試論強化企業痕跡管理的意義

丁秀娟?董久華

摘 要：當前，隨著網絡的普及和網絡信息的飛躍發展，全社會對國企的關注持續升溫，對國企的存在意義爭論頻仍。同時，在“依法治企”的框架下，國企面臨著內外部日益頻繁、嚴格的審計監控、監督。因此，全方位地做好痕跡管理既是企業自身生存、發展的需要，也是企業順利通過依法治企審計等各項檢查的要求。

關鍵詞：痕跡化；依法治企；質效；精益化

與發達國家相比，我國的檔案收集、管理和利用都有很大的提升空間。眼下，大數據時代要求我們必須高效地進行海量數據處理。那么，在目前的形勢下，我們能否以推動痕跡化管理為切入點，帶動提高檔案管理水平，推進企業精益化管理，進而提高企業的綜合競爭能力呢？梳理多年工作實踐，嘗試分析如下：

1 定義

痕跡是指事物留下的跡印（《新華字典》）。時下，痕跡化管理的概念雖屢被提及，但尚無統一的定義。依筆者理解，痕跡化管理是指在一切管理活動中留下的實體和記錄，包括文字、圖片、影像等。借由這些痕跡可在管理事項結束后最大程度地還原、推測或佐證活動發生時的真實情況。痕跡管理不是一門單獨的管理類別或技術，而是所有管理的基礎保障措施。企業的各類管理均可歸納為流程管理，而任一流程都由一系列相互銜接的記錄、痕跡系統來支撐，以保證流程被環環相扣地執行，實現結果的可控性。換言之，痕跡是流程執行的真實體現。痕跡不等同于記錄。記錄重在對行為的表述，是對過程的確認，如文件使用記錄等。痕跡的含義則更為廣泛，除記錄外，還包括文件、合同、通知、紀要、圖片、視頻等，再現的是完整的管理過程。企業實行痕跡化管理就是要借助人為的強化手段，使所有的生產、經營管理行為都留下印跡，形成管理和痕跡的一一對應關系，供日后查證、評估管理行為的合法性和質效。痕跡化管理關注過程管理，要求做好過程任一時段的每一項記錄，其宗旨是推進日常管理行為的標準化、制度化、流程化和規范化，形成規章制度和管理痕跡相互印證、相互促進的管理機制，不斷提升管理人員的責任意識和執行力，形成“依法合規地決策、一絲不茍地執行”的工作作風，與不因人員變換影響工作開展的管理模式。

2 痕跡化管理的意義

2.1 有利于推進依法治企建設

目前，隨著法制化建設的深入和網絡的迅猛發展，國有企業已成為政府和社會關注的焦點，“依法治企”不但是政府的迫切要求，也是企業自身健康發展和企業管理者維護權益的自覺選擇。依法治企的本質要求就是嚴格落實規章制度。在自上而下建立健全了規章制度標準的情勢下，企業只需在管理流程中將規定動作按規則要求做到位并生成痕跡記錄，就可以在審計監督面前用痕跡證明其履職盡責的合法、合規性。企業只要落實了痕跡化管理，紛繁復雜的管理行為就可以沿著管理流程水到渠成地生成痕跡，實現管理的單向推進，不需再為迎接依法治企等各類檢查抽調額外的人力，做額外的工作。

2.2 利于提高企業的執行力

執行力不強是目前多數企業的短板。痕跡恰可作為執行力的評估依據。因而，實行痕跡化管理首先將強化責任意識。“口說無憑，立字為據”，在痕跡化管理覆蓋下，人人如同在“攝像頭”下活動，清楚自己的一言一行都將記錄留痕，迫使人們“主觀對自己”、“客觀對企業” 負責為出發點，增強責任意識，明辨職責所在，嚴格落實各項規章制度和崗位責任制，相互支撐配合，提升企業的整體執行力。

