公路建設工程文件與工程資料之異同辨析

【摘 要】比較分析法是認知事物性質地位和作用的根本方法。對公路建設工程文件和工程資料進行異同辨析，對于防止二者之間的概念混同，進而又好又快地做好公路檔案管理工作，具有重要的現實意義。

【關鍵詞】工程資料；工程文件；辨析；維度

古羅馬著名學者塔西陀曾說：“要想認識自己，就要把自己同別人進行比較。”因此，對公路建設工程文件和工程資料進行比較分析，對于公路工程檔案管理人員認知能力，提升業務能力，進而服務公路工程建設和發展，意義重大。

一、工程文件與工程資料的概念混淆現狀

工程文件與工程資料概念混淆的現狀，在實際工作中經常發生。檔案人員經常要求施工單位“請抓緊時間把某某工程資料整理好，準備工程交工驗收”。這種說法是不準確的，混淆了工程文件和工程資料兩者的概念 ，準確地應稱“某某工程文件”。檔案人員提出的要求經常提到“工程資料”的提法，并且要求“專兼職檔案人員具體負責工程項目資料的整理、歸檔工作”。但實際要求是如何做好公路建設“工程文件”的收集、整理、歸檔工作。工程資料只有收藏，是不需歸檔的。不可否認，公路工程建設中也有工程資料需要按資料要求收集、整理、保存。但是公路工程建設中直接形成的工程文件的收集、整理、歸檔才是工程檔案的主要和重點內容。檔案人員在提出歸檔要求表述不準確，主要是在工程文件與工程資料的概念上沒有搞清楚，相互混淆所致。

凡是經各級檔案行政管理部門頒發或推薦的檔案工作法律、法規、規章和辦法等，對工程文件和工程資料的表述都十分準確，兩者之間有著嚴格的區分。但是，有些沒有經國家檔案局聯合頒發的文件甚至是國家標準，對工程文件和工程資料的表述就比較混亂。如國標GB 50319—2000《建設工程監理規范》中“7.1監理資料”。到底是工程監理文件還是監理資料分不清楚，也鬧不明白。從該《規范》的內容上看，確實屬于在工程監理活動中直接形成的監理文件，應當收集、整理、歸檔，而從該《規范》的字面上看，又是工程監理資料，就不應該歸檔。這樣就給工程管理、工程檔案和監理人員帶來了不應有的麻煩。

二、工程文件與工程資料異同辨析的維度分析

公路建設工程文件是指公路工程建設活動全過程中直接形成的，具有保存和查考價值的，各種形式與載體的真實記錄。而公路建設工程資料是指通過交流、贈送、購買和匯編而來的，僅供工程建設參考和借鑒的技術材料。兩者的根本區別就在于是否是建設工程直接形成的。是工程建設直接形成的工程文件就必須歸檔，而工程資料是游離于工程建設以外形成的，只有參考價值而沒有查考價值，不屬于工程文件歸檔內容和范圍，決不能進工程檔案。因此，辨析工程文件與工程資料區別的的基本維度在于：是否是在建設工程活動中直接形成的，是直接形成的就是工程文件，就必須歸檔，不是直接形成的就是工程資料，就不應歸檔。只要把握住這個關鍵點，就能從根本上區分工程文件和工程資料，也就搞清楚了兩者之間的概念和含義。

三、工程資料與工程文件區別的外延辨析

外延是一個概念所確指的對象范圍。公路建設工程文件概念的外延是指工程文件的對象范圍，這個范圍是確指的，是不能任意擴大或縮小。工程資料也有其自身的概念，根本不是工程文件概念的對象范圍。因此，工程資料是不能轉化為工程文件的。在實踐中公路工程的檔案管理人員常見的錯位認知有以下幾個方面：

