試論大學圖書館組織模式的管理創新

鄭云武，陳 勇

(重慶郵電大學圖書館，重慶 400065)

在知識經濟、網絡環境的新形勢下，傳統的圖書館組織模式越來越不適應當前的要求，必須創建一種全新的組織管理模式。可以說，組織模式的管理創新是大學圖書館建設的保證，也是大學圖書館發展創新的有效途徑。

1 大學圖書館的組織模式

1.1 大學圖書館組織結構現狀

傳統的大學圖書館組織結構基本雷同，是一種以業務流程或服務功能為基礎的等級式組織結構，屬于典型的直線職能制。部門設置是圍繞資源管理的思路來布局的。如:圖書館館長、圖書館副館長、采編部、流通部、期刊部、閱覽部、信息咨詢部。

1.2 大學圖書館組織模式的問題

1.2.1 圖書館的部門設置是以業務工作為主要依據，強調的是文獻資源的過程管理。主要表現為把不同類型文獻資源的采購、加工、整理以及服務相分離。若彼此間缺乏聯系，協調非常困難，既不利于資源的合理配置，又不利于文獻整理的標準化、規范化;而部門劃分過細，則遏制或削弱了相同功能的整體發揮，機構臃腫，工作效率低下。

1.2.2 圖書館的人力資源管理多以“事”為中心，人本思想匱乏。主要表現為人事上側重于編制管理，忽視人本管理，壓抑了組織成員的個性特征，難以發揮其主動性和創造性。原因在于:1)圖書館館長由學校上級領導直接任命，許多館長非圖書館學、情報學專業出身，缺乏對圖書館的深刻理解。館長不能根據圖書館發展實際選用人才，而是由上級安排圖書館工作人員。2)圖書館沒有建立科學的激勵約束機制。績效考評制度未能發揮其應有作用，獎懲措施不明顯，不能有效激勵優秀人才的業務創新。3)圖書館人員整體素質不算高。與學校其他部門相比，人員結構較參差不齊。

1.2.3 圖書館文獻信息資源的管理“以藏為本”的舊觀念較重，圖書館的藏書基本根據學科劃分后分布在不同的書庫;藏書工作、讀者工作仍然是其工作的主體。建設“以用為本”“以用定藏”的文獻資源保障體系尚需時日。

當前大學圖書館的人事管理制度、組織結構基本上是沿襲以“資源”為中心的管理思想。傳統組織管理模式的設計，基本上是以規范和制約人的行為，使人不犯錯誤為出發點，產生大量的管制和約束，導致組織僵化，缺乏創新和激情。20世紀80至90年代以來，組織創新理論得到空前發展，對組織創新研究的目的是發現組織創新的決定因素。從靜態角度，組織創新的動因從組織理論出發的組織創新研究中探討了個人、組織和環境變量的影響，逐步轉向主要關注組織結構的影響，這是因為結構變量是組織創新的基本決定因素;從動態角度，組織創新研究還應注重創新過程的變化，特別是人在組織創新過程中的主觀能動性。“以人為本”的人本管理思想正順應了當前大學圖書館改革發展的需要。

2 人本管理論

“人本管理”以“人”為中心，主張“人”既是實現組織目標的資源，又是組織發展的目的;將人的自我價值和組織的共同愿景融為一體。為此，組織必須充分重視人、尊重人和培養人，給個人的全面發展提供廣闊的空間。圖書館組織管理引入“人本管理”有2層內涵:1)對圖書館組織結構設計的管理。確立人在組織中的核心地位，充分體現人的主導性和創造性，是圖書館組織管理的目標。2)對圖書館的人力資源管理。尊重員工，建立與員工之間的情感溝通，讓員工參與組織管理，尊重、關心和善待每一位館員，是圖書館人本管理的真正內涵。

將“人本管理”理念置入圖書館組織管理中，就是在“重視人、尊重人和服務于人”這種核心價值觀的引導下，遵循一切以人為中心，兼顧館員與讀者兩個重要因素，通過科學管理手段，促進圖書館發展。

