淺議如何做好文書檔案管理工作

鄧秀娟

摘 要：文書檔案管理工作是單位重要的基礎性和服務性工作，是一個單位工作業績與管理水平的歷史記載與再現，也是單位領導決策的重要依據，因此要高度重視文書檔案管理工作，努力爭取領導的重視和支持，規范文書工作與檔案管理的銜接，建立和完善管理制度，加強資料的全面收集，加強自身培訓和檔案信息化建設。

關鍵詞：文書檔案；檔案管理；認識

文書檔案是我們了解國家和行業政策法規、執行上級任務以及內部工作上傳下達、互相溝通的主要載體之一。文書檔案管理工作是單位重要的基礎性和服務性工作，也是一個單位工作業績與管理水平的歷史記載與再現，在單位管理工作中發揮著舉足輕重的作用，是領導決策的重要依據。科學技術特別是信息技術的迅猛發展對檔案工作提出了更高的要求，在文書檔案已走向網絡化和數字化形勢下，如何做好文書檔案的管理工作，使之規范化、程序化、數字化、網絡化，不斷適應辦公室工作變化的需要，也是擺在檔案管理工作人員面前的一個值得研究和探討的熱門話題。下面就如何做好文書檔案管理工作，談幾點粗淺的認識。

1 領導重視是做好文書檔案管理工作的前提

積極主動做好檔案工作的宣傳匯報，采取靈活多樣的形式向領導和員工宣傳《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》等法律法規，不斷提高領導及其他工作人員對檔案工作的認識，努力爭取其對檔案工作的重視、理解、關心和支持，從上至下形成重視檔案管理的風氣，從硬件設施、軟件管理各個方面提供便利的條件，力爭使檔案工作向規范化、信息化、現代化方向邁進。

2 規范文書工作與檔案管理的銜接

文件是檔案的前身，文件質量的好與壞直接影響到檔案的質量，只有建立在文書部門規范處理文件基礎上，才能提高檔案管理水平。文書人員要有非常強的檔案意識，做好文書資料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻想到檔案工作，實現文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件資料的質量關。諸如紙張大小、份數、加蓋公章，文體格式要做到規范化、標準化；嚴禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。另外，要及時、準確處理文件，及時登記收發文件，發現缺失要及時查找，特別是賬外資料，如領導講話、領導外出開會帶回的會議資料等，更應注意及時收集，保證文件資料的完整性和實效性。此外，強化“文書部門立卷”工作也是文書檔案管理中的一個重要環節，因為它不僅是文書工作的最后環節，也是檔案工作的開始環節， “文書部門立卷”工作是《中華人民共和國檔案法》中早有明確的一項基本制度，因此公文辦理完畢之后，文書部門或業務部門必須及時整理立卷及歸檔。只有這樣，才能實現文書工作與檔案管理的最佳銜接。

3 制度完善是做好文書檔案管理工作的保證

制度是規范人們行為的準則，在進行文書檔案管理工作的過程中，應始終堅持用制度規范人，約束人，以制度實施文檔管理。認真學習和領會“檔案法”和“國家行政機關公文處理辦法”等法律法規，根據部門公文管理工作的實際，制訂相應的“公文處理實施辦法”，將以往文檔方面的多個規定予以綜合，集檔案管理、歸檔統計、文件處理程序、檔案保密、檔案借閱、檔案鑒定及銷毀為一體，提出規范化的要求，建立統一標準、統一要求、統～ 運行的操作規程。將“公文處理實施辦法”列入部門“規章制度手冊”的首位，并組織部門人員學習，進一步提高部門同志對檔案管理工作的重視程度，統一執行程序，改善各部門文書辦理的質量，提高工作效率，從而提升檔案管理水平。

4 加強文書檔案資料的全面收集

改變檔案收集方式，變坐等上門歸檔為督促檢查與主動收集相結合。加強催收，在工作中常出現由于其他工作事務，而忘記及時返還文件的現象。此時為確保檔案不遺失，應該進行催收。加強檔案收集的廣度和深度，完善檔案收藏結構，特別要加強對重要會議、重大歷史事件、重要藝術成果、發展建設成績、杰出人物及事跡、社會活動、建設工程、科研項目等檔案的建設與管理。在檔案收集中，要突出單位及各部門特色，增加收集的門類。廣泛及時地收集有價值、有特色的檔案資料。注意增加信息收集渠道，提高資料鑒別能力，注意發現有保存價值的資料。

加強部門之間協作，做好文書檔案的收集工作。文書檔案中許多利用價值較高的檔案往往來源于各部門。為確保文書檔案工作的順利進行，應處理好與各部門的關系，不斷完善檔案的結構和質量，文書工作人員或檔案員必須做到嘴勤、腳勤和腦勤。嘴勤指的是經常主動了解業務部門新開展了哪些工作；腳勤指的是經常到業務部門走走看看，以獲取和掌握比較全面的相關信息；所謂腦勤，指的是要經常根據單位的工作實際，思考檔案建設如何圍繞單位的中心工作，如何做好收集利用服務工作。要加強各部門之問的協作與溝通，保證檔案信息收集渠道的暢通。著重收集能夠揭示一個單位的歷史、現狀和未來發展的信息、資料，為開展實際工作和科學研究服務提供參考信息，切實發揮檔案管理部門在經濟社會發展中的參謀依據作用。

年終歸檔時，要根據文檔登記表，檢查是否有缺漏文件，如有缺漏務必補齊。

5 加強培訓工作，全面提高專業素質，加強檔案信息化建設

檔案信息化是提高檔案管理、服務水平的重要手段和標志。檔案管理進入知識經濟時代，知識的增長加快，新知識量呈指數級上升，知識的更新周期不斷縮短，知識轉化的速度猛增。文書工作和檔案管理的工作人員，首先要具有強烈的責任感和使命感，加強業務培訓，盡可能參加檔案管理方面的培訓班進行學習和交流，取長補短，才能共同提高和進步。檔案管理工作者應通過參加檔案業務培訓班、業余時間自學檔案法規等形式，大力普及文書檔案及其它檔案知識，為日常文件材料的積累和歸檔打下良好的基礎。另外，科學技術特別是信息技術的迅猛發展也對文書工作和檔案管理提出了新的更高的要求，檔案干部要充分發揮接受新知識、學習新業務的積極性和主動性，堅持素質教育、終生學習的理念，不斷確定新的學習目標、任務和要求，主動學習信息技術、現代管理等相關專業知識，掌握和提高應用計算機、外語、網絡技術的能力和水平，努力打造成為管理型、技術型和復合型的專業人才。

高校的文書檔案工作者一定要培育積極熱情的工作態度和腳踏實地、實事求是的工作作風，刻苦鉆研業務，不斷開拓創新，努力提高工作水平，力爭為高校領導和教師提供更加方便、快捷、高效的服務。