立足管理信息系統建設，推動研究生培養機制改革——以北京大學研究生獎助信息管理系統為例

陳秋媛，黃俊平，劉明利

（北京大學 研究生院，北京 100871）

一、研究背景

校園管理信息系統 （Management Information System，MIS）是校園信息化建設中的重要組成部分之一，它可以通過校園網將多種校園管理事務整合為一個綜合性系統，不僅可以滿足學校日常行政辦公、財務管理、人員管理和學生管理等方面的要求，同時也可以有效實現校內各管理部門與教學部門之間的信息交流和共享，提高整個學校的管理效率。2004年的一項調查數據顯示：在被調查國內高校中，目前平均已有58.3%的高校開始使用校園管理信息系統，計劃在今后2～3年內使用的高校平均比例也達到37.4%。越來越多高校意識到了校園信息化建設過程中MIS的重要性，正在逐步加強這方面的建設。[1]MIS與高校發展的關系越來越密切。

2006年，教育部在全國3所高校開展培養機制改革試點工作，第二年北京大學作為第二批試點單位開始改革。獎助工作是研究生培養機制改革的一項重要內容，因此，從當年開始，北京大學開始基于北京大學學生綜合信息服務系統，致力于研究生獎助信息系統的建設。系統作為北京大學學生綜合信息管理服務系統的子系統之一，經過三年的建設，于2010年5月正式上線。在系統設計和建設中，始終秉承“服務工作，優化流程”的理念，嚴格管理經費流向，明確記錄獎助信息，逐漸優化發放程序。在信息服務系統的輔助下，北京大學營造了良好的制度環境和管理環境，系統建設推動了全方位、多層次的研究生獎助體系的建立和完善，研究生獎助工作幾年來取得了很大進展，進而推進了研究生培養機制改革。

二、系統的設計結構

獎助系統與其他研究生管理系統的不同之處在于，基本上講，它對于流程的控制較少。相反地，如培養過程、學位授予工作的中間環節需要審定的節點較多，各環節之間存在互相制約的情況。獎助信息系統最根本和關鍵的問題則是經費和獎助信息的準確記錄和經費流向的嚴格控制。因此，系統在設計建設中充分考慮了需求的特點，并結合這些特點和工作需求設計了功能。學業獎學金管理系統根據管理工作流程主要分為研究生院和院系兩個用戶端，二者有不同的界面和功能劃分。

1.研究生院用戶端

系統分為經費管理、發放結余管理、學費信息維護、獎學金評定、獎學金發放與調整、延期研究生獎學金管理、提前畢業研究生獎學金管理、校長獎學金管理，同時還包括發放記錄導出、以及學業獎學金信息查詢。歸納起來主要有經費管理、獎學金管理（含獎學金評定管理和獎學金發放與調整）、信息查詢等三大部分，其中獎學金管理中從獎學金涵蓋的內容方面講，還包括學業獎學金、提前畢業研究生和延期研究生的獎學金管理。下面將就系統的三項主要功能進行介紹,其如圖所示。

圖 系統功能介紹

（1）經費管理

培養機制改革的經費來源多樣，“經費信息維護”用于記錄各項研究生培養機制改革經費收入及相關財務基本信息，獎學金經費預算用于錄入各院系各年度的獎學金基本經費預算；院系補充經費用于記錄院系在學校預算外增加獎學金經費的情況；額外下撥經費用于記錄學校在院系基本經費預算基礎上對于特殊招生項目的額外撥款以及對院系的獎勵撥款等；獎學金經費統計，可以統計出各年度在統計當日或年末時點全校經費支出金額、預算金額、賬面余額等經費運行情況。獎學金發放結余管理用于分配各院系獎學金發放結余的經費，根據實際情況判斷經費是否歸院系使用抑或收歸學校重新分配。學費管理模塊主要用于標記研究生的學費標準、學校學費收入的分配標準等。

（2）獎學金管理

獎學金是目前數據量最大的一項工作，功能也最為復雜。獎學金管理包括獎學金評定、發放與調整。這也是日常獎學金管理中最重要的一些功能。獎學金管理從獎學金項目角度，又分為學業獎學金管理、延長期獎學金管理和提前畢業研究生獎學金管理等三個功能模塊。