（一）借用外單位的地質資料向工程文件轉化的誤區

有的工程建設單位在建設活動中，為趕工期，節約經費，有不少項目的地質資料是向有關單位借用或購買復制過來的，雖然有些資料是反映相鄰單位的地質情況，但與工程地段相距近，當其中部分地質資料作為設計依據時，應將此地質資料轉化為建設工程檔案。如果這樣做就必然會陷入借用地質資料向工程文件轉化的誤區。首先這些地質資料是借來的或購買的，是其他工程形成的；其次根本不是本公路建設工程范圍內地質鉆探形成的真實記錄，而是相鄰單位相距較近地段的地質資料。再次是此資料只有參考價值，而決不能成為本工程的設計依據。工程地質是復雜多變的，是看不見摸不著的，有的相距幾米就會有不同的探測結果，更不用說相鄰單位或相近地段的地質資料了。因此，上述所說的地質資料只能作為本工程資料保存，決不能歸入工程文件。否則，工程檔案的準確性根本無法保證，后患無窮，貽害子孫。

（二）預測活動中收集的資料向建設工程文件轉化的誤區

在實際工作中還出現過一下情況，因為任何重要的工程項目、科研課題都需要進行科學決策，而科學決策的基礎是預測，在預測活動中收集的大量資料，如反映技術發展趨勢，市場發展前景等有關的論文、文章，一旦作為預測的基礎資料時，就將此類資料歸入檔案。這種做法也是個誤區。針對公路工程建設而言，任何其他工程、科研課題形成的技術預測報告，科研課題形成的技術論文、文章都是資料，只有參考和借鑒作用，并且是部分內容的參考和借鑒，更不能轉化為工程文件，只能作為工程資料保存。只有在本工程的預測活動中，直接形成的預測報告、科研報告，哪怕把其他工程、科研課題的論文、文章絕大部分內容被抄寫到新形成的預測報告、科研報告中，也是本工程文件，才能歸入本工程的檔案。

（三）替代設備資料向設備文件轉化的誤區

在實際工作中，有不少施工單位的設備圖紙因種種原因而丟失、損壞，在設備維修中，使用了同型號不同廠家生產的或同類型不同規格的有關圖紙資料，此類圖紙資料已由原來的參考作用轉化為依據作用，應歸入科技檔案。如果這種做法就會陷入替代設備資料向設備文件轉化的誤區。圖物相符是工程竣工圖和設備隨機圖不可改變的原則。上述圖紙雖然是同型號或同類型，但是，是不同廠家、不同規格的設備圖紙，制作、安裝、調試也決不會相同，只能借來作參考，而不具有依據作用，絕對不能歸入本設備的檔案，即便是歸檔了，這些圖物不符的圖紙又有何用？要歸檔也必須是設備維修中參考、借鑒其它設備圖重新繪制的圖紙。假如設備圖紙丟失或損壞，也只能復制同一廠家、同一型號、同一規格、同一批次的設備圖紙替代歸檔，也是補救的措施之一。

（四）新技術新工藝的有關資料向科技文件轉化的誤區

在公路工程建設過程中，經常會遇到利用新技術新工藝進行的施工活動，由于采用外來新技術、新工藝資料而創造的操作方法，使產品的優質品率和數量大幅度提高。這些新技術、新工藝大多來自外來技術資料的消化吸收，我們的檔案人員就認為，如果不把這些有關的技術資料歸入檔案部門，那么產品檔案就不完整、不準確。筆者認為運用新技術、新工藝借鑒、吸收、消化的外來技術資料，只有設計出新圖紙，編制出新的操作方法和新工藝流程，記錄改革創新工藝的真實過程的技術文件，才能歸入檔案。參考、消化、吸收外來技術資料不需歸檔保存。假若歸檔保存，產品檔案的不準確性就會更大，以后對這些設備保養、維修的技術參數就無所適從。

總之，以上幾個常見的認知誤區，其主要原因就是將借來的、借鑒的、參考吸收的技術資料臆斷為對現實活動的的真實記錄。由于這些資料不能反映事物的本來面貌，不具有依據意義，所以都不具備轉化為技術文件的條件，更不能作為檔案保存。

作者簡介：陳燕，女，（1974——），湖北襄陽人，湖北省襄陽市公路管理局檔案室主任，近期主要研究公路重點工程建設項目檔案管理創新。