加強企業(yè)會計檔案管理提高檔案管理水平

■李志宏 張家口卷煙廠有限責任公司

加強企業(yè)會計檔案管理提高檔案管理水平

■李志宏 張家口卷煙廠有限責任公司

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計核算專業(yè)資料，是國家檔案的重要組成部分，是企業(yè)的重要檔案，是對一個企業(yè)經(jīng)濟活動的記錄和反映。隨著會計電算化的逐步推行，會計檔案管理外延逐步延伸，逐漸形成了檔案管理的新模式。會計檔案管理是一項系統(tǒng)性工作，需要企業(yè)在發(fā)展中不斷更新、不斷完善，只有充分認識會計檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的重要地位和作用，加強監(jiān)管，規(guī)范管理，提高從業(yè)人員的素質(zhì)，才能保證為信息使用者提供高質(zhì)量的資料。

會計檔案 責任 素質(zhì) 規(guī)范

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計核算專業(yè)資料，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。會計檔案有形成范圍廣泛、檔案類別穩(wěn)定、外在形式多樣等特點，在企業(yè)管理中發(fā)揮著無可替代的作用，是解決糾紛、打擊犯罪的重要依據(jù)，是企業(yè)前景預測的重要史料，是總結(jié)經(jīng)驗、改進工作方法的指南針。近年來國家各級企事業(yè)單位、社會團體日益重視會計檔案管理工作，隨著會計電算化的逐步推行，會計檔案管理外延逐步延伸，會計檔案管理模式，已由單一的紙質(zhì)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)檔案和磁性介質(zhì)檔案共存模式。

盡管越來越多的企業(yè)重視檔案管理，但是仍然存在許多問題，與企業(yè)的發(fā)展不協(xié)調(diào)，無法充分發(fā)揮應有的作用，成為企業(yè)發(fā)展過程中亟待解決的課題。

一、目前企業(yè)會計檔案管理存在的問題

隨著社會的發(fā)展，企業(yè)會計檔案管理問題日益顯現(xiàn)，成為制約企業(yè)基礎(chǔ)管理工作發(fā)展的瓶頸。一是認識不足、重視不夠。許多企業(yè)認為作為企業(yè)財務會計部門的工作就是要按規(guī)定設(shè)置賬簿，進行核算，出具財務報告，整理檔案是可有可無的，以致不設(shè)置專兼職檔案管理人員，忽視會計材料的收集、整理和歸檔，財務業(yè)務與檔案管理嚴重脫節(jié)。二是定義不清、管理缺失。有些企業(yè)認識到了會計檔案管理的重要性，也設(shè)置了專兼職檔案管理人員，但是對會計檔案的定義不是十分清楚，造成歸檔不全面。由于對檔案管理知識和信息化管理知識的缺乏和重視，以及專業(yè)人才的嚴重不足，造成在事件回溯和證據(jù)采集過程中丟失有力的依據(jù)和資料，嚴重影響了檔案的完整性。三是人員素質(zhì)不高、管理不到位。一方面，會計從業(yè)人員的檔案管理素質(zhì)不高。會計檔案的收集和整理直接與會計從業(yè)人員打交道，會計從業(yè)人員的資料收集和整理直接關(guān)系到會計檔案整理的質(zhì)量。另一方面，會計檔案管理人員的素質(zhì)不高。會計檔案管理崗位屬于專業(yè)技術(shù)崗位，作為專業(yè)會計檔案管理人員熟悉檔案管理流程和管理要求，熟練掌握管理技能是最基本的技術(shù)要求。多數(shù)企業(yè)對所屬人員的專業(yè)、相關(guān)培訓和教育均未給予應有的重視，以致企業(yè)會計檔案收集不完整，檔案管理混亂，查詢不方便，甚至遺失等。四是制度不完善、管理不規(guī)范。據(jù)相關(guān)部門調(diào)查顯示目前多數(shù)企業(yè)在會計檔案管理方面沒有建立一整套立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理、檔案信息化管理工作無章可循。企業(yè)會計檔案管理的信息化管理制度缺乏，造成紙質(zhì)檔案和電子檔案嚴重脫節(jié)，數(shù)據(jù)不一致，管理不同步，給檔案管理工作帶來了很大麻煩。

