業單位檔案優化管理是一項系統性工程，這項工程建設依賴于上述三個要素的完善，任何一個要素出現問題，都會導致這一系統運行不暢，影響檔案管理的整體性建設。

二、事業單位檔案管理面臨的挑戰

（一）管理模式層面

一方面，信息技術的普及使得事業單位產生大量的數據信息，無紙化辦公、電子郵件和電子檔案中涌現了大量的數據，傳統的檔案管理模式不能滿足檢索、管理和利用的需要[2]。雖然很多事業單位較早的開展了檔案網絡化、數字化管理研究，但在信息化管理系統研發上存在薄弱環節，在信息化利用效率上整體水平較低。另一方面，一些事業單位扁平化的檔案管理模式阻礙了檔案現代化建設的步伐。即很多檔案信息由各個業務部門進行匯總處理，檔案管理部門只負責管理和借閱工作。在這種管理模式下，檔案丟失率較高，其他業務部門在負有工作任務的時候，也無心于檔案匯總工作，嚴重威脅了檔案管理的穩定性。

（二）信息化建設層面

一方面，部分事業單位信息化建設渠道單一，覆蓋面較窄，僅僅運用信息化技術進行數字化錄入，對聲像和影像信息的利用率不高。同時，沒有建立專門的檔案數字資源庫，無法實現信息共享和信息集成化管理，信息化建設滯后。管理人員信息化利用意識不高，不能發揮主體能動性，檔案管理創新能力薄弱，檔案優化管理效率低下。另一方面，檔案管理流程老舊，不能針對信息化建設的要求重新制定并規范檔案管理流程，導致在對檔案進行信息化處理過程中，造成歸檔不完整，導致后期利用工作開展困難。同時，在各項投入上不足，導致軟硬件設施跟不上現代化管理的需求，無法最大限度的發揮信息化管理的效能。

三、事業單位檔案優化管理的路徑

（一）健全管理體制

一方面，要由專門的部門負責檔案從收集到利用的全流程，統籌檔案管理工作。通過這種方式，能夠使專門的檔案管理部門對人力、物力和財力進行統一規劃、建設分配和后期管理，避免因多個職能部門交叉管理導致職責不清的現象發生，也能在出現問題時更好地對有關責任人員進行問責。同時，強化檔案管理規范化建設，通過制定文件的形式使檔案工作成網絡化。在文件中對檔案收集、檔案登記、歸檔要求和驗收要求等方面進行具體化的規定，強調檔案集成化管理，使檔案工作程序更為規范化。另一方面，健全檢查考核制度。強化檔案管理監督、指導力度，組成相應的檢查組定期對檔案管理工作進行跟蹤考核，對于檔案管理工作中出現問題的，要下發整改通報，落實責任。通過健全檢查考核制度，能夠增強管理人員的責任意識和檔案管理意識，使檔案管理工作呈現新的面貌。

（二）加強檔案信息化建設

一方面，事業單位要探索建設數字檔案庫，這是未來檔案管理發展的必然趨勢[3]。在信息集成化、信息共享化加強的時代，利用數字檔案庫能夠使事業單位加強與其他社會主體的信息共享程度。事業單位可以通過申請科研課題的方式，爭取在數字檔案庫上獲得國家科研資金的支持，運用資金打造數字檔案庫，實現檔案管理自動化、檔案信息傳輸網絡化和檔案信息利用網絡化，充分發揮信息的服務功能，進而為事業單位擬定發展戰略提供優質服務。另一方面，運用信息化技術打造檔案目錄數據庫、重要檔案內容數據庫和多媒體檔案數據庫。檔案目錄數據庫能夠提升檔案檢索效率，減輕檔案管理人員的工作負擔；重要檔案內容數據庫則可以將重要檔案信息在網絡云端進行備份，防止重要信息丟失；多媒體檔案數據庫則是專門對音像檔案、影像檔案進行儲藏的數據庫，將其與其他檔案進行分類管理，便于管理人員后期開展檔案利用工作

四、結語

現階段事業單位檔案管理工作處于轉型期和過渡期，只有立足長遠，運用信息化技術和現代管理理念，才能實現檔案優化管理的目標。隨著事業單位的不斷發展，未來對于檔案信息需求會有所增加，檔案管理人員需要用新的理論武裝頭腦，在實踐中不斷完善本單位的檔案管理工作。同時，事業單位需要發展與自身需求相適應、與自身形態相適應的檔案管理工作，走出一條適合本單位可持續發展的檔案管理路徑，既能發揮信息價值，又能充分服務人民和社會。

參考文獻：

[1]李洋洋.事業單位檔案管理中存在的問題與提升措施[J].信息記錄材料，2018（09）：123-124

[2]李希茜.關于新時期機關事業單位檔案管理工作的創新性思考[J].科技風，2018（22）：238

[3]黃凱.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決方案[J].電子技術與軟件工程，2018（14）：209