高校固定資產內部控制研究

李 芳，肖文廣，謝玉龍

（衡陽師范學院 財務處，湖南 衡陽 421008）

0 引 言

近年來，隨著高等教育投資規模不斷擴大，高校固定資產數量和總值迅速增長。這些固定資產是高校進行教學、科研、行政、后勤等工作的物質基礎和必要條件，是國有資產的重要組成部分，同時也是衡量高校辦學規模和辦學水平的重要指標之一。高校固定資產管理工作效率和力度直接影響辦學規模、教學質量和高校投入的經濟效益，也直接影響國有資產權益的保全和保值增值。因此，建立健全高校固定資產內部控制成為高校管理工作的重要研究課題［1－3］。本文就目前高校固定資產內部控制存在的問題，從內部控制五要素方面論述了如何建立健全高校固定資產內部控制制度。

1 高校固定資產內部控制現狀

1.1 內部控制環境薄弱

目前各高校普遍采用以賬物分管為原則的分類歸口管理的固定資產管理模式，各管理機構缺乏明確的職責分工。財務處負責固定資產價值核算，后勤處管理土地、房屋、行政設備等，科研處管理科研設備、教務處管理實驗室及實驗設備、圖書館管理圖書、雜志。而各類固定資產的使用主要集中在各教學系部、科研院所和行政部門，使得固定資產的管理與使用相互脫節，缺乏統一管理［4］。

1.2 缺乏風險防范意識

由于近年來生源形勢較好，很多高校仍然在加快新校區建設，盲目追求固定資產總量和規模，單純靠國家財政撥款已不能滿足固定資產投資增長的需要，有的高校不惜向銀行巨額借債，基本都認為自己未來有能力償還，低估風險，也沒有專門的評估機構對風險和收益進行評估，高額的利息負擔加大了高校財務風險［5］。

1.3 內部控制制度形同虛設，控制活動流于形式

主要表現在以下四個方面：

一是崗位設置缺乏制衡。一些高校管理層對建立固定資產內部控制制度不夠重視，內部控制制度缺乏對決策層的約束監督，各個部門之間、崗位之間缺乏權力制衡，不相容職務沒有相互分離，在記賬、保管及經辦崗位沒有設置專人專崗，采購兼庫管等崗位設置違規，重大事項決策和執行也沒有實行有效的分離制約制度。固定資產若干控制活動還存在著針對性不強，可操作性較差的問題。

二是固定資產的請購、處置審批制度不健全。固定資產的內部控制貫穿于固定資產的整個生命周期，因此固定資產從申請、采購、驗收、使用、維修、報廢、處置、清查等各個環節都應當建立一系列內部相互聯系的授權審批程序。而有些高校對固定資產采購隨意性很強，甚至對于金額比較大的固定資產的采購，也不實行集體決策審批或者聯簽制度。

三是會計信息記錄不對稱。目前一些高校財務部門只負責固定資產的價值核算，只反映固定資產賬面原值，對于固定資產不設置臺賬或卡片，導致賬和物相互分離，使得賬面總值對實物失去控制。會計信息記錄也不及時，如對固定資產大維修、改擴建、外部調入、公益捐贈等形成的資產不及時入賬，有的甚至不入賬，導致大量的帳外資產存在，對報廢和處置減少的資產也不及時調賬，導致賬物不符。

四是資產清查工作滯后。財產保護控制制度忽視對中低價位的固定資產的記錄，如對辦公桌椅、科研經費購置的圖書設備等，不納入固定資產統一核算，給盤點清查工作帶來了極大的不便。

1.4 信息與溝通渠道不暢

長期以來高校資產管理各個部門（即管理資產的后勤處、科研處、教務處、圖書館）之間缺乏溝通，各部門為了擴大固定資產規模，提升自已的實力，對固定資產的購置缺乏統一調劑，不能實現資源共享，使得各部門的一部分固定資產購置后，利用率不高，甚至長期閑置，造成嚴重的資源浪費。

1.5 缺乏內部監督檢查與評價

很多高校雖已設置了獨立的內部審計機構，但內部審計制度不健全，沒有建立一套完整、有效的內部監督評價體系，對固定資產的審計只停留于固定資產購進和驗收程序的審計與評價，對固定資產的使用、調入調出、報廢和處置不進行審計監督，致使檢查監督和評價都流于形式，容易產生舞弊行為。

2 建立健全高校固定資產內部控制措施

2.1 完善內部控制環境

基于固定資產管理機構的多頭管理、職責不明、分工不清的現象，高校應當建立一個由院領導直接負責的資產管理機構，統一管理全校的資產，各個資產管理部門（即后勤、科研處、教務處、圖書館）都歸屬于它集中統一領導，并從制度上明確其領導全校管理資產的地位，并將其責、權、利落實到實處，以便于開展工作。