獎學金評定。獎學金的具體評定由院系完成，研究生院主要負責準備新生數據，將新生數據由研究生招生系統導入獎學金管理系統新生臨時表，以供使用。然后，研究生院根據新生基本信息甄別出新生是否為研究生培養機制改革政策所涵蓋，研究生所繳納學費是否作為研究生培養機制改革經費來源，以及研究生是否具有獎學金評定資格。獎學金評定資格和學費分配方式的屬性在研究生整個基本學習年限內都是保持不變的。院系評定獎學金結束后，研究生院對院系基本評定原則和獎學金經費是否超支進行審核。獎學金一經審核，院系即無權限再做修改，研究生院可以進行相關后續操作。為了處理在獎學金評定正常程序之后由復學、轉學等學籍異動引起的獎學金評定，同時還設有新增獎學金評定功能。至此，在校生獎學金評定程序結束，新生獎學金評定后還須通過 “新生獎學金信息入庫”功能將所有新生獎學金數據由新生臨時表轉入在校生正式表。

獎學金發放。獎學金評定后進入發放過程。評定過程的時間要求很緊，往往都是在同一時段內完成；發放時間也是相對固定的，但由于出國、學籍異動、未按時注冊等情況，獎學金的發放狀態和發放余額總是處在不斷調整中，需要日常維護，一學期也有多次補發獎學金。北大的學業獎學金先用來統一支付研究生的學費，這部分功能稱為學費沖抵，反之還有撤銷學費沖抵功能，均由研究生院操作。對于獎學金日常維護部分，可以調整獎學金等級、發放余額、發放狀態（正常與停發）。與發放相關的功能方面，獎學金批量發放用于進行大批量的獎學金發放，對于因異常情況而錯過正常批量發放者，進行補發處理。每次補發，可以選擇進行對比的年月，系統自動按所選年月進行比對，對于在被比對年月無發放記錄者進行發放。

對于發錯或者多發者，其中生成系統發放記錄但是財務部尚未實際轉卡發放者，可以在系統內“撤銷獎學金發放”；而對財務部已經發放者，可以生成財務扣費單，由學生持扣費單去財務部繳費，之后持回執“生成獎學金扣費明細”。一經生成明細，此筆退費即成功。

（3）查詢功能

系統同時附有強大的查詢和報表功能,包括預算經費信息查詢、獎學金評定信息查詢、獎學金發放信息查詢，財務應繳學費名單查詢、獎學金調整信息查詢。查詢和報表功能保證了日常信息的查詢和統計需求，便于及時了解經費、獎學金運行情況，以及統計近些年獎學金相關的各類數據。

2.院系用戶端

院系用戶主要是指院系管理獎學金的教務老師等。院系用戶功能較為簡單，主要分為獎學金相關操作和查詢兩項功能。獎學金操作包括獎學金等級金額維護、獎學金評定和新生獎學金通知書打印三項功能。首先院系教務老師在獎學金等級金額維護中，錄入本院系不同年度、各年級、不同研究生類別（碩士生、博士生）各獎學金等級所對應的金額，即制定獎學金標準。各學院可以根據經費和自身情況制定自身的獎學金設置方案。獎學金評定功能用于學院教務給每個享有獎學金評定資格的研究生個體標記某一年度的學業獎學金等級、金額信息。教務老師可以查看本院系按年度、年級、研究生類別不同研究生的獎學金經費情況，點擊每條經費信息即可分別看到該部分研究生的名單，從而錄入其獎學金信息。獎學金查詢功能中包括獎學金經費預算信息查詢、評定信息查詢、發放信息查詢三項功能。

三、系統的主要特點

1.分級管理，責權分明

北大的研究生獎助管理工作依托于“研究生院——院系”兩個層級進行管理，同時又與研究生本人息息相關，因此獎助管理系統充分考慮到各個用戶的需求，根據管理職責和特點對不同用戶設計了各自的管理功能。院系用戶維護本單位的學生信息，研究生院則對各院系總體情況進行管理。院系負責本單位研究生獎學金的評定，研究生院對各學院的總體經費使用情況進行審核。這里體現了分層管理的理念，既提高了工作效率，也增強了各方的責任心和積極性，保證了數據的準確性。在獎學金和經費的管理中，經費準確和使用安全是第一要務。