二、加強企業(yè)會計檔案管理的對策

針對企業(yè)會計檔案管理中存在的問題，筆者認為應該在以下方面加強管理。首先要加強領(lǐng)導，明確責任、提高認識。會計檔案管理不僅是檔案管理的組成部分，更是財務工作的重要環(huán)節(jié)，各企業(yè)應依法加強會計檔案管理工作，明確責任，確定職責。其次要明確定義、細化管理。為全面系統(tǒng)的做好企業(yè)檔案管理工作，企業(yè)培訓部門需適時組織培訓或者引進專業(yè)人才積極配合檔案管理部門對本企業(yè)檔案管理工作準確定位。檔案管理部門要明確會計檔案管理的內(nèi)容，通過“6S”管理、“精細化管理”、“貫標體系建設(shè)”等方式加強對企業(yè)會計檔案的基礎(chǔ)管理，可以通過課題的形式進行攻關(guān)，實現(xiàn)檔案管理的深層次探索，從而形成適應現(xiàn)代企業(yè)制度發(fā)展要求的管理模式。再次要加強培訓，提高素質(zhì)。財務會計部門各崗位是企業(yè)財務會計檔案整理的第一崗位，財務人員是會計檔案資料整理的第一人，直接關(guān)系到檔案整理的質(zhì)量。各企業(yè)單位應重視和加強對本企業(yè)會計檔案管理人員的專業(yè)知識的培訓，不斷提高會計檔案管理知識和操作技能，招聘、吸收具有計算機知識和信息資源管理專業(yè)方面知識的員工從事企業(yè)檔案管理工作，熟悉會計工作的基本流程、基本規(guī)律和要求，熟練掌握會計檔案信息資源管理技能，監(jiān)督指導本企業(yè)財務部門做好會計檔案的收集、整理、移交和利用等工作。最后要完善制度，規(guī)范管理。會計檔案管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，制度體系建設(shè)是檔案管理最基礎(chǔ)的工作，必須按照《會計法》和《檔案管理辦法》等法律法規(guī)的要求并結(jié)合自身實際建立健全本單位的檔案管理制度，明確檔案立卷、歸檔、移交、借閱、保管、安全、銷毀等一系列手續(xù)，保證有章可循。如對檔案的立卷、歸檔和移交要嚴格按照規(guī)定的時間、規(guī)定的格式和規(guī)定的要求進行。保管期滿銷毀的時候，必須由檔案管理機構(gòu)和財務部門共同提出銷毀意見，報請單位負責人審批，編制銷毀清冊并詳細列明檔案項目等等。實行會計電算化和實現(xiàn)檔案信息化管理的企業(yè)要同步建立健全檔案信息化管理制度，進一步推進企業(yè)會計電算化、辦公自動化和檔案信息化的融合，明確流程，規(guī)范管理。

三、總論

會計檔案是國家檔案的重要組成部分，是企業(yè)的重要檔案，是對一個企業(yè)經(jīng)濟活動的記錄和反映。通過會計檔案可以了解企業(yè)業(yè)務信息，可以檢查企業(yè)的遵紀守法行為，還可以為上級乃至國家制定決策提供參考等。會計檔案管理是一項系統(tǒng)性工作，需要企業(yè)在發(fā)展中不斷更新、不斷完善，只有充分認識會計檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的重要地位和作用，加強監(jiān)管，規(guī)范管理，提高從業(yè)人員的素質(zhì)，才能保證為信息使用者提供高質(zhì)量的資料。

[1]《會計檔案管理辦法》[M].北京：工商出版社.《中華人民共和國會計法》.1984

[2]張雪珍.會計管理體制改革中的會計檔案管理[J].財會通訊，2007，（7）：73-74