提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑探索

倪翔凌

摘 要：我國(guó)正處于教育大國(guó)向教育強(qiáng)國(guó)的轉(zhuǎn)型期，傳統(tǒng)的檔案管理模式多有漏洞，如何在信息化時(shí)代提高檔案管理科學(xué)化水平是高校普遍關(guān)注的課題。本文首先分析了目前檔案管理中存在的問題，然后論述了提高高校檔案管理科學(xué)化水平的途徑。結(jié)果表明，目前檔案管理中還存在管理手段、機(jī)制落后單一，管理人員綜合素質(zhì)有待提高等問題，通過(guò)提高重視程度、建立科學(xué)的管理機(jī)制、提高管理人員綜合素質(zhì)和服務(wù)水平等可以有效提高檔案管理科學(xué)化水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化；途徑

檔案管理工作對(duì)于學(xué)校正常教學(xué)工作的開展具有重要的意義，在學(xué)校的健康飛速發(fā)展中承擔(dān)后勤保障的作用。它主要負(fù)責(zé)學(xué)校教學(xué)科研活動(dòng)、交流和管理的記錄，是體現(xiàn)一個(gè)學(xué)校教學(xué)和辦學(xué)水平的標(biāo)志。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，如何提高檔案管理科學(xué)化水平，成為眾多高校普遍關(guān)注的課題[。

1 檔案管理中存在的問題

高校檔案管理的程序比較復(fù)雜，由于管理結(jié)構(gòu)和管理層次的滯后，傳統(tǒng)檔案管理模式仍是目前主要的管理方法，嚴(yán)重制約了科學(xué)化檔案管理的發(fā)展水平。

1.1 管理方式較為落后

當(dāng)今高校的檔案管理，主要還是傳統(tǒng)的手段和模式。無(wú)論是材質(zhì)分析、檔案管理環(huán)境和檔案保管方法上都沒有創(chuàng)新。他們大多認(rèn)為檔案管理是一件機(jī)密的事情，所以把檔案束之高閣，放在極為隱蔽的地方，這就造成了檔案借閱的不方便，查閱困難。還有就是檔案管理人員沒有認(rèn)識(shí)到自己的職責(zé)，沒有認(rèn)識(shí)到自己是服務(wù)者，檔案管理模式還存在很大的不足，無(wú)法充分自主地發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，造成資源的極大浪費(fèi)。

1.2 服務(wù)模式較為單一

傳統(tǒng)的館藏結(jié)構(gòu)導(dǎo)致了服務(wù)模式較為單一，沒有跟隨時(shí)代的腳步發(fā)簪。檔案管理的工作并非只有傳統(tǒng)的文書整理、收納，還應(yīng)該加強(qiáng)信息化的管理[3]。還有就是很多檔案管理都是封閉性的，這就導(dǎo)致了只有學(xué)校需要的時(shí)候才會(huì)打開館藏，無(wú)法充分發(fā)揮檔案管理的服務(wù)職能，就連平素師生的需求都無(wú)法滿足，大大流失了檔案管理的服務(wù)職能。

1.3 管理手段較為落后

管理手段大多數(shù)還是傳統(tǒng)的手工整理，對(duì)于信息化的應(yīng)用還不健全，管理機(jī)制較為落后，無(wú)法利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行館藏資料的有效整理。雖然很多高校將計(jì)算機(jī)檔案管理列入日程，但是目前來(lái)看執(zhí)行的效果一般，大多流于形式。

1.4 管理人員素質(zhì)有待提高

目前檔案管理在學(xué)校的教學(xué)工作中還得不到足夠的重視，雖然高校已經(jīng)開始為檔案管理配備一定的人力物力資源，但是由于傳統(tǒng)服務(wù)模式的影響，很多檔案管理人員無(wú)法認(rèn)識(shí)到自己服務(wù)者的角色，大多都是被動(dòng)提供服務(wù)。很多管理人員的專業(yè)素養(yǎng)也不夠，大多都為年齡偏大的職工，對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)的熟練程度還是很低的。對(duì)檔案資源也不甚了解，無(wú)法主動(dòng)提供服務(wù)，再加上很多高校都沒有把檔案管理人員的培訓(xùn)工作列入學(xué)校工作，所以就導(dǎo)致了檔案管理人員的素質(zhì)普遍不高，難以適應(yīng)信息時(shí)代的檔案管理工作。