2.全過程管理，提高效率

獎助管理系統實現了研究生獎助金經費預算、獎學金評定資格和學費收入分配方式的標記、獎學金的評定、獎學金發放狀態、金額的調整，獎學金發放和補發等功能。所有的功能都與實際管理緊密結合，實現了日常管理所需的所有功能，四年來，系統運行良好，大大提高了院系和研究生院的工作效率。

3.經費統管，收支明確

研究生培養機制改革，經費是調控各種資源、調動各方積極性的有力杠桿，為了保證經費的蓄水池有源源不絕的經費流入，北京大學在改革之初即頒布了《北京大學研究生獎助金資金來源和使用管理辦法》，規定“研究生獎助金的主要資金來源是：國家財政撥款、學校專項經費、社會捐助、院系自籌經費和導師科研經費等”，其中院系自籌經費和導師科研經費是國家、學校撥款的有益補充，也是對院系、導師和研究生的激勵。獎助系統詳細記錄各院系、各年度、各年級、各類別的研究生獎助金經費的預算額度，可自動計算各種經費的實際使用情況。明確了經費的使用情況和路徑，激勵了院系和導師使用經費提高本單位資助水平的目的，將獎助工作的調控作用、杠桿作用充分發揮出來。同時，系統實現了將年度經費結余滾動至下一年度的功能，有利于院系對各年度經費統籌使用，也提高了院系和導師針對院系實際情況制定獎助方案的積極性。

4.數據共享，信息聯動

獎助系統與其他信息系統實現了數據共享。研究生獎助系統實現了與學校多個管理系統的信息共享，如研究生招生系統、培養信息管理系統、迎新系統、財務管理系統等。從工作的內在聯系上，研究生獎助工作與研究生招生、培養、學位等多方面息息相關，學業獎學金的管理也涉及到研究生的學費、學籍狀態、在校學習狀態、導師等各項信息。因此信息共享能夠極大地提高管理效率和保證數據管理的準確性。數據系統的信息共享也為研究生隨時了解自己的各項相關信息提供了一個很好的平臺。例如，獎助學金的發放與研究生的注冊狀態有關，對于未完成注冊的研究生，獎助系統中會自動顯示這些研究生的注冊狀態，獎助管理者即可調整其獎助金發放狀態。這避免了紙質信息材料的傳遞，為電子化、無紙化辦公打下了基礎。

四、系統運行的積極效果

1.大大提高了工作效率

新系統的投入對研究生獎助管理工作具有重要意義。新系統以數據記錄為核心，獎學金信息更加安全、透明、準確，工作流程趨于規范；系統以“服務工作”為理念，充分考慮了研究生院和院系教務老師的實際需求，設計靈活，可以處理特殊情況。系統在一定程度上緩解了教務老師的工作壓力，提高了工作效率。

2.調動了各方的積極性

在系統的支持下，各院系獎學金發放節余可以在不同學年度內進行分配，因此各院系可以根據自身情況對幾個年度的獎學金額度進行調整，提高了院系的積極性。獎學金的動態評定也增強了研究生的競爭意識和對學業、科研的熱情和積極性。

3.促進了研究生管理的規范化

根據《北京大學研究生學籍管理實施細則》規定，“每學期開學時，研究生應當按學校規定的日期返校，持研究生學生證到學院（系、所、中心）辦理注冊手續。”但是，學生不按期辦理注冊手續的現象還比較多。研究生的獎助金根據研究生注冊情況進行發放，對未按時注冊者學校將暫停發放其獎助金直至其注冊。同時，由于獎助系統實現了與學籍管理系統的聯動，研究生的注冊狀態實時更新，因此研究生院可以根據最新的注冊狀態發放獎學金。研究生意識到注冊狀態對獎學金發放的直接影響，因此積極按規定注冊，注冊率顯著提高。

4.保障了研究生培養機制改革各項新舉措的順利實施

實現了調控計劃經費的管理。2007年實行培養機制改革后，博士生基本招生計劃中的5%確定為調控招生計劃，科研經費特別是國家重大課題經費充足的導師可以以科研經費申請調控招生計劃。調控招生計劃改變了多年不變的招生結構，既使研究生這一資源流向培養條件更為優越的學科、導師，又為研究生籌措了更多的獎助經費，實現了資源的流動和合理配置，也調整了導師、研究生與經費三者之間的關系。調控計劃工作的最關鍵點就是經費的管理，而系統的功能設計上不僅可以記錄調控招生計劃的來源，還可以將其作為經費來源，直接轉給學院，做到了經費管理的透明，保護了導師的積極性。

