高校儀器設備信息化管理系統探索

張宇波，張 媛，黃 凱，荊明偉，劉雪蕾

（北京大學 實驗室與設備管理部，北京 100871）

隨著高校得到國家教育經費投入和其他多種渠道經費投入的逐年增加，以及高校對實驗室工作重視程度的提高，高校購置儀器設備的數量大幅度增加。伴隨大批儀器設備購置而來的是項目論證、項目審批、經費撥付、招標、采購、簽訂合同、執行、驗收、結算、歸檔、審計等一系列環節和產生的海量信息。對這些信息的處理、統計、分析需要現代化的管理手段，以保證設備管理工作有序、高效進行。

1 高校儀器設備信息化管理現狀

目前，國內眾多高校已經實現了儀器設備的信息化管理。按照實現手段劃分，可分為單機版管理系統和基于網絡的管理系統；按照管理的對象劃分，可分為面向對象的信息化管理系統和面向過程的信息化管理系統。

1.1 面向對象的信息化管理系統

面向對象的信息化管理系統可以有面向合同、面向儀器設備管理、面向檔案3種對象。面向對象的信息化管理系統實現的目標相對簡單、明確，它圍繞某一個具體的對象——合同、儀器設備或檔案——來實現具有自身特色的信息化管理系統。

面向對象的信息化管理系統的優點在于能夠解決高校儀器設備管理中經常遇到的問題，如：流水賬式的手工管理；數據匯總不及時；整理、查閱、統計數據困難；管理效率低等［1］。系統可以完成儀器設備采購的論證、申報、審批、采購、驗收、付款等工作流程中出現的大量數據的及時、準確處理［2］。

目前，面向對象的信息化管理系統發展得已經非常成熟，具有鮮明的特點。

首先，它實現了儀器設備基本信息的錄入、存儲、統計、查詢和匯總打印［3］，基本涵蓋了目前高校儀器設備管理所涉及的人、財、物各個方面，包括項目管理、儀器設備招標采購、合同管理、儀器設備管理、經費管理等［4－5］。

其次，面向對象的信息化管理系統體現了國家相關法律法規、學校規章制度和管理辦法的要求，實現了對某一具體對象的分級監控管理，如對采購合同的監控［6］。它通過權限控制，提高了系統安全性；它一般采用XML等格式進行數據交換，也可以通過Excel實現數據讀取和存儲，減少了信息錄入過程中產生的錯誤［7］；也有的面向對象的信息化管理系統采用條碼技術，將儀器設備實體與信息化系統聯系起來。

最后，面向對象的信息化管理系統實現了儀器設備信息的網上發布，如：由儀器設備管理部門統一發布校內閑置的儀器設備、申請報廢的儀器設備信息，方便了校內儀器設備的調劑［8］。

可以認為，面向對象的信息化管理系統基本完成了設備采購合同信息的標準化、電子化、合同管理工作的網絡化，向無紙化辦公邁出了重要一步［9］。

1.2 面向過程的信息化管理系統

面向過程的信息化管理應分為狹義的和廣義的。狹義的面向過程管理是對儀器設備整個生命周期的管理，“包括從儀器設備的計劃、采購、安裝、調試、使用、維護、維修直至報廢的整個過程。在整個儀器設備生命周期內，能夠跟蹤和記錄完整的儀器設備相關信息。”［10］廣義的面向過程管理是除儀器設備外，還包括與之相關的人事、財務、規劃等內容，涉及的部門還應包括學校人事、財務、發展規劃、科研、房產、后勤、計算中心、紀檢審計等許多職能部門［11］，此外還有用戶、外貿、外商等有關聯的部門。概括來說，它是“以儀器設備采購及管理為主，兼顧儀器設備生命周期發展所涉及到的人財物等全部信息的一體化信息管理系統”。該系統或使用統一的數據庫，或多個數據庫之間的數據信息實時交換、更新和共享，使相關職能部門可以隨時、方便地獲取所需儀器設備的完整、準確的信息，為管理決策提供及時、可靠的依據［12］。

北京大學近年來開發的“北京大學經費使用和儀器設備采購進程管理系統”，是建立面向過程的儀器設備信息化管理系統的嘗試。該系統的設計是以儀器設備采購過程為主線，包括經費管理、論證、招標、合同、檔案、信息發布管理等子系統［13］以及后期開發的儀器設備建賬系統［14］。面向過程的儀器設備信息化管理系統包括與儀器設備采購、管理相關的人、財、物等內容，既包括校內各部門，也包括校外的廠商，系統靈活性大、擴充性好［15］。同時，系統的設計結合了國家相關法律法規和學校各項規定，可在網絡上實時、動態地顯示儀器設備采購進程，增加了采購透明度，規范了管理。

系統實現了過程數據的規范化和數字化，特別是論證報告、招投標文件、專家意見、原始發票等文件的數字化，保證了數據的完整性，并且吸收了面向對象的信息化管理系統的長處。

系統采用客戶端／服務器端管理模式和分級授權管理、分塊維護的模式，不同的職能部門維護各自部門負責的數據，計算中心負責系統開發和維護，保證了系統的安全性，并在保證儀器設備負責人知情權的基礎上，開發了瀏覽器／服務器端的查詢模式，擴大了系統的查詢范圍，便利了用戶的查詢，也保護了其隱私權。

該系統的使用，極大地提高了工作效率。系統引入了自動郵件通知功能，保證了各項工作及時、順暢地進行。系統在儀器設備采購流程的關鍵節點（例如合同付款、免稅辦理完畢、到貨等）會自動