企業培訓體系流程優化之培訓執行

謝曉紅　鄭景花

將戴明環理論引入企業的培訓流程，可把培訓過程分解為計劃、實施、檢查、處理四個環節并形成為一個封閉的循環。各環節互相制約，互為補充，且每一個循環都緊密銜接，周而復始，從而形成不斷上升、持續改進的特點。其中，執行環節，是按計劃環節各要素所規定的內容進行具體執行的過程，也是培訓管理的關鍵。本文僅結合作者所在企業就培訓流程中的執行環節設計加以探討。

一、培訓執行中的機構分工

（一）機構設置及其職責

（1）項目管理部。①負責培訓市場開發、業務聯系和培訓任務的下達；②負責組織項目部制定培訓計劃，完成培訓任務；③負責學員管理工作的考核及項目組管理工作量的認定；④負責培訓教學設施設備和住宿、就餐、交通的協調和落實；⑤完成上級安排的其它工作。

（2）教學管理部。①負責培訓方案和任課教師的審批工作；②負責教學工作的督導、測評及教學工作量的審核； ③負責組織培訓教師的培訓、評優、競賽和外聘教師的管理等工作；④負責組織培訓項目方案設計和培訓教材的編寫、選購等工作；⑤負責各種培訓資料的收集管理和歸檔工作；⑥完成上級安排的其它工作。

（3）綜合管理部。①負責培訓處行政事務辦理和后勤保障工作；②負責協調培訓費用的收繳和核銷等工作；③負責安全管理和資產管理；④完成上級安排的其它工作。

（4） 資源管理部。① 負責師資信息系統管理；② 負責教學資源管理（包括課程體系和課件資料庫）；③ 負責培訓設備、培訓環境的維護和管理；④ 負責培訓學員食宿的管理；⑤ 完成上級安排的其它工作。

二、培訓資源支持

（一）硬件支持。①教學設備。培訓場地，教室，多媒體系統，教材，戶外培訓的器材、裝備提供與維護等；要為學員提供舒適且滿足學員要求的學習環境，保證安全前提下，還要保證多媒體設備、音響、照明，空調、供水等方面的良好運行，戶外培訓的，要保證戶外場地和裝備的完好安全；②食宿相關。培訓公寓的住宿條件保障，培訓餐廳的餐飲保障，課后娛樂設施保障、其它衛生保障等。

（二）軟件支持。①培訓師師資隊伍。按照結構合理、素質優良、相對穩定和以專職教師為骨干，兼職教師為主體的原則，建立起企業的各專業培訓師資隊伍。對于專職教師，在師資選配上，要注重考慮師德師風、知識面延伸、實際操作指導能力、生產實踐經驗、課堂駕馭能力等多個方面。此外，提倡和鼓勵企業內部各專業技術負責人、有技術絕活的技師、副總工程師及以上領導帶頭講學作為特聘的兼職培訓師。對于培訓師師資隊伍的管理，應采用電子化方式，依照專業和課程建立系統的專兼職的培訓師信息庫，與課程體系相對應，以提高工作效率，實現科學管理。②培訓管理隊伍。在培訓組織形式上，應實行項目負責制、可選聘組織能力強、專業技能熟練的教師擔任項目負責人，組建一支過硬的項目管理隊伍，對培訓實現全過程跟蹤控制。③課程和教材。應分類建立經營管理、專業技術和技能人才培訓課程和教材體系。根據人才類別，按管理層次和崗位、職業資格等級標準，開發相應的培訓課程，按照自主開發與外部選用相結合的原則，開發模塊教材、案例教材和活頁教材，以及資料包、多媒體課件等培訓教材，做到形式多樣，便于學習。

三、培訓執行相關體系文件

（一）編寫《員工培訓管理辦法》、《員工培訓流程》、《員工培訓檔案管理辦法》、《學員管理辦法》、《兼職教師選拔，任用，培養，聘用實施細則》、《外聘教師任用辦法》等，促進培訓工作的職業化和規范化和標準化；（二）編寫培訓需求分析表；（三）編寫培訓計劃表；（四）編寫學員名單、培訓通知等；（五）編寫培訓滿意度調查表；（六）編寫培訓評估報告；（七）編寫學員手冊；（八）編寫講師手冊。

