基于系統(tǒng)工程的企業(yè)績效管理系統(tǒng)的建立

暨南大學管理學院 易娜

1 引言

21世紀，人才競爭歸根結底是人才制度的競爭，企業(yè)要想在競爭中生存下來，就必須具備先進的人力資源管理理念。績效管理是人力資源管理中樞，它立足于建立一套行之有效的績效評估系統(tǒng)[1]。企業(yè)實施績效管理，對企業(yè)戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)，提升企業(yè)競爭力具有現(xiàn)實意義。

績效指一個組織為達到目標而采取各種行為的結果，是評價一切實踐活動的有效尺度和標準。績效管理則是一個系統(tǒng)工程，這個系統(tǒng)包括四個構件：計劃、培訓、考核、反饋。全部成員都參與該系統(tǒng)，管理者和職員通過溝通，將企業(yè)的戰(zhàn)略、管理的方式和手段以及職員的績效目標等管理的基本內容確定下來，在持續(xù)不斷的溝通下，實現(xiàn)組織的戰(zhàn)略目標。

績效管理有幾個需注意的地方：第一，是一個完整系統(tǒng)，而不是簡單的步驟與操作；第二，強調目標管理，目標+溝通的績效管理模式被廣泛提倡和使用；第三，強調溝通，績效管理的過程就是職員和管理者持續(xù)不斷溝通的過程；第四，強調過程，是一個循環(huán)過程，這個過程不僅關注結果，更強調目標、評價和反饋等環(huán)節(jié)的執(zhí)行。圖1是企業(yè)績效管理最基本的循環(huán)圖。

績效管理的成功取決于各環(huán)節(jié)的精確性、有效性和協(xié)調性[2]。然而，很多企業(yè)在管理實踐中缺乏上述細節(jié)過程，出現(xiàn)了“管理真空”。譬如把績效管理與績效考核混為一談。績效管理是包括績效計劃、績效考核、績效分析、績效溝通與改進的系統(tǒng)管理活動，是對績效實踐過程中各要素的管理。

2 基于一般系統(tǒng)結構理論的企業(yè)績效管理體系建立的過程

目前一般系統(tǒng)結構理論主要有以下幾點結論：(1)對一個給定系統(tǒng)，系統(tǒng)環(huán)境、系統(tǒng)結構和系統(tǒng)行為之間存在固有的關系及規(guī)律，系統(tǒng)行為僅由系統(tǒng)基層次上的系統(tǒng)結構決定和支配。(2)系統(tǒng)結構的設計從第一層次上的系統(tǒng)結構開始，然后逐層進行，直到系統(tǒng)基層次。(3)對于任一系統(tǒng)，系統(tǒng)能夠在一定程度上調節(jié)系統(tǒng)基層次上的系統(tǒng)結構，以阻止系統(tǒng)環(huán)境變化對系統(tǒng)狀態(tài)和系統(tǒng)行為產(chǎn)生影響。(4)自然界中任一系統(tǒng)，不管多復雜，歸根到底都是由簡單部分構成的，即存在從簡單到復雜的自然法則。

由于不同環(huán)境狀況和目標，不同企業(yè)都會有對應的不同的績效管理系統(tǒng)，但績效管理系統(tǒng)的大致結構是一致的，圖2是從一般系統(tǒng)結構理論出發(fā)得出的一個企業(yè)績效管理系統(tǒng)結構圖。

下面運用一般系統(tǒng)結構理論分析企業(yè)績效管理體系建立過程[3]，有7個環(huán)節(jié)，具體分析如下。

2.1 領導層制定正確的公司戰(zhàn)略

據(jù)一般系統(tǒng)結構理論，系統(tǒng)環(huán)境和結構決定了系統(tǒng)的行為和功能。要想績效管理系統(tǒng)成功，就必須根據(jù)公司內外部環(huán)境制定發(fā)展戰(zhàn)略，這是績效管理最重要的一步。在這個大環(huán)節(jié)里，主要有以下步驟：