3 知識經濟環境下圖書館組織模式

知識經濟是不斷創新的經濟，是不斷產生新思想、新理念和新產品(服務)的經濟。因此，知識經濟社會中的組織都應是創新的組織，應是個性化、活力化的組織。這種組織應努力展示自身特色，為組織成員創造充滿創新價值的組織機制，積極鼓勵成員追求創新價值。

3.1 知識經濟環境下圖書館組織結構的設置原則

3.1.1 扁平化原則。管理機構層次少，利于部門間上下左右信息暢通，利于各管理環節間的控制、協調，以便提高工作效率。新機構管理層次分為決策層、協調層和執行層。它要求上下(層次)左右(橫向)職責關系明確，各部門加強協作，彌補層次結構橫向聯系差的缺點。同時明確賦予各層次管理人員目標任務、職務職責、權利義務和應得利益，做到責、權、利統一，發揮各層次管理人員的自主權、主動性、積極性。

3.1.2 彈性原則。隨著圖書館自動化管理系統的不斷完善和對外開放的社會化服務逐年擴大，圖書館的工作內容會發生許多新的變化，所以在管理機構的設置上要留有足夠空間以隨時適應內外環境的變化。

3.1.3 有效溝通原則。圖書館的各個部門之間需要很好地進行協作與協調。只有實現管理人員之間、部門之間、員工之間充分的信息溝通和資源共享，才能將個人的積極性、能動性和創造性潛能轉變為組織整體的競爭力，才能互相協作實現組織的戰略目標。尤其在“以人為本”的現代圖書館管理中，高度重視組織的溝通機制，對于培育和建立圖書館新的組織機制具有重要的意義。

3.1.4 效率原則。1)準確界定組織的職責范圍，合理配置人力資源，做到因時、因事、因地設置部門機構、減少層次，完善組織結構。2)及時快速地辦理各種事務，不耽誤時間。3)思維超前，創新思考。4)社會效益和經濟效益并重，即圖書館服務要強調社會服務效應的同時，要注重資源及服務的經濟效益。5)戰略目標和一般目標結合，主要指圖書館要將長遠規劃、戰略與近期目標、任務有機結合。

3.2 知識經濟環境下圖書館組織模式

3.2.1 創新人力資源管理模式

(1)配置科學合理的人才結構。圖書館人才群體是個多序列、多層次、多要素的動態綜合體，不同崗位在知識、專業、技能等方面要求存在較大差異。其構成要素主要有:性別結構、年齡結構、學歷層次結構、職稱結構、學科專業結構等。在性別、年齡結構上實行“老、中、青”結合，保持合理比例;在學歷、職稱結構上，強調人才的綜合素質、知識水平和業務能力;在學科專業結構上，廣納各學科專業，強調復合型技能，特別是掌握現代信息技術。根據每個人的年齡、特長、學歷、職稱、職務和責任感等因素加以優化組合、合理搭配使用，發揮人才的群體效應，使之更好地服務于大學的教育教學改革與發展。

(2)建立人才培訓制度。人才培訓是一種智力投資，也是一項長期的智力開發工程。它既幫助員工更新專業知識和技能，滿足崗位新要求;又是員工個人發展與職業晉升的機會。圖書館要制定員工培訓計劃、崗位培訓、繼續教育等制度，如:業務技能培訓班、信息技術培訓班、專利知識培訓班、文獻檢索培訓班、網絡知識培訓班以及崗位資格證書培訓班。

(3)建立績效考評制度。完整的考評制度應該包括考評目的、考評類型、考評內容、工作方法等。通過建立圖書館的考評制度，能明確工作人員的具體工作職責，加強圖書館工作的科學管理。具體圍繞“德、能、勤、績”4方面對員工進行考評。考德是指對員工的道德品質、思想覺悟、政治傾向等內容的考評;考能是對員工的學識、智能、業務技能等的考評;考勤是對員工的工作態度和表現的考評;考績是對員工的工作效率和效果等內容的考評。考評結果透明公開，做到獎勤罰懶，獎功罰過，公平競爭，在圖書館培育和諧競爭的氛圍。