四、信息溝通和交流

在培訓執行階段，培訓管理者有很多的信息溝通和交流工作要逐一落實。

（一）培訓前要準備的工作清單：打印學員名單；發放書面培訓通知；通知具體培訓時間地點；檢查確認培訓場地和設備等。（二）培訓上課前的準備工作：貼好座位標簽；與培訓師見面，溝通確認培訓大綱及內容；編制學員手冊或外購教材、資料；印制簽到表，調查表、考核試卷、結業證書等；成立委班會，選舉學習、體育、文藝、生活委員等，組織臨時黨支部，鼓勵學員進行自主管理。（三）培訓上課前的管理工作包括：茶水準備；學員簽到；發放培訓資料；引導學員按座位標簽入座；學員心態引導；宣布課堂紀律，包括考勤制度、請假辦法；介紹培訓課程；介紹講師；介紹后勤安排和時間安排等。（四）上課過程中的管理工作包括：器材和設備的維護；觀察講師的表情和學員的課堂反應；做好培訓記錄；協助上課、休息時間的控制、及時與講師和學員溝通；做好考勤記錄、發放培訓滿意度調查問卷；出現問題及時解決等。（五）培訓后期的管理包括：向講師致謝；回收培訓滿意度調查問卷；頒發結業證書；清理檢查設備；培訓記錄整理；培訓效果評估等。

五、培訓執行中的痕跡管理

（一）在培訓前期，印制培訓學員通訊錄。（二）在培訓期間，可以利用網絡優勢，設置便于交流的QQ群，既為學員學習過程中的溝通搭建通道，也為培訓工作質量追蹤回訪、調研提供很好的溝通平臺。（三）在培訓結束后，可以為每次培訓項目建立檔案。為了更好地提升培訓管理水平，應該有一個科學高效的培訓信息管理系統的支持，對每一位員工的知識水平，技能水平，本人所在的崗位工作要求，工作業績，參加企業內外培訓的經歷等均詳細記錄，為員工建立培訓檔案庫。對每一個培訓項目的培訓教案、課件、教材、師資等培訓信息予以保留進行動態管理，并建立起開放的師資庫、課程庫、教材庫等實現知識共享和傳承。經過不斷積累和整理、改善，這將成為企業自己特有的培訓資源庫。這樣一個龐大的培訓管理信息系統將更加有效的優化培訓流程，提升培訓質量，也能為企業的人力資源管理提供借鑒。

六、培訓執行運行控制

在培訓執行的過程中，需要對各方面的運行情況進行監督控制。（一）對各培訓相關部門的監控。主要根據培訓要求和有關制度及時掌握各部門的工作狀態、保證各部門各司其職，保證各項目負責人的工作落實到位，任何環節都不能掉鏈子。（二）對培訓執行的組織管理進行控制。控制培訓計劃的執行進度，指導培訓組織管理部門按照培訓設計方案要求進行培訓的實施、組織和管理；對培訓項目負責人的工作進行指導，保證學員在培訓期間最基本的學習，活動、住宿和餐飲環境。

七、培訓中的應急準備和響應

為了防止培訓過程中潛在的事故或者緊急情況發生，并在意外發生時及時作出響應，還需要有相應的應急準備和響應措施。（一） 應急準備的內容。培訓過程中的應急準備的內容包括師資配備、教材配備、教學場地調用、教學設備損壞、停水停電、暴雨、人身安全、火災等。（二） 應急響應辦法。師資配備、教材配備和教學場地調用、教學設備損壞的應急準備，要求相關部門提前做好預案，每一個培訓項目所涉及到的軟硬件資源需有好備選保障，以便臨時調整。人身安全、停水停電、暴雨、火災等的應急準備要求提前落實各方面的安全措施，比如拓展訓練中的安全防護措施，停水停電后的備用系統、教學場地的高空懸掛物，逃生通道等設置、發生火災后的滅火疏散救護指揮等。

總之，為了更好地為企業人力資源建設服務，改進和提高企業內部員工培養的有效性，優化培訓流程，尤其是培訓執行中的各環節設計至關重要，認識到這一點，才能真正做到使培訓服務于企業的長遠戰略發展。

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