(1)識別關鍵參與者。績效管理最終會影響到整個組織的文化氛圍和每個員工的切身利益，必須慎重選擇績效管理系統(tǒng)開發(fā)和實施的成員。企業(yè)的直線管理人員和員工是系統(tǒng)的直接使用者，他們的參與是系統(tǒng)實施的重要保證。企業(yè)領導層是關鍵，績效管理系統(tǒng)是根據(jù)企業(yè)高層管理者確定的戰(zhàn)略方向來進行設計和組織的。人力資源部門的員工對整個系統(tǒng)的開發(fā)與設計提供支持、協(xié)調和具體指導。

(2)診斷組織現(xiàn)狀。系統(tǒng)環(huán)境影響系統(tǒng)結構的設計，對系統(tǒng)功能有一定的決定作用。對于像組織文化、氣氛、管理風格等環(huán)境因素進行嚴格的診斷與分析，是開發(fā)和設計績效管理系統(tǒng)的非常關鍵的一步。通過組織現(xiàn)狀診斷，我們應該能夠明確：需要做什么、為什么需要做、怎么做以及重組和改進績效管理系統(tǒng)的成本和收益。

(3)確定目標。確定績效管理系統(tǒng)的目標是最重要的一步。從一般系統(tǒng)結構理論來分析就是系統(tǒng)目標即系統(tǒng)行為和結構，而這兩者是由系統(tǒng)環(huán)境和系統(tǒng)結構決定的，只有確定了系統(tǒng)目標我們才能夠根據(jù)不同的績效管理目標，有針對性地設計績效管理系統(tǒng)的組織架構。績效管理系統(tǒng)的目標主要有以下幾種：第一，將擁有不同文化的組織部門融合在一起；第二，借助績效管理改善個人和整個團隊的績效；第三，提高和保持員工的積極性；第四，使員工有更多的權利自由支配和處理自己的工作；第五，支持全面質量管理；第六，增加企業(yè)內部各部門的內部信息溝通；第七，吸引和留住熟練員工。

2.2 戰(zhàn)略目標層層分解

對于任一給定的系統(tǒng)，系統(tǒng)基層次是我們正確理解和控制系統(tǒng)狀態(tài)和系統(tǒng)行為的充分必要層次。因此在確定企業(yè)整個戰(zhàn)略目標之后就需對下級各部分的子系統(tǒng)環(huán)境進行相關分析。只有確定好每個層次的系統(tǒng)環(huán)境和系統(tǒng)目的之后，才能進行相關的系統(tǒng)結構設計。

2.3 系統(tǒng)的實施與控制[7]

這個過程包括三個方面：系統(tǒng)績效指導、信息收集和整理分析、系統(tǒng)各層次間持續(xù)溝通。績效指導，指各層級的管理人員對員工的績效完成情況進行不斷跟蹤和分析，并及時為其提供合理的建議，糾正不足。系統(tǒng)環(huán)境對系統(tǒng)機構及功能有很大影響，在整個企業(yè)組織運行過程中需不斷收集整個企業(yè)所處的市場等各方面信息以及企業(yè)內部各組織部門的反饋信息，以便及時分析調整企業(yè)績效系統(tǒng)的結構。溝通是績效管理系統(tǒng)實施的關鍵環(huán)節(jié)，沒有這一環(huán)節(jié)，績效管理不可能提高員工和企業(yè)績效。

2.4 績效評估

運用績效管理系統(tǒng)，可以在每個績效期結束的時候分別對各個系統(tǒng)層次及整個系統(tǒng)的績效給予相應評價。對每個層次系統(tǒng)進行績效評價的標準就是績效計劃時上下級間通過不斷溝通協(xié)調達成一致的績效指標。從下圖3可以看出，績效評估系統(tǒng)由考評主體、考評客體、考評指標等幾個部分構成。

