高校圖書館全面推行項目管理的實踐探索

徐坤忠

(山東輕工業學院圖書館，山東濟南250353)

作為一門新興的科學，項目管理是指在特定的時間內，為了完成一個既定的、特殊的任務目標，通過縱橫相結合的運行機制，達到對企業有限資源進行有效的計劃、組織、控制的一種系統管理方法［1］。近幾年來，伴隨著現代技術在圖書館界的應用與發展，項目管理的理念已經從企業界滲透到圖書館領域，解決了某些諸如回溯建庫、專題數據庫建設等“專題”問題。其實圖書館的每一項工作，小到舉辦一個講座、籌備一次展覽，大到資源建設和讀者服務，甚至整個圖書館工作都可以作為一個大項目來做。筆者結合本校圖書館全面施行項目管理的工作實踐，對高校圖書館全面推行項目管理等有關問題作進一步的探討，供同仁參考。

1 項目管理模型的構建

圖書館工作頭緒繁多，但是歸納起來，我們認為主要包括資源建設、讀者服務、效益提升和運行保障等四方面的工作，圍繞這“四個主題”，本著“優質”、“高效”和“創新”的原則，我們構建出如下管理模型(如圖1所示):

圖1 圖書館項目管理模型

管理模型的設計可分為三層:(1)頂層:是學校領導及其考核領導小組，負責圖書館宏觀項目的制定、項目年度考核和任期內項目主管的任免工作。參與部門包括學校的發展規劃處、組織部、人事處和科研處等部門，其中發展規劃處是圖書館宏觀項目的定義者。(2)第二層:是項目管理人員，包括項目主管和項目助理，是圖書館宏觀項目的再定義者、計劃者、控制者。其職能是，首先把學校下達的宏觀項目分解成各子項目，例如，資源建設項目可以分解為圖書采購子項目、期刊采購子項目、電子文獻采購子項目、資源評價子項目、資源加工子項目和動態典藏子項目等。然后是制定各子項目的目標任務，能量化的任務要制定出指標參數，不能量化的任務要做出定性標準。(3)第三層:是具體的項目小組，主要由各個子項目和項目成員組成，其中項目成員是項目的具體執行者。項目管理人員與館員之間是通過各個具體的子項目聯系在一起，一名館員可以參與一個子項目，也可以同時在多個子項目中兼職，或主要負責，或輔助參與，項目之間相互交錯、相互借鑒、相互補充，形成了蛛網狀的工作關系，即為蛛網型的項目管理模式(item manager)［2］。項目主管負責考核轄管的項目助理和項目成員，根據項目驗收結果，享有任用或解聘權力。

2 項目管理的內容

我們把圖書館的所有工作作為一個具體的大項目來對待，歸納起來，圖書館的項目可分常規項目、專題項目和拓展項目三大類。其中，常規項目是指保障圖書館運行的基礎性項目，主要是通過各個具體的項目指標來體現的，如年采購量、年借閱量、年接待讀者人次、電子文獻年閱讀量和下載量等等;專題項目亦即主題項目，是指利用常規項目資源，圍繞某一個特定的專題(或主題)而開展的項目，如館藏結構優化項目、某學科館藏文獻調查、某學科數據庫建設等;拓展項目是指獨立于專題項目以外，能夠填補本館業務空白的創新性項目，通常是以申報課題來完成的，如各類系統的研制項目、申報各類科研課題等。

項目指標的設置因館而已，但總的來說，起始指標設置一般較低，經過一段時間的探索，在積累一定實踐經驗的情況下，再制定出適合本館的項目指標，之后，對能量化的指標逐年提升，對定性的指標逐年優化，最終達到追求卓越、推動圖書館事業發展的目的。針對我們圖書館的特點，制定了各項目主管的項目指標(如表1所示)。

表1 項目內容和指標體系［3］

其中，效益提升項目主管主要負責協調項目主管的關系和資源效益提升工作;運行保障項目承擔圖書館內所有項目的監督，協助學校項目考核領導小組完成圖書館項目驗收工作;資源建設項目主管負責所有家具、設備和各種文獻資源的采集、加工、分配以及技術引進等工作，同時承擔了人力資源的培訓工作;讀者服務項目涵蓋了流通部、期刊部、參考咨詢部和技術部系統運行等工作。從上表不難看出，在整個項目的實施過程中，各項目主管的項目內容不交叉、不重復，各項目主管之間是平等的項目合作關系。

3 項目管理的特點

與基于部門管理的傳統管理模式不同，從宏觀上講，任何一個項目的實施，都要經過項目定義、計劃、執行、控制和結束四個過程(如圖2所示)，其中，(1)項目定義，包括確定項目計劃、項目成員和項目界限，確定項目初始階段的總結和評審;(2)項目計劃過程，包括確認項目流程、詳細計劃、計劃評審及批準等;(3)項目執行和控制過程，包括執行項目計劃、管理項目、控制項目計劃及完成情況、項目變更控制、項目進程評審等;(4)項目結束過程，包括完成項目移交準備工作、完成項目結束和移交工作計劃、結束項目和完成項目等［4］。與傳統管理模式相比，項目管理存在許多特點(如表2所示):