2 提高高校檔案管理科學(xué)化水平的途徑

信息時(shí)代對(duì)于檔案管理工作提出了新要求，傳統(tǒng)的管理手段已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)下的檔案管理工作。計(jì)算機(jī)技術(shù)的引進(jìn)對(duì)于檔案管理科學(xué)化水平是一個(gè)機(jī)遇也是一個(gè)挑戰(zhàn)，如何優(yōu)化當(dāng)前檔案管理模式，提高科學(xué)化水平，是關(guān)乎高校能否健康發(fā)展的關(guān)鍵因素。

2.1 樹立正確的觀念，提高重視程度

正確的觀念是檔案管理科學(xué)化進(jìn)程的第一步，只有學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)方面給予足夠的重視，將檔案管理工作納入學(xué)校正常的教學(xué)秩序中，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性和對(duì)學(xué)校的影響，將其作為一項(xiàng)不可或缺的工作納入學(xué)校長(zhǎng)期的發(fā)展計(jì)劃中，以《檔案法》為依據(jù)，讓師生養(yǎng)成在日常教學(xué)活動(dòng)和科研中進(jìn)行檔案管理的意識(shí)，全面提高對(duì)檔案管理的重視程度，為科學(xué)化管理模式打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

在此基礎(chǔ)上可以建立專門的檔案管理小組，一般由校長(zhǎng)等學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)直接負(fù)責(zé)，各部門的負(fù)責(zé)人也要參與其中，通過(guò)專門的管理小組來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理中各項(xiàng)事務(wù)的有序進(jìn)行，比如經(jīng)費(fèi)、管理手段和管理設(shè)備采購(gòu)等問題的決策。構(gòu)建一個(gè)全新的檔案管理環(huán)境，摒棄傳統(tǒng)檔案管理模式，真正實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，科學(xué)化管理檔案。

2.2 建立科學(xué)的檔案管理工作機(jī)制

一個(gè)科學(xué)的檔案管理工作機(jī)制是能否順利完成檔案管理的關(guān)鍵因素，完善的工作機(jī)制可以保證檔案管理科學(xué)規(guī)范，有序開展，同時(shí)也需要全體師生和學(xué)校方面的共同努力。首先要建立基本的檔案管理制度，通過(guò)考核來(lái)完善，并付諸實(shí)踐；其次是要將檔案管理工作納入到每一個(gè)部門的考核中，對(duì)于具體的部門是否完成了工作進(jìn)行嚴(yán)格考察，并關(guān)聯(lián)到每一個(gè)人的年終考評(píng)和晉升考評(píng)，提高人們科學(xué)化管理檔案的意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全方位和高質(zhì)量開展；最后是要對(duì)高校中具體部門的檔案管理提出一個(gè)具體的明細(xì)要求，建立責(zé)任制，實(shí)現(xiàn)檔案管理的有據(jù)可考，立卷嚴(yán)格，立案保護(hù)，不斷完善科學(xué)的檔案管理機(jī)制。

2.3 提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

一只好的人才隊(duì)伍是做好檔案管理的核心。隨著檔案管理工作越來(lái)越受到重視，學(xué)校方面也提供了大量的資源支持。在信息化時(shí)代，要不斷完善人員配置和素質(zhì)提高，進(jìn)行定期的培訓(xùn)工作，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)和專業(yè)知識(shí)，同時(shí)也要提高管理人員的服務(wù)意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理師一項(xiàng)服務(wù)工作，要主動(dòng)提供服務(wù)，而不能一味的做被動(dòng)服務(wù)索求者。可以通過(guò)建立一系列的現(xiàn)代管理方法，比如配備索引工具、建立數(shù)據(jù)庫(kù)、加強(qiáng)個(gè)人檔案管理等來(lái)提高服務(wù)態(tài)度和服務(wù)質(zhì)量。

3 結(jié)論

檔案管理在高校正常教學(xué)秩序的運(yùn)轉(zhuǎn)中具有重要的意義，也是學(xué)校健康發(fā)展的基礎(chǔ)。信息化時(shí)代的到來(lái)，對(duì)于提高檔案管理的科學(xué)化水平提出了新的要求。相關(guān)單位和部門應(yīng)該認(rèn)識(shí)到目前檔案管理中存在的問題，加強(qiáng)重視程度，建立科學(xué)管理機(jī)制，提高管理人員的綜合素養(yǎng)和專業(yè)水平以及服務(wù)意識(shí)來(lái)加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化，與時(shí)俱進(jìn)，促進(jìn)高校健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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