2.2 加強固定資產風險防范意識

高校固定資產的結構應當合理，資產管理部門、使用部門應當積極配合財務部門編制好固定資產購置預算，應對固定資產購置的可行性進行分析、研究和論證，按規定程序審批，防范固定資產購置帶來的風險。以免一方面造成固定資產資源配置不合理，使用率低，另一方面造成高校資金緊張，打亂了高校正常的教學秩序。高校除了要防范固定資產購置帶來的風險外，還應防范固定資產使用、流轉過程中資產流失的風險，從制度上規范固定資產使用程序，以免造成國有資產流失。

2.3 建立健全固定資產內部控制制度

第一是建立固定資產請購與審批制度。高校固定資產的購置應嚴格按照固定資產采購的內部控制制度和采購業務流程來進行。所有固定資產由資產部門統一購買，采用政府公開招標的方式進行，并實行國庫集中支付。先由需求部門填寫請購單，交資產部門作采購可行性調查并進行經濟技術論證，確定需要購買后，資產部門派與供應商無利害關系的業務員進行詢價和價格比較，填寫好擬采購資產的名稱、規格型號、數量、質量，價格等資料，送相關部門會簽并報主管院長審批。對于金額比較大的固定資產采購應當實行集體決策和審批，以免造成決策失誤。

第二是建立固定資產驗收制度。固定資產取得后應由固定資產管理部門、使用部門、審計部門和財會部門參與固定資產驗收工作。對于外購的固定資產驗收，應當重點關注合同、發票等原始單據與固定資產的數量、質量、規格和型號等是否一致。涉及技術含量較高的固定資產，必要時可以委托具有檢驗資質的機構或聘請外部專家協助驗收。并出具“固定資產驗收報告”，驗收合格的固定資產，應當填制“固定資產入庫單”，登記固定資產賬簿。

第三是完善會計系統控制，提高會計信息質量。高校財務部門應當派專人負責固定資產核算，合理設置賬戶，登記會計賬簿。在核算價值的同時，建立固定資產臺賬或卡片，記錄固定資產的名稱、使用部門、購入日期、數量、金額等，做到帳帳相符、帳物相符。及時登記固定資產因維修和更新、調入、捐贈而形成的資產，減少固定資產因調出、報廢和處置的金額，保證固定資產信息資料的真實完整，為權責發生制下固定資產折舊的提取提供數據支持保障。

第四是建立固定資產清查盤點控制制度，保證固定資產的安全和完整。高校應當成立包括財務部門、資產管理部門、使用部門、審計部門負責人在內的“固定資產清查小組”，定期或不定期地對固定資產進行實地盤點清查，將盤點結果形成書面報告，與固定資產明細賬和卡片進行核對。發現賬實不符的，固定資產管理部門應會同使用部門及時查明原因，提出相應的處理意見，經院長或其授權人員批準后作出相應處理。

此外還要加強固定資產處置的控制。高校應當建立以“審批”為關鍵控制點的固定資產處置控制制度，對于固定資產處置的標準、程序、范圍、審批權限和責任應當明確。對于金額比較大的固定資產處置應當先由院領導實行集體決策審批，再按照國有資產管理辦法規定的程序進行審批。對未使用、不需用的固定資產，應由固定資產管理部門提出處置申請，經院長或授權人員批準后進行處置。對于使用期滿正常報廢的固定資產，應由固定資產使用部門提出報廢申請，經資產管理部門核實后填制“固定資產報廢清單”，經院長或授權人員批準后進行報廢清理。并將處置的固定資產在固定資產臺賬和固定資產卡片上進行核銷，同時將處置結果書面通知財務部門。處置后取得的收入，嚴格執行“收支兩條線”管理。

2.4 建立固定資產管理信息平臺

借助網絡信息平臺，建立資產管理部門同使用部門、財務部門等相關職能部門的信息溝通渠道，使財務部門和資產管理部門、使用部門既可以通過網絡及時了解各項固定資產的信息，也可以進行實時對賬，加強了部門之間的相互溝通與監督，便于資產的統一管理。通過網絡信息平臺，對固定資產進行統一調劑，可以有效避免資產的重復購置，實現資源共享，逐步實現高校資產管理工作的規范化、信息化。

2.5 建立內部監督與評價體系

高校應建立固定資產內部控制的監督機制，選擇日常監督和專項監督相結合的方法，定期對固定資產內部控制制度的建立與實施情況進行監督檢查，對固定資產內部控制的有效性進行評價，并出具評價報告，提出有針對性的改進措施等。通過內部監督，可以及時改進固定資產內部控制的缺陷。

3 結束語

總之，高校要在競爭中立于不敗之地，內部控制是基礎，建立健全的固定資產內部控制制度對高校持續發展目標的實現具有重要意義。

［1］高級會計實務編委會.高級會計實務［M］.北京：經濟科學出版社，2010.6.

［2］魏微，陳留平.淺析高校內部控制建設［J］.財會通訊，2012，10（中）：108－109.

［3］王剛.淺析高校內部控制建設［J］.商業會計，2011（5）：28－30.

［4］辛茂荀.內部會計控制實務［M］.北京：民主與建設出版社，2004.5.

［5］李芳.高校財務風險控制研究［J］.衡陽師范學院學報，2011，32（6）：166－167.