2.3 利于提升工作質效

痕跡化管理有利于規范流程，減少工作行為的隨意性，促進由粗放型管理向精益化轉型，以“嚴、細、實”消除管理粗放和權責不清的現象；由關注結果轉向全過程管控，以細節到位和流程管控，水到渠成地實現既定目標；將管理流程顯性化，將各環節要求和落實情況具體化，在執行前將目標“化整為零”，在執行過程中逐步再“化零為整”，從而提高管理的針對性和科學性；管理者可以通過痕跡對比糾正錯誤，彌補不足，改進管理方法，不斷提高管理質量和效益。另一方面，痕跡化管理易于統計利用，可為改進管理，提升集團的集約化水平提供可靠的基礎材料。

2.4 便于監督考核

痕跡化管理要求流程中的各管理人員作為日常行為的第一責任人，在落實本崗職責時均要執行既定工作流程，在每一環節都形成規范的記錄，如工作計劃、決策過程及結果、任務分配、執行反饋等，從而形成較為齊全的管理檔案，可供查考、評估、佐證和問責。如會議記錄可真實反映與會者的發言表態和會議決定，各類業務報表、審批單據、合同等真實記錄了決策審批過程與意見。這些清晰透明的痕跡，既便于績效評估，也為上級主管單位和司法機關區分責任界限并向管理者實施問責及追究法律責任提供了佐證材料，易于進行責任追究。

3 開展痕跡化管理的措施

痕跡化管理是精益化管理的基礎，強化痕跡化管理可以提升管理的規范化、科學化水平，培養“提高效率、嚴格自律”的職業習慣。可以從以下三方面推進痕跡化管理：

3.1 強化痕跡化管理的意識

采取多種形式對全員進行相應規章制度的培訓，促使大家認識到管理留痕是對企業負責，更是對自己負責，在強化痕跡意識的同時，普及管理要求和和崗位技能，規范留痕操作，形成管理流程清晰、職責明確、要求具體的管理機制，使參與管理的人員在深刻認識 “為什么要留痕？怎樣留痕？”后，摒棄自傳習慣，形成工作安排痕跡化、目標控制痕跡化、職責履行痕跡化、 監督管理痕跡化和考核獎懲痕跡化，在管理的每一個節點、每一個環節、每一個時段都留下痕跡，并形成穩定的合力，逐步提升企業的精益化管理水平。

3.2 要完善制度建設

規章制度是管理的依據，是痕跡的源頭，也是評估管理質效及其痕跡的標尺。只有完善的規章制度才能形成全面的管理痕跡。企業的制度、標準、細則，計劃、規定、年度目標等，作為開展各項工作的源頭，應力求全面、科學、合理，進而使全部管理工作有章可循、有據可依，形成“凡事都有標準，凡事都有依據，凡事有人負責”的制度管控體系，既可指導管理工作有效地開展，又可以遵循形成規范、科學的痕跡記錄。另一方面，企業還要對管理痕跡進行定期梳理、診斷、評估，并反向推動各項規章制度優化完善，實現管理制度與痕跡地相互提升。

3.3 整合其它管理手段，強化考核，提升痕跡化管理水平

要將痕跡化管理融入各崗位標準和管理要求，如檔案管理等，整合相關崗位的標準與要求規范痕跡的載體、格式等具體規定，尤其要重視借助信息化手段，強化痕跡管理。目前，各企業的辦公、生產、財務、物資管理等均已信息化。要借此將各崗位標準要求和痕跡規定嵌入相關信息管理系統，持續優化改進，強制規范執行人的留痕行為，提高痕跡質量。

同時，要根據管理項目的性質，采用隨機考核（單項任務）與定期考核（月度、年度）相結合的方式，及時對管理及其形成的痕跡進行檢查、評估與考核，完善各類痕跡模板，形成良性機制，持續推進痕跡化管理。

作者簡介

丁秀娟（1970-），女，遼寧，大學畢業，辦公室業務實踐。

董久華（1962-），女，遼寧，大專畢業，辦公室業務實踐。