基于用戶需求的檔案信息融匯服務系統功能設計思路

屠躍明 李麗云

（中國科學院檔案館，北京，100190）

檔案信息融匯服務系統是數字檔案信息服務使用者的系統，是提升檔案信息服務能力的系統，“信息融匯”本身是指多種信息的融合，其融匯服務系統簡單地來說就是能夠提供多種信息資源檢索的服務平臺。那么結合這種目標能力的實現，檔案信息融匯服務系統的功能應當如何設計呢？為此，中國科學院檔案館開展了《數字檔案信息融匯服務系統研究》課題的相關研究工作，其中，檔案信息融匯服務系統功能的設計十分關鍵，直接關系到對使用者信息獲取的滿足程度，因而系統功能的設計必須結合用戶的實際需求。為此研究團隊采取了三步走的融匯系統功能設計的工作路線。第一步，先從用戶需求調研入手，充分掌握使用者對檔案融匯服務系統的實際需要和使用要求；第二步，在深入了解用戶需求的基礎上進行系統服務應用服務場景設計，檢查融匯服務系統的服務應用場景與用戶需求的吻合度并進行相應的調整；第三步，在分析融匯服務應用場景的基礎上，對應設計融匯系統本身應當具備的相關服務功能以及功能實現的技術方法路線，以確保檔案信息融匯服務模式能夠符合用戶的實際需求。

1.用戶需求調研

1.1 確定調研對象與方式

為使用戶需求調研具有針對性，課題組選擇了科研人員、管理人員、檔案人員和研究生等檔案信息的主要用戶群體作為調研對象。課題組對調研方式進行了精心策劃設計，分別采用調查問卷和訪談座談兩種方式開展調研，課題組共收回調查問卷339份，先后走訪12個中國科學院所屬單位，直接與55名科研與管理人員進行面對面的訪談調研。通過調研掌握了大量第一手資料，課題組對調研結果進行整理匯總、統計分析，形成了用戶需求調研報告，以此作為檔案融匯服務應用場景分析和系統功能需求設計的主要依據。

1.2 調研結果分析

1.2.1 檔案信息的主要用戶群體

檔案信息的用戶群體主要集中在管理人員、史志研究人員、科研人員（含研究生）等方面，他們對檔案的利用目的和利用內容各不相同。許多管理工作需要借鑒以往的政策要求，提供相關依據，為領導決策提供服務，檔案作為各項工作的真實記錄，是管理工作不可或缺的重要信息資源；每一個單位的檔案都記錄了這個單位的發展歷史，史志研究是歷史檔案的利用主體，主要是通過檔案對相關機構或專題進行深度的梳理發掘研究，還原歷史發展的真實面貌；科研人員關注研究的學科領域前沿趨勢動態和已經開展的研究成果狀況，前沿趨勢動態主要通過網絡數據庫和各種專業信息資源了解，同時通過科研檔案可以直觀了解研究領域已經完成的項目研究和取得的相應成果。由于檔案的時間差現象和管理模式相對單一，造成科研檔案信息的使用低于文書（管理）檔案的使用，盡管如此，調研中發現科研人員仍非常愿意了解本領域研究的檔案信息情況，希望簡化檔案利用程序與方式，科研人員對科研檔案的主要關注點在于前期項目研究的課題概況、研究報告、成果產出（著作、論文、獲獎、專利）、實驗數據等相關信息，而研究生作為科研隊伍的后備軍，是檔案信息利用的潛在用戶群體。

1.2.2 用戶愿意接受的檔案信息利用方式

調研中了解到，絕大多數用戶希望檔案信息能夠通過網絡平臺的環境使用，與廣大用戶獲取其他信息的途徑方式相吻合，減少利用手續環節，方便用戶查詢，最大限度地滿足各種利用需要，拓展檔案信息的應用空間。

用戶首先希望系統中的檔案信息連續完整，并將現行檔案接入系統中，如果能與其他檔案館信息實現檢索共享那就更方便利用。同時，用戶對其他相關信息資源的需求非常廣泛，針對工作領域需要，利用國內外不同學科領域的專業信息，包括前沿動態、政策管理、情報研究、科研成果等相關知識資源，希望融匯系統能夠檢索的信息資源全面，覆蓋面廣，不論是自有數據庫還是融匯關聯信息，通過網絡能夠獲取到關于某一學科領域或專題的主要信息資源，方便用戶使用。

1.2.3 對檔案融匯服務系統平臺的期待

系統功能滿足用戶需要。希望融匯系統開放性好，滿足檔案信息與其他關聯信息的集成需要，具有廣泛集成多方資源的融匯能力，與用戶經常關注的網站和數據庫相連通，減少中間環節，使檢索的數據對象互動關聯，融合、抽取、聚類和重組，并篩選優化，提供綜合融匯集成的信息服務環境；在結合檔案信息管理系統常規功能的基礎上，進一步擴展系統的信息服務功能，能夠提供查閱檔案信息全文并下載打印、個性化的參考咨詢、電子信息傳遞、信息定制等多種服務功能于一體的綜合性的網上信息服務平臺。

系統使用快捷方便。能夠提供桌面檢索工具的嵌入式服務；符合用戶平時網絡查詢信息的習慣和方式，檢索方式應適應不同人群，能夠進行簡單檢索和高級檢索，檢索信息采用簡約清晰的條目式分類呈現展示，檢索結果可以保存以備后續使用。