圖2 項目管理過程

表2 項目管理與傳統管理模式對照表［5］

4 項目管理的實踐與體會

隨著“追求卓越，創新發展”計劃的實施，我們圖書館在全館范圍內實施了項目管理，至今已近兩年的時間。分析這兩年的發展歷程，圖書館管理更加科學化、規范化并逐步從傳統的管理模式過渡到項目管理模式，其主要做法和體會是:

4.1 更新觀念是前提

任何一種管理模式的出臺和應用，人們必須解放思想，轉變管理理念。比如，傳統的管理模式，是把館員分配到各個部門內部，強化的是部門職能，但是項目管理是以項目為中心，是把館員分配到各子項目中去，突出的是項目職能。為此，學校多次舉辦各類現場講座，開通國家行政學院的網站，為項目主管進行“洗腦”，同時在全館范圍內進行了大量宣傳和鼓動工作，為實施項目管理做了充分的準備工作。

4.2 傳承發展是關鍵

在實施項目管理的同時，我們沒有否定傳統管理模式中那些行之有效的做法，而是淡化了傳統管理模式。也就是說，我們把傳統的基于部門管理模式下的所有工作指標都歸并到項目管理中的常規項目中，這是繼承了傳統管理模式中基礎業務的組成成分。除此之外，項目管理模式還增加了專題項目和拓展項目兩部分內容，例如，特色文獻建設模式研究就是資源建設項目中的專題項目，讀者素養提升指標體系研究就是讀者服務項目中的拓展項目等。所以我們說圖書館全面推行項目管理模式為推動圖書館事業的發展注入新的生機和活力，是對傳統管理模式的繼承和發展。

4.3 激勵創新是根本

在項目主管的項目書中，涵蓋了常規項目、專題項目和拓展項目三類項目內容，而且都是經學校領導批準，由學校發展規劃處下達的。各項目主管與學校領導簽訂了項目書，三年為一屆，屆滿由學校有關部門量化考核，達到量化標準的項目主管可以繼續留任，否則被解聘。做好本職工作就可以完成常規的項目指標，但是要完成專題項目和拓展項目，卻不是輕而易舉的事情，是需要一點“真功夫”的，因此項目主管的壓力非常大。壓力大，動力也大。隨著項目管理在圖書館內的全面實施，圖書館掀起了一股學習熱潮，寫論文和申報科研項目的人明顯增多，每個人都在為完成項目指標而努力，使得學習、工作、科研融為一體。據不完全統計，與往年同期相比，全館多申報課題6項，其中省部級項目一項，多發表論文30余篇。

我們認為，項目管理推動了館員的學習熱情，濃厚了項目小組的科研風氣，對營建學習型組織非常有益。我們全面推行項目管理的目的，就是要培養高素質、高質量的優秀館員，使他(她)們盡快轉變為項目組成員，成為項目的研發者、創新者和成果的分享者，有效地推動了學習型組織的形成、發展和壯大。項目管理者不再是傳統管理模式下的權力制約者和領導者，其主要任務就是要通過一個個的項目營造學習團隊，盡力培養和發掘每個項目成員的創新能力;其主要活動就是為項目清除障礙、開發資源、開展學術研究和提供參考咨詢，成為獲得項目成果的支持者、協調者、分配者和監督者［6］。

5 結語

高校圖書館全面推行項目管理實際上是完成了從基于部門和崗位的管理，過渡到基于項目和學習型團隊的管理。對于館員的管理，不再是過去簡單的人員分配，而是對人力資源的開發和利用。項目管理者需要針對每個項目成員的特長、學識和能力，提供及時的時間、資金、項目選擇和管理支持，圖書館也由此形成了新的角色意識和行為模式，創建新的評價機制、新的人才培養模式和新的激勵機制，這樣才能調動項目成員的積極性，充分發揮個人在團隊中的作用，達到推動圖書館事業步入科學、快速發展軌道的目的。綜上所述，不難看出，圖書館全面實施項目管理模式具有傳統管理模式無法比擬的優勢，圖書館全面推行項目管理模式勢在必行。

〔1〕 紀建悅.跟我學做項目主管［M］.北京:北京工業大學出版社，2004.7

〔2〕 李德榮.新領導模式［M］.北京:九州出版社，2001.9

〔3〕 山東輕工業學院編.山東輕工業學院2011-2013年任期項目管理方案，2011(8)

〔4〕 蔚林巍.項目管理的最新進展［J］.管理工程學報，2000(3)

〔5〕 繆國琴，吳建中.探索與反思:圖情一體化管理之路［M］.上海:上海科學技術文獻出版社，2002.7

〔6〕 曹志梅.圖書館構建新型管理模式及研究［J］.中國圖書館學報，2003(6)