淺談高校科研檔案管理

王 穎

（淮北職業(yè)技術(shù)學(xué)院 辦公室，安徽 淮北 235000）

隨著科技的進(jìn)步和社會(huì)的發(fā)展，高校科研檔案作為重要的信息資源已成為高校科學(xué)研究的重要組成部分。高校科研檔案是指在自然科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)和音像等各種形式和載體的文件材料，它是唯一直接記錄科研活動(dòng)的形成、發(fā)展、結(jié)題、推廣應(yīng)用的全過程，具有知識(shí)儲(chǔ)備和依據(jù)憑證的作用［1］。如何做好高校科研檔案管理，使其在社會(huì)主義市場(chǎng)環(huán)境下發(fā)揮最大的價(jià)值，以成為高校科研管理工作中一個(gè)重要課題。目前，高校科研檔案管理還存在一些薄弱環(huán)節(jié)，亟需改進(jìn)。主要表現(xiàn)在：

一、高校科研檔案管理存在的薄弱環(huán)節(jié)

1.領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，科研人員檔案意識(shí)淡薄

領(lǐng)導(dǎo)重視是保障一切工作順利開展的前提條件，在高校中，由于科研檔案所產(chǎn)生的效益是潛在的、隱性的、滯后的，而科研成果所產(chǎn)生的效益是清晰的、直觀的、可見的，有些領(lǐng)導(dǎo)只注重科研成果的重要性，而對(duì)科研檔案管理卻不聞不問，沒有給予相應(yīng)的人力、財(cái)力、物力支持，使科研檔案管理受到條件上的制約。而對(duì)于一些科研管理人員，只注重科研項(xiàng)目的申報(bào)、評(píng)比，追求的是項(xiàng)目的數(shù)量，經(jīng)費(fèi)的增加，，而忽視了科研檔案在長(zhǎng)期積累過程中產(chǎn)生的長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值，對(duì)科研檔案材料的原始性、完整性、系統(tǒng)性重視不夠，投入不足，以至于歸檔科研材料質(zhì)量不高，齊全性、完整性、系統(tǒng)性差。

2.科研檔案管理制度不健全、不完善

由于沒有制定科學(xué)、規(guī)范的科研檔案收集、歸檔制度，科研檔案在收集過程中存在著坐等接收、你交我收、交多少收多少、交與沒交、交齊交不齊不管、你借我找，找到找不到與我無關(guān)的封閉管理檔案現(xiàn)象。一些科研人員收集的科研材料歸檔質(zhì)量不高，沒有注重課題成套性的特點(diǎn)，只接收一些文書性文件、審批結(jié)果性文件，而在課題形成中所產(chǎn)生的論文、專著、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等大量有價(jià)值的科研資料散存在個(gè)人手中，導(dǎo)致科研檔案收集不齊全、不完整，不全面、不系統(tǒng)。

3.網(wǎng)絡(luò)信息化管理落后

在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，高校科研檔案管理仍局限于文檔目錄管理，檔案管理部門與各個(gè)科研部門沒有統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)，各個(gè)科研部門都使用自己的信息管理系統(tǒng)，這樣科研信息無法達(dá)到共享，出現(xiàn)重復(fù)勞動(dòng)多、管理無序的現(xiàn)象。另一方面，在科研檔案查閱利用方面仍以手工查閱為主，游離于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)之外，即耽誤了時(shí)間又浪費(fèi)了人力。這種科研檔案管理的滯后影響了科研檔案的利用效率。

4.科研檔案開發(fā)利用效果差

一方面由于科研檔案管理人員思想陳舊，對(duì)科研檔案信息資源開發(fā)利用工作的意義認(rèn)識(shí)不到位，認(rèn)為只要保管好科研檔案，不丟失能查找到就行，導(dǎo)致科研檔案的開發(fā)利用還停留在淺層次的利用階段。另一方面，科研檔案人員由于受自身素質(zhì)和文化水平的限制，對(duì)科研檔案信息資源的開發(fā)能力較弱，不能深層次地對(duì)科研檔案進(jìn)行編研，不能挖掘科研檔案中有價(jià)值的信息，，導(dǎo)致科研檔案信息處于一種封閉狀態(tài)，科研檔案的價(jià)值不能充分體現(xiàn)出來。