數據信息安全可靠。用戶希望在融匯服務系統平臺上利用的檔案數據信息應該是可靠安全的；要有嚴格的保密措施，要設置好使用權限，應有保護個人知識產權措施；信息資源應該分級管理，分不同層次用戶利用，注意版權問題。

2.融匯服務系統應用服務場景分析

課題組通過用戶需求調研過程，了解了用戶群的主要類型，分析不同用戶的利用目的、工作環境、工作方式和工作習慣，梳理了不同用戶利用檔案信息的工作流程。根據中國科學院院屬單位的分布式用戶、采用工作引擎和工作系統獲取網絡數據主要的利用方式，圍繞用戶獲取跨領域、跨類型信息的集成服務需要等實際情況，進行檔案融匯服務系統的服務應用場景分析。

檔案信息管理系統是根據檔案工作流程對檔案信息進行管理和提供利用，而檔案信息融匯服務系統則是在檔案信息管理系統的基礎上，對系統的用途進行了較大程度的擴展。一是針對中國科學院內各機構保存的分布式檔案信息，通過網絡搭建統一的檢索平臺，實現對分布式檔案信息進行檢索利用；二是在檢索利用檔案信息的過程中，根據用戶實際需要同時調用相關的第三方信息資源；三是幫助用戶借助第三方系統平臺來查詢檔案融匯系統中的開放檔案信息，進一步拓寬檔案信息的利用途徑等等。這些想法和思路都是用戶所期待的，但對于長時期相對封閉的檔案信息管理模式無疑是一個極大的挑戰。

2.1 對分布式檔案信息資源實現集成檢索利用

對于用戶而言，他們希望通過檔案信息門戶平臺，能夠檢索到完整的系統的全面的檔案信息，而對檔案信息的具體存放地點并不關心。因此，系統應當提供中國科學院系統分布式檔案信息的集成檢索并統一展示的功能，能夠對用戶關心想了解的檔案信息內容“一網打盡”。

2.2 系統能夠進行檔案信息與相關信息資源的融匯集成檢索服務

用戶希望系統針對檢索請求，在檢索檔案信息的同時，查詢其他第三方相關信息資源并提供綜合結果索引信息，實現多方資源信息的融匯服務。系統為用戶提供一個從檔案信息查詢起點出發，采用機構、人員、項目（課題）等不同檢索途徑展開信息的關聯融匯，為用戶提供多種資源類型、多級網絡關聯融匯的信息服務環境。

以人員融匯檢索為例（機構、項目融匯檢索同理）。當進行人員檢索時，系統首先查詢提交該人員有關的檔案信息（文件信息與案卷信息）索引，同時并發檢索圖書聯合目錄、維普數據庫、科學引文數據庫、中國科學院機構知識庫及大事記等數據庫中該人員的相關信息，數量結果在第三方資源導航欄中體現，第三方資源導航欄的檢索結果是隨著檔案信息檢索詞的變化而變化的，用戶可以根據需要逐級進入檢索信息融匯分面顯示查詢的具體信息，系統為用戶呈現多層級的信息集成融匯服務；同時可以點擊該人員名字直接進入個人信息的融匯頁面，包括個人簡介、個人成果產出（論文與著作）、個人主持或參加的項目（檔案信息庫與自然科學基金網中相關信息）；系統能夠提示該人員在檔案中的文件信息和案卷信息數量，同時顯示該人員研究項目的課題組其他成員和課題合作單位；同樣用戶可以點擊關心點進入融匯分面查詢具體信息。如檔案融匯信息檢索界面示意圖所示：

2.3 融匯系統的開放檔案信息能夠被第三方系統平臺檢索查詢

用戶在使用其他系統平臺時，希望能夠檢索到相關的檔案信息內容，進一步拓寬檔案信息的利用途徑。根據這一需求，應該設計檔案融匯服務開放的標準接口，使用戶能夠在第三方系統平臺上直接進入檔案融匯服務平臺，查找相關檔案信息，拓寬用戶利用檔案信息的渠道。

融匯信息檢索界面示意圖

2.4 其他

用戶希望系統操作簡便易行，符合用戶的工作習慣。系 統能夠直接嵌入個人桌面，方便進入系統；要求系統對檢索查閱的有用信息結果能夠進行收藏，便于今后的再次使用；對于檔案較長的題名信息提供自動分詞選測的功能，方便放大檢索的粒度等等。

3.基于用戶需求為導向的檔案融匯服務系統功能設計

需求決定功能。課題從需求調研到應用場景分析再到系統功能設計，使系統前期的所有工作都圍繞著以用戶需求為導向的大方向展開，將用戶需求→應用場景分析→系統功能設計的三者關系進行緊密結合，環環相扣，目的是保證設計的系統功能是用戶真正需要的功能。

課題組基于用戶需求調研和系統服務場景分析，結合技術實現方法設計了《檔案信息融匯服務系統需求》。該系統需求明確了系統建設所遵循的標準、系統的性能要求、系統應用的用戶對象，重點梳理了系統的功能需求，同時提出了數據的結構設計、融匯信息對象方案和技術實現方案等要求，為“檔案信息融匯服務系統”開發提供了依據，指明了方向。