保障了各種資助方案的順利實施。研究生培養機制改革試點工作以來，北京大學逐步建立和完善了“以學業獎學金和助研崗位為基礎、以助教崗位和專項獎學金為補充、以調控招生計劃為特點”的全方位、多層次、相互補充的研究生獎助體系。研究生獎助系統主要包含學業獎學金、助研津貼、助教津貼、調控計劃和專項獎學金管理等五大模塊。其中，學業獎學金管理模塊，涵蓋學業獎學金經費管理、獎學金評定、獎學金發放與調整、延期學生獎學金管理、信息查詢、發放結余管理等近60個功能。學業獎學金、助教、助研、校長獎學金、延長期博士生獎學金等項目都在系統功能中得以實現，并且結合實際工作需要，部分項目管理實現了研究生院與院系兩級管理。系統建設與項目實施緊密結合，為工作提供了極大便利，保證了項目的正常運行。

五、目前系統的局限性

1.功能有限

研究生獎助系統的其他功能模塊仍在建設中，尚未上線。目前助教、助研、調控招生計劃、專項獎學金等功能模塊還沒有建成，一部分工作還需要手工完成。工作效率尚需進一步提高。

2.未開通學生功能

目前,所有功能均只在學校、院系層面，沒有開通給研究生。系統下一階段的建設應該將一些基本信息向研究生開放，使研究生可以查詢到自己每一學年度的獎學金評定、發放、交費信息和獎學金發放記錄等。

3.尚未做到與校內其他資助的信息共享

目前，研究生獲得資助的途徑是多渠道的，如教育基金會、學生工作部、學生資助中心等等，所有信息并未得到整合。因此，今后應將所有資助信息都錄入、存儲在同一個信息平臺上，增強信息共享，這也將有利于獎助資源更為公平的分配。

六、若干建議

1.獎助管理工作應以獎助信息系統建設為先

獎助管理工作在研究生教育中，管理過程中涉及的信息量大、數據龐雜，獎學金經費動輒過億，關系到研究生、導師和院系多方的切身利益，不容出錯。因此，為了將研究生獎助工作做好，建設功能強大的獎助信息系統是第一步，這是獎助工作順利運行的基本保障。

2.獎助信息管理系統建設應以工作為先、以人為本

獎助系統的建設只是北京大學信息系統建設的一個組成部分，獎助系統以至于其他系統的建設都要本著“工作為先、以人為本、協同發展”的思路。所謂“以工作為先、以人為本”，即系統建設要服務于工作、服務于此項工作的相關人員，并要根據工作和管理人員需求的變化而不斷修改和調整。這就要求在系統建設過程中要培養一支業務能力強、信息化水平高的人才隊伍[2]，在系統的使用和日常維護中發揮作用。

3.增強高校研究生信息系統建設的全局觀

研究生系統建設要有全局觀，根據學校需要對于亟需建設的信息系統做全局規劃和優先級排序，優先建設影響面廣、與其他系統聯系較為密切的系統，實現信息資源共享，充分發揮信息系統的效用，達到1+1＞2的效果。例如，學科系統、導師系統、招生系統、學位系統、獎助系統、培養系統，這些系統之間存在著千絲萬縷的聯系，在系統建設中考慮到這些聯系，才能做到資源共享、事半功倍。

北京大學正在創建世界一流大學，中國研究生教育正處在從教育大國向教育強國的轉變階段，在這樣的大背景下，高校要將信息系統建設放在高校信息化工作的重要位置，優先發展，軟件與硬件共同發展，助力研究生教育改革與創新。

[1]趙國棟,黃永中.關于中國高等教育信息化發展狀況的調查與分析[J].中國遠程教育，2005,8（上）:46.

[2]史敏.對高校信息化建設的思考[J].中國高教研究,2005(2):79.

[3]沈錫臣,陳懷楚.高校信息化建設標準規范[J].清華大學學報（自然科學版）,2003,43(4):529-531,536.