淺談醫院檔案管理

醫院檔案涉及到醫療、預防、科研、教學及黨政管理等多方面內容，它記錄著醫院各個時期形成的黨群管理、行政管理、醫療管理、醫學科研、醫療器械設備、基建工程、會計、統計等各項工作的歷史，是領導決策、制定工作標準等方面的科學依據，是指導醫療實踐并協調各項工作正常運行的參考資料?？茖W規范地管理醫院檔案，可再現醫院工作業績和管理水平，對醫院建設及發展具有重要意義。

1 提高意識，加大對醫院檔案管理工作的領導力度

醫院檔案部門要大力宣傳檔案工作，提高醫院領導、職工的檔案意識，尤其要求各業務部門負責人增強法律觀念，使人們認識到文件材料歸檔，也是各科室的職責范圍，是執行國家法規的需要，從而增強依法治檔的積極性，使各部門在抓檔案工作中顧全大局，為檔案室的綜合管理提供資料，為豐富檔案室藏創造條件。檔案工作作為醫院工作的重要組成部分，雖然只是醫院主體業務部門管理的輔助部分，但卻是醫院領導決策、醫療管理等各項工作所依據的重要信息。醫院領導要切實加強對醫院檔案工作的領導力度，將其提上日程，納入醫院工作規劃、年度計劃、管理體系及崗位責任制，在組織上給予檔案工作有力的保障。

2 健全制度，提高醫院檔案管理的規范化、標準化水平

檔案工作規范化、標準化是實現醫院檔案管理現代化的重要中間環節。在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。公文制發是推進醫院檔案工作規范化、標準化的基礎性前提。公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發得怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量。因此，實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。文件歸檔要以本單位形成的文件為主，不僅是在文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。提高案卷質量是推進醫院檔案工作規范化、標準化的可靠保證。工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進醫院檔案工作中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。

3 轉變觀念，提高醫院檔案管理人員的素質

檔案管理人員的素質直接影響檔案管理人工作的水平和成效。首先，醫院應由封閉式管理向開放式管理轉變，由被動管理向主動管理轉變，把檔案工作同醫院的社會效益和經濟效益聯系起來，在主動服務、跟蹤服務和開發利用上狠下工夫，適應外部環境和內部變革的需要。只有檔案管理人員的思想素質跟上時代的節拍，開拓進取，才能保證檔案工作在醫院改革中發揮應有的作用。其次，檔案管理人員在日常工作中要刻苦學習專業知識，苦練基本功，掌握現代化管理技術才能適應檔案管理現代化的要求。重視人才培養，提高人員素質。檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平。要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，通過專業培訓、知識更新、進修學習等，提高業務水平，建立檔案管理人才梯隊，適應檔案業務發展，推動檔案管理水平的提高。

4 權責明確，建立醫院檔案三級管理網絡

成立檔案工作領導小組，由醫院院長或副院長直接分管，形成一個以分管院長全面領導、辦公室主任負責、各科室負責人和專兼職檔案員為成員的醫院檔案三級管理模式。這種管理模式，有利于“統一領導、統一機構、統一制度、統一操作、統一保管”工作要求的貫徹執行，有利于監督醫院各職能部門檔案工作的進展情況，有利于醫院檔案的收集、歸檔、利用等工作環節的過程控制，有利于解決醫院檔案工作在人員、經費、設備等方面的問題。

5 注重實效，積極做好醫院檔案開發利用工作

檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用。因此，醫院檔案部門要立足本職，調整服務方式，變被動服務為主動服務，變坐等上門提供為超前跟蹤服務，多途徑、多角度、多層次地開發檔案信息資源，為醫院及社會公眾提供醫療信息。要實現醫院信息資源一體化管理加強檔案利用反饋信息的管理，實現醫院內部信息的橫向聯系，通過對醫院檔案、病案、圖書資料、情報信息實行一體化管理，將準確、翔實的信息綜合加工后，以供領導決策、臨床醫療、醫院管理、醫學科研使用。此外，還可以打破醫院之間的界限，實現醫療檔案信息資源共享。檔案管理人員要積極主動地編制形式多樣，體系完整的檢索工具，為醫院文明檢查評比、等級醫院評審、“十佳”醫院評審和醫療、護理、科研、人事、黨務等工作提供真實可靠的檔案依據，為醫院的建設和發展服務。

6 加大投入，實現醫院檔案的現代化管理

加強資金投入，引進現代化的技術和設備是實現檔案現代化管理必需的條件。一方面，要配備現代化的檔案保護設備，如檔案庫房外安裝密碼防盜門，庫房內的去濕、空調設備，高效滅蟲、滅火設備等；另一方面，要配置與檔案管理現代化相適應計算機管理系統，利用信息化平臺，使檔案信息在現代化機器設備中準確、方便地再現，使檔案信息的處理傳輸獲得前所未有的積極效果，實現檔案管理的自動化、網絡化、現代化。

總之，隨著醫療業務的發展，檔案工作成了醫院各項工作不可缺少的組成部分，只有堅持改革創新，大膽實踐，勇于探索，創造性的開展工作，才能適應現代社會越來越快的發展勢頭，才能更好地為醫院以及社會提供資源，共創和諧醫患關系，努力創建和諧醫院。

參考文獻

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[2]曹桂芳，淺談如何提高醫院檔案管理水平，臨床醫藥實踐雜志，2009年1月第18卷第1期

[3]郭祥麗，嚴曉春，張馨木.加強醫院檔案管理工作的對策[J〕.中國醫院管理.2006（07）

作者簡介

王淼（1979-），女，碩士研究生，館員，唐山市工人醫院。