關于新時期企業文秘工作的若干思考

■史煒煒 浙江財經大學東方學院

辦公室的工作效率直接會影響到整個企業工作效率的高低，也會對能否順利的完成企業的目標產生一定的影響。新的歷史時期，企業辦公室的工作發生了比較大的變化，不僅僅是涉及到檔案的管理、文件的收發這些簡單的工作，有時候還會面臨會議的撰寫，活動的組織等等較為復雜的工作。企業的文秘工作是辦公室工作中的關鍵所在，也是一個企業在正常的運轉過程中不可缺少的重要環節，做好新時期的企業文秘工作對于提升企業的經濟效率有著十分重要的意義，應當給予足夠的重視。本文主要結合企業文秘工作的實踐，探討了新時期做好企業文秘工作的相關思路，以期能夠更好的促進企業文秘工作的健康發展。

一、企業文秘工作的性質分析

企業文秘工作在辦公室甚至整個企業都有著十分重要的作用，是促進企業工作效率提升的關鍵所在。做好新時期的企業文秘工作，就必須要理解企業文秘工作的性質，這是做好其他的工作的前提和基礎。首先企業文秘工作有著服務性質，這是因為企業文秘工作的主要職責就是為企業的領導干部和職工進行服務的，在實踐中發揮著承上啟下的重要作用，是企業領導和員工之間溝通的重要紐帶，這些工作很多都和企業的利益息息相關，如果文秘人員在工作中不細心或者不注意就很有可能會給企業的發展帶來巨大的損失，影響到企業各項工作的順利開展。其次文秘工作有著一定的綜合性質。文秘人員和企業的其他工作人員有著很大的不同，文秘工作有著很強的綜合性，工作范圍十分的廣泛、包含網上信息傳遞、打印復印、來訪接待、檔案管理、文件傳閱、文書處理、會務工作等等，這些多方面工作和信息的組合，充分的體現了企業文秘工作的綜合性。企業文秘工作的這些特征充分的證明了企業文秘工作的重要性，因此在企業發展的過程中做好文秘工作十分重要。

二、企業文秘工作人員所應該具備的能力探討

1.企業文秘人員應該具備綜合工作能力

企業的文秘人員應該具備一定的文字功底和熟練的業務知識，業務知識不僅僅包含專業文秘知識，同時也應該包含一些科學文化知識，另外恰當的語言表達能力和必要的工作方法也是企業文秘人員所應該具備的基本能力。理解能力也是企業文秘人員在工作中不可或缺的一種重要能力，文秘工作主要就是將企業領導的決策傳給員工，然后將在員工中的落實情況反饋給企業領導，這中間涉及到對于信息的理解和認知，所以文秘人員自身的能力將會直接影響到企業文秘工作的效果。

2.企業文秘人員應該具備處理日常事務的能力

企業文秘人員的工作比較繁瑣，涉及到方方面面的內容，但大多都比較重要，關系到企業各項工作能否順利的開展。因此在工作中一定要做到謹慎嚴密、精益求精，使得企業文秘工作能夠符合企業辦事的規定和原則。企業文秘工作人員在日常的工作過程中應當具備良好的處理日常事務的能力，這樣才能夠促進各項工作的順利開展。如在日常要確保文件的傳送準確無誤，做好對于文件的管理工作等等，所以企業的文秘人員在日常應該多學習企業的產品性能和管理構架，促進自身處理日常事務能力的提升，為做好各項工作打下良好的基礎。

3.企業文秘人員應該具備一定的責任素質

文秘工作經常會涉及到一些企業的重要決策，這需要企業的文秘人員具備一定的責任意識才能夠做好各項工作，樹立保密意識和責任意識，保障各項工作的順利開展。文秘人員在工作中可以將國家的政策方針和自身的工作進行有效的結合，對于一些具體的問題要形成自身的看法，增強自身處理問題和解決問題的能力。另外，還應當熟悉企業的各項規定和政策制度，強化自身工作的責任感和使命感。作為新時期的企業文秘人員，在開展工作的過程中必須要積極主動，充分的發揮主觀能動性，創造性的開展工作，在遇到問題的時候能夠堅持原則，明辨是非，有大局觀，這樣才能夠做好企業的文秘工作，也才能夠促進企業各項工作的健康發展。