很多企業(yè)在設計評價指標時容易出錯，根據(jù)一般系統(tǒng)結構理論，企業(yè)提取關鍵績效指標過程中必須注意以下兩方面：首先要保證關鍵指標與年度規(guī)劃保持一致；第二要保證員工對關鍵績效指標的認同。

績效評價的結果與員工的薪酬和升職掛鉤，這一環(huán)節(jié)非常重要，績效評估環(huán)節(jié)的失效會導致整個績效管理失敗。但在實際實施和控制績效管理系統(tǒng)的時候，很多企業(yè)常常把績效評估等同于績效管理。

2.5 績效反饋與總結分析

績效反饋是績效管理過程中溝通的最主要形式，目的是根據(jù)績效考核的結果，通過上下級間的溝通，肯定被考核者積極的方面，糾正不足，從而實現(xiàn)員工績效的提升。

目前我國企業(yè)整體績效管理水平比較低，部分原因是績效反饋方面有如下問題：(1)我國大多數(shù)企業(yè)沒有把績效反饋作為績效管理體系中必要的環(huán)節(jié)予以重視。(2)在采用績效反饋的企業(yè)中，結果導向是最為主要也最為錯誤的應用理念。通常情況下，主管在年終績效考核結束后向員工告知其成績，對于那些有異議的員工，則強硬說服其同意。(3)績效反饋的持續(xù)性不足，大部分企業(yè)所理解的績效反饋僅限于考核完成后管理者與員工的績效反饋面談。但是績效反饋應該是貫穿于績效管理系統(tǒng)多個周期的持續(xù)性活動，需進行多次溝通才能完成。

2.6 績效考核結果的應用

企業(yè)績效考核完成后，可將評估結果應用于薪酬分配等層次的系統(tǒng)設計和完善。考核結果的應用對整個企業(yè)的人力資源管理體系的運轉起到一定的積極作用。一個組織需要通過績效考核留住那些績效好的員工，并不斷促進他們做出更好的業(yè)績；幫助業(yè)績欠佳的員工不斷提高自身能力來適應崗位要求，或做出人事調整。

2.7 不斷完善績效管理體系

任何一個企業(yè)的績效管理系統(tǒng)都不是完美的，都要在不斷地探索中加以改進。因此績效考核并不是績效管理的結束，更重要的工作是考核完成后對當前績效管理體系做出有效診斷，找出問題和不足，并制定有針對性的改進措施，使績效管理體系不斷得以完善。

3 結語

各個企業(yè)所面臨的市場等周圍的環(huán)境在不斷變化，企業(yè)目標也不是一成不變的，也會在必要時做出適當調整。公司應該根據(jù)企業(yè)環(huán)境及決策層目標的變化來調整績效管理體系的系統(tǒng)結構設計，系統(tǒng)結構設計的過程中應該注意結合一般系統(tǒng)結構理論的運用，并注意加強整個公司的績效管理體系的靈活性建設，使其對于績效的管理收放自如。

[1]熊一堅.企業(yè)績效管理的有效構建[J].企業(yè)經(jīng)濟,2004(12).

[2]王昕杰,馬智明.建立企業(yè)系統(tǒng)工程的哲學思考[J].中州學刊,1992(6).

[3]楊世元,蘇海濤,趙永濤.基于系統(tǒng)工程方法的6IGMA管理理論及應用研究[J].現(xiàn)代管理科學,2004(10).

[4]李猛.企業(yè)績效管理系統(tǒng)的原理、結構與實施研究[J].現(xiàn)代管理科學,2008(6).

[5]范文慧,等.產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)實施方法學[J].系統(tǒng)工程理論與實踐,2003(3).

[6]江亞南.提高績效管理系統(tǒng)的績效[J].科技咨詢導報,2005(2).

[7]陳芝端.走出績效管理的誤區(qū)[J].開放潮,2006(Z2).