5.科研檔案人員自身素質(zhì)和服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)

科研檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，高校科研工作存在門類多、學(xué)科多、范圍廣的特點(diǎn)，同時(shí)各專業(yè)和媒介具有一定獨(dú)特性。很多檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)不能適應(yīng)現(xiàn)代科研檔案管理工作的需求，有的雖然具備很強(qiáng)的檔案專業(yè)知識(shí)，但對(duì)自然科學(xué)領(lǐng)域的有關(guān)知識(shí)相知甚少，這就對(duì)科研檔案管理造成很大弊端。另一方面由于現(xiàn)行管理體制的制約，很多檔案人員服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，思想封閉。由于工作中沒有相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，存在著干與不干一個(gè)樣，干多干少一個(gè)樣的倦怠情緒，使科研檔案不能更好地為學(xué)校各方面建設(shè)服務(wù)。

二、高校科研檔案管理改進(jìn)措施

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視，廣泛宣傳，不斷增強(qiáng)科研檔案管理意識(shí)

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好高校科研檔案管理的關(guān)鍵。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要以重視科學(xué)研究工作的態(tài)度重視科研檔案管理，任何一項(xiàng)科學(xué)技術(shù)的研究，都離不開已有的科技成果以及相關(guān)的科技信息，而這些原生信息都是以科研檔案的形式記錄和保存下來的，所以科研檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該從人力、物力、財(cái)力上予以大力支持，以確保科研檔案管理走上科學(xué)化、規(guī)范化、制度化的軌道。其次，通過召開座談會(huì)、利用媒體、制作展板等方式學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)法律、法規(guī)，使廣大教師熟悉、了解科研檔案對(duì)學(xué)術(shù)發(fā)展產(chǎn)生的重要意義，使廣大教師在申報(bào)科研課題的相關(guān)階段都能齊全、完整的保存資料，有效的提高廣大教師的科研檔案意識(shí)，形成人人關(guān)心科研檔案，部門參與科研檔案管理的新局面。

2.做好科研檔案的收集工作，制定科學(xué)合理的歸檔制度

科研檔案的收集工作是科研檔案管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，如何做到科研檔案收集齊全、完整、準(zhǔn)確，首先要了解科研檔案課題成套性的特點(diǎn)，在一項(xiàng)科研課題完成前所形成的科研課題審批文件、任務(wù)書、委托書、開題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告等文件資料，在研究實(shí)驗(yàn)階段形成的實(shí)驗(yàn)報(bào)告、計(jì)算材料、設(shè)計(jì)文件等，在總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段形成的科研報(bào)告、論文、專著、參加人員名單等，在獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段形成的成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料等文件資料都是科研檔案收集的重要內(nèi)容之一。其次，要加強(qiáng)平時(shí)收集，現(xiàn)在高校大部分科研工作者還肩負(fù)著大量的教學(xué)任務(wù)，難免在一項(xiàng)科研成果形成前文件、資料分散保存或丟失，基層檔案人員要匯同科研部門人員對(duì)科研項(xiàng)目時(shí)時(shí)監(jiān)督，確保一項(xiàng)科研課題材料齊全、完整、準(zhǔn)確，搞高科研檔案收集的質(zhì)量。最后，要制定科學(xué)合理的歸檔制度。檔案部門的工作人員要制定科研檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔份數(shù)、歸檔要求、歸檔手續(xù)等制度，并把制度要求的內(nèi)容納入相關(guān)人員崗位職責(zé)里，對(duì)做好的單位或個(gè)人予以獎(jiǎng)勵(lì)，充分調(diào)動(dòng)基層科研部門人員的積極性。