三、新時期做好企業文秘工作的思路分析

1.應該樹立起服務意識

企業文秘工作范圍比較廣泛，而且日常的工作較為煩躁，大多數情況下文秘的工作都比較枯燥，這對新時期的文秘人員提出了更高的要求。企業的文秘人員的工作本身就是服務企業領導和員工的，因此在新的歷史時期企業的文秘人員做好自身的本質工作首先就應當樹立起良好的服務意識，做好為企業、為領導以及為員工的各項服務工作。

企業文秘工作首先要做的就是為企業的領導服務，為企業領導開展服務要堅持全過程、高效率的原則，提升企業文秘工作的效率。全過程的原則主要是指對于領導的意圖和決策向員工進行傳達的過程中要全面和詳細，不漏傳、不錯傳；將員工的實施情況向領導匯報的過程中要做到認真仔細，不曲折、不誤導，使企業領導可以全面的掌握員工實施的情況，為做好企業各項決策奠定良好的基礎。高效率的原則主要是指企業文秘人員在開展工作的過程中，在保證工作質量的同時，還應該保障工作開展的時效，使得企業的各項工作都可以順利的完成，促進企業各項工作的順利開展。

企業的文秘人員在工作的過程中還應該服務好自己所在的部門。文秘人員是連接企業領導和員工以及企業各個部門之間的重要紐帶，在企業和企業的辦公室中發揮著十分重要的作用。要做好新時期的企業文秘工作，要求文秘人員在工作的過程中要發揮自身的主觀能動性，創造性的開展各項工作，通過制定相應的制度，使得企業各個部門的工作都能夠有章可循，促使各項工作都能夠順利的開展。另外一方面企業文秘人員在在自身所在的職能范圍之內，為各個部門的工作提供準確的資料和信息，同時要應用自身的良好處事能力對各個部門之間的關系進行協調，減少工作中扯皮和推諉的事情發生，確保企業各項工作的順利完成，促進工作效率的提升。最后文秘人員還應該服務好員工，文秘人員是企業領導面對企業員工的窗口，因此在開展工作的過程中，文秘人員必須要樹立起良好的個人形象，耐心的解答員工在工作中所遇到的各種問題，確保員工反應問題的渠道能夠通暢，提升企業員工對于文秘工作的滿意度。

2.應該在工作中加強學習

社會主義市場經濟的不斷發展和知識經濟的來臨，使得企業文秘人員必須要面對“信息大爆炸”的現實，這對新時期企業文秘人員的工作提出了更高的要求。但是目前一些企業的文秘人員還沒有認識到提升自身知識的重要性，缺乏工作的緊迫感。新時期的企業文秘人員在工作的過程中必須要加強自身的學習能力，如學習辦公自動化軟件，學習檔案管理知識等等，增強自身的綜合能力。通過開展學習，企業文秘人員要能夠將現代信息管理技術和企業文秘工作有機的聯系起來，比如在進行檔案管理的過程中應用相關的檢索技術，構建數據庫等等，提升文秘工作開展的效果。

對于新時期的企業文秘人員來講，學習新的知識不僅僅是要學習信息技術，掌握新時期文秘工作的新方法和新思路。同時也要學習蘊涵在信息技術中的信息意識和現代意識，使得自身能夠更好的認識到文秘工作的意義。時代的發展要求文秘人員積極的學習現代社會的各種理論，用新知識武裝自己，使自身具備良好的工作理念和工作方法。文秘人員在開展工作的過程中要能夠合理的應用現代意識和現代思維，以開放的創新意識處理日常的各種事物，為企業的發展貢獻出更大的力量。

四、小結

總的來講，新時期做好企業文秘工作是企業發展過程中的現實需要。所以，企業的文秘人員不斷的更新自身的工作方法和工作思路，以全新的視野對待新時期的文秘工作，積極的順應企業領導工作的需要，順應時代發展的要求，不斷的提升服務意識，提升自身的學習能力，高標準的做好本職工作，促進企業各項事業的健康發展。

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