關于提升采辦中供應商管理水平的探討

■孫雨玫 中海油能源發展股份有限公司油田建設機械設備技術服務中心

一、采辦各階段的供應商管理

采辦亦稱采購，承擔著為企業提供日常生產所需的物資、工程、服務的重要任務。供應商是指為企業自身提供上述資源的公司。供應商管理貫穿采辦工作的始終，現分別從采辦前期、采辦中期及采辦后期三階段進行闡述。

1.采辦前期。在采辦前期，供應商管理工作主要涉及供應商信息收集，供應商深入調查，供應商資格評選。

首先，企業應在了解資源市場的基礎上利用多種渠道去尋找潛在供應商，對其進行信息收集。一家優秀的供應商是否有好的經營理念，是能否實現長期合作的重要前提。除此之外，其經營目標與戰略，也將有助于企業判斷與自身中長期戰略的契合程度。

其次，經初步調查后，對準備合作的供應商進行更為深入仔細的調查。大致有以下幾個方面：生產制造能力、質量保證能力、技術創新能力、成本管控能力、交期管理能力。通過深入到供應商的生產一線、質檢部門、技術部門、物流倉儲，對現有的工藝流程、生產設備、操作人員、管理制度進行考察，便可以了解其是否能基本滿足為本企業供應的各項要求。只有通過深入調查，才能發現真實可靠的供應商，建立起比較穩定的采購供需關系。

最后，企業通過組織相關部門對供應商進行資格評選，建立合格供應商名錄。只有建立起一支即穩定又可靠的供應商隊伍，才能為企業生產提供堅實有力的供應保障。

2.采辦中期。在采辦中期，隨著采辦需求的產生，采辦人員需要從合格供應商名錄中選取一家或多家推薦供應商，采用適合的采辦方式，例如密封詢價、邀請招標、競爭性談判或議標等，最終選擇一家或多家供應商為其供貨。

在本階段中，供應商管理的重點在于成本管控、品質保證，準時交貨，以達到5R（RightPrice、RightQuality&Quantity、RightTime&Place）目標。通過讓多家供應商同時密封報價，或與供應商簽訂年度協議、戰略協議等方式，可以使企業降低采辦成本，提高利潤率。質量領域有很多考察指標，例如樣品首次通過率、質量問題重發率。在采購品種多、采購數量少的“多種少量”行業，常用的是百萬次品率。不管什么質量指標，只要統計標準一致，有可比性，就能很好地反映供應商的質量水平。準時交貨與成本管控、品質保證同等重要。計算方法可以按件，或按訂單。

成本、品質和交貨三個指標因較易統計，可客觀衡量不同供應商或的同一供應商在不同時期的管理績效，在供應商管理中十分重要。

3.采辦后期。在采辦后期，企業需要對供應商的表現進行定期或不定期的考核評價，以便挑選出最優秀的供應商，在優化供應商結構，維持合格供應商名錄實用性的同時，提高企業的競爭優勢。

二、加強供應商管理對于采辦的重要性

供應商管理是采辦工作的重要基石。與供應商保持順暢有效的信息溝通、良好融洽的商業關系，直接關系到采辦工作的順利開展。采辦質量的優劣、采辦效率的高低很大程度上依賴于能否做好供應商的管理工作。

1.加強供應商管理可以提高采辦工作的質量。采辦工作的質量體現在為企業提供物美價廉的物資、工程、服務。

供應商是以追求利益最大化為目的的利益主體。供應商和購買企業既相互依賴又相互對立。購買企業通常為了防止供應商以次充好、以劣充優，需要投入較多的人力物力，大大增加了采辦成本。如果平時注重供應商管理，遴選出品質好、價格低、服務好的供應商與之合作，就能確保生產供應質優價廉、穩定可靠。

降低采辦成本的一個重要內容就是熟悉市場情況、了解市場行情，掌握所需貨物及工程服務的多方面市場信息。比如，所采購貨物的供求信息、市場價等。通過建立重要貨物供應商信息的數據庫，以便隨時能找到相應的供應商。企業也可建立同一類貨物的供應商及價格目錄，以便企業根據不同需求進行比較和選擇，充分利用競爭的辦法獲得價格上的利益。

只有建立了良好的賣方市場信息機制，對采購環境有充分的了解和把握，企業才能在采購中做到知己知彼，不僅取得高質量的貨物或服務，還能獲得價格上的優勢，降低采購成本，從而獲得最大的收益。