3.2.2 創新組織管理體制

(1)建立信息通暢的組織運行機構。圖書館要打破傳統的組織結構，建立柔性的、靈活的學習型組織。學習型組織是一種以知識信息的共享、溝通與創新為基本出發點的由相互協作的個體所組成的正式群體，如圖 1 所示。

圖1 學習型組織

(2)構建科學民主化的決策機制。

1)決策主題。主要堅持兩原則:一是“抓大放小”。要著眼于大學圖書館的戰略思維，集中精力解決事關圖書館改革發展的大局與長遠戰略問題。管理者著重抓好方向性、長遠性和全局性戰略決策。如圖書館的發展戰略規劃和中長期目標、重大改革方案與制度建設，圖書館內部結構和崗位設置，重要干部的任用，組織文化建設等。這些重大事項必須綜合各方面意見，在管理層內充分醞釀討論并集體決策。二是“多元化分工”。圖書館事務繁雜，需要決策的內容也較多。事無巨細的做法既有悖于民主集中制原則，也是對館長負責制的曲解。為了提高決策的效果和效率，必須對決策主題實行“分類管理”和“分層管理”，并以文字形式加以明確。

2)決策形式與方法。圖書館的決策形式可分為3種類型:領導個體型決策、領導群體型決策和群眾參與型決策。領導個體型決策是指領導根據自己的經驗和判斷對于職權范圍內的工作所作出的日常性決策，其中包括聽取各方面意見后由其個人所作出的決策。這種決策的特點是屬于經常性的、大量的、次重要的個人決斷，其正確性依賴于領導個人的知識、經驗和掌握的信息，尤其是個人的品質(如公正與否等)。領導群體型決策是指班子集體討論后根據多數同志的意見所作出的決策。這類決策的特點是不定期的涉及圖書館大局和長遠發展的重要決斷。其正確性取決于班子的民主性、凝聚力和整體素質。群眾參與型決策，是指全館職工或選出的代表參與討論并根據多數成員的意見所作出的決定。這類決策的特點是參與面廣、群眾關心度高的重要事項的群體性決策，其正確性取決于信息的對稱和群眾參與程度以及群眾的整體素質。一般而言，群體性決策有利于集思廣益，掌握的信息比較全面，群眾的認同程度比較高，貫徹落實比較容易。而個體型決策當機立斷，效率比較高。上述3種決策類型在決策內容上應各有分工，避免隨意性，防止“越位”決策。至于決策方法，無論何種決策都應充分貫徹黨的群眾路線和實事求是的思想路線，即使領導個體型決策，也應該建立在平時調查研究、對館情全面了解、對政策準確把握的基礎之上。同時，決策方法也要與時俱進，要認真探索和總結，結合研究實際不斷創新，以形成科學的決策體系。

3)決策反饋機制。為保證一項正確的決策得到一以貫之地執行，有必要建立關于決策信息反饋和過程調控機制。對大學圖書館而言，主要看執行結果是否有利于提升廣大教職員工的滿意度，是否有利于增強圖書館為學校教學科研服務的能力，是否有利于培育圖書館文化，是否有利于調動廣大職工的積極性和創造性。為此，必須明確規定各部門主體的責任，實行“決策失誤責任追究機制”，真正實行“誰決策，誰負責”。

4)決策制度化建設。關于圖書館決策的內容、方法、程序等，都應以制度的形式加以規范，以避免理解上的可塑性、操作上的隨意性。如圖書館領導的分工必須具體、明確，邊界要比較清楚，要以文字形式規定其行使的權力和責任，這是領導個體型決策的主要依據;再如，圖書館會議制度必須健全、規范，以利提高會議質量，保證議事和決策效果，這是群體性決策的重要依據。同時涉及信息的采集制度、專家咨詢制度、領導班子議事程序、決策反饋制度等，所有這些制度的建立都要立足于系統性、務實性、可操作性相結合。

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