3.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)，日益完善科技檔案現(xiàn)代化管理

加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化建設(shè)，是推進(jìn)科研檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化的有效途徑。因此，高校應(yīng)為科研檔案管理創(chuàng)造有利條件，把先進(jìn)的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行整合，形成基層科研部門和檔案管理部門自下而上的網(wǎng)絡(luò)管理體系，由基層科研部門把收集上來的成套科研課題材料通過掃描儀或直收接收電子文檔的形式錄入到電腦信息系統(tǒng)中，再上傳到檔案管理部門，檔案人員通過檔案管理軟件，對(duì)相關(guān)材料進(jìn)行數(shù)字化整理，通過校園內(nèi)部局域網(wǎng)，使廣大教職工可以隨時(shí)登錄學(xué)校網(wǎng)站檔案主頁，進(jìn)行科研數(shù)據(jù)查詢、資料下載，最大限度的實(shí)現(xiàn)科研檔案的價(jià)值。

4.多種方式提供利用，提高科研檔案社會(huì)效益最大化

保管檔案的最終目的是提供利用。檔案利用的越廣、程度越深，其效益也就越高。一所高校的科研檔案能直接反映一所高校的學(xué)術(shù)水平及科研能力，是證明一所高校實(shí)力的重要依據(jù)［2］。如何做好科研檔案的利用工作，使其社會(huì)效益最大化，應(yīng)從下面幾方面入手。首先，通過網(wǎng)絡(luò)、多媒體等現(xiàn)代化信息技術(shù)，無償?shù)匕逊敲芗?jí)信息發(fā)布在網(wǎng)絡(luò)上，從而滿足廣大教職工的科研信息需求。其次，積極開展科研檔案編研工作。科研檔案的編研工作是一項(xiàng)技術(shù)性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，需要廣大檔案工作者不僅要掌握業(yè)務(wù)知識(shí)，還要掌握科研編研方面的知識(shí)，通過檔案室保存的科研檔案信息，編寫出滿足教學(xué)、科研、管理等方面的研究資料，更好地學(xué)校發(fā)展服務(wù)。最后由封閉管理轉(zhuǎn)為開放管理，由被動(dòng)利用轉(zhuǎn)為主動(dòng)服務(wù)。檔案室不能只封閉地保存科研檔案，這樣會(huì)使大量的有價(jià)值的科研成果滯留在檔案室，使科研檔案的價(jià)值不能最大限度發(fā)揮。廣大檔案工作者要解放思想，通過開設(shè)閱覽室、提供咨詢服務(wù)、制作科研目錄匯編、舉辦科研檔案展覽等形式，把科研檔案的最大價(jià)值展現(xiàn)出來。

5.提高科研檔案人員的自身素質(zhì)和服務(wù)意識(shí)

進(jìn)入21世紀(jì)，高校大量的科研成果進(jìn)入市場(chǎng)，對(duì)促進(jìn)社會(huì)生產(chǎn)力，提高經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)起到了舉足輕重的作用。作為高校科研檔案人員首先要認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，忠于職守，遵守紀(jì)律，甘于奉獻(xiàn)［3］。其次在管理科研檔案時(shí)，不僅要掌握檔案專業(yè)知識(shí)，還需要掌握大量自然科學(xué)知識(shí)、現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)管理知識(shí)，以便更能適應(yīng)新時(shí)期科研檔案管理的需求。科研檔案人員要多看、多讀、多學(xué)、多寫，使自已的知識(shí)結(jié)構(gòu)不斷更新，不斷全面。要走出去，引進(jìn)來，向其它兄弟院校學(xué)習(xí)先進(jìn)的科研檔案管理知識(shí)，把好的方法、經(jīng)驗(yàn)引入到本單位檔案管理中。最后，科研檔案人員要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。服務(wù)性是整個(gè)檔案工作的基本屬性，廣大檔案工作者要解放思想，勇于創(chuàng)新，有服務(wù)大局的意識(shí)，摒棄傳統(tǒng)的坐等利用的舊服務(wù)模式，為高校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展提供最優(yōu)質(zhì)的科研檔案信息服務(wù)。

［1］崔玲.提高科技檔案的利用為科技工作服務(wù)［J］.蘭臺(tái)內(nèi)外，2010（6）.

［2］張寶玲.高校科研檔案開發(fā)利用的影響及對(duì)策［J］.科技檔案，2007（4）.

［3］安徽省檔案局.檔案學(xué)原理［M］.合肥：黃山書社，2007.