2.加強供應商管理可以提升采辦工作的效率。采辦工作的效率體現在及時為企業提供所需的物資、工程、服務。

購買企業與供應商之間的關系決定采辦的績效，因此和供應商維系良好的關系，是采辦工作提升效率的當務之急。企業的采辦人員可去拜訪供應商，深入了解更詳細的延期原因，并針對這些原因與供應商一起協商解決。如果供應商的交貨準時率低是由于工程或品質問題所致，則需要把分析結果傳遞到相關部門，并進行跟蹤直到問題解決。如此一來，通過優化企業的供應鏈亦可使企業提升在市場競爭中的應變能力，提高企業的核心競爭力。

購買企業通過和供應商建立良好的伙伴關系，利用經營信息的及時交換，使其對自身高頻率、小數量的采辦需求快速反應。供應商的快速反應能力可以幫助企業在日益激烈的競爭環境中及時滿足市場需求，迅速獲取寶貴商機，成為廠家實現競爭優勢的工具。

因此，加強供應商管理可以提高采辦工作的質量和效率。更重要的是，與供應商建立長期、緊密的業務關系，整合雙方的資源和優勢，買賣雙方融洽相處、互相支持、共同發展，可以擴大市場需求和份額，降低產品前期的高額成本，有助于企業可持續發展，為企業和供應商創造合作共贏的良好局面。

三、提升采辦中供應商管理水平的幾點對策

提升采辦中供應商管理水平，對其進行高效、科學的管理，關系到企業日常生產經營活動能否正常進行，對企業的可持續發展具有重要意義。

1.共享利益，建立供應商關系管理機制。客戶是上帝，供應商同客戶同等重要。供應商供貨能否及時、價格是否合理，直接影響到企業的產能和成本，而且也關系到產品質量能否得到保證。通過建立供應商關系管理機制，企業可以改善與供應鏈上游供應商的關系。

供應商關系管理實踐于與企業采購業務相關的領域，以“擴展協作互助的伙伴關系、共同開拓和擴大市場份額、實現雙贏”為導向，致力于實現與供應商建立和維持長久、緊密的伙伴關系，共享企業發展帶來的利益。除了傳統的“采辦”業務，供應商關系管理包含所有與其相關的業務，例如供應商的選擇與評估，戰略合作關系的建立與協調，共同開發計劃，對供方設計過程的直接參與，建立有效的溝通方法與渠道，意外處理的流程等。供應商關系管理的基本目標，是將企業內部的工作與供方的工作直接銜接，以及直接處理跨越二者的綜合業務，形成超越組織界限的高效率的業務流程。

2.賞罰分明，建立供應商獎懲機制。為了嚴格執行供應商績效評估，使考核公平、公正，激勵供應商在質量、交貨期及成本等諸多方面的改善意愿，提高供應商的經營績效與競爭力，企業必須制定一套清晰、實用的供應商獎罰機制。

通過制定相應的獎懲方案，促使各供方不斷建立和完善質量保證體系，提高整體素質和質量能力，保證穩定地、及時地提供滿意的產品質量和服務。如此，企業才能培育出更多的優質供應商，打造一支高質量、高效率、穩定的供應商團隊，逐步建立穩定、長期、良好的戰略合作關系。

3.優勝劣汰，建立供應商更新機制。為力求實現“提高供應商平均供應份額、提高供應商廠家直供率”的目標，企業可以“減少總量、優化結構、量化考核、動態調整”為原則，依托信息化管理系統，構建基于供應商評分和分級管理的優勝劣汰合作機制，最大化整合和發揮出供應商資源的價值。

通過派出監察人員對供應商進行實地監察和指導等措施，選擇保證能力強、服務質量好的供應商，在確保所采購產品的質量符合規定的同時，對供應商的供貨業績做出科學、合理的評價，以規范供應商引入和淘汰機制，進一步提升企業產品的質量和交期。

四、本文小結

綜上所述，在采辦中有效地管理供應商，完善供應鏈管理，能協助企業在第一時間搶占先機，贏得客戶，并造就企業獨特的競爭優勢。此外，有效的供應商管理還可以降低庫存成本，節約采辦費用，加快合同交貨率。同時，通過供應商關系管理、獎懲機制、更新機制使企業與優質供應商結成利益共同體，增強企業在同行業的競爭優勢，造就企業的核心競爭力。因此，在實際的采辦工作中，企業一定要重視供應商管理，如此才能達到企業的遠景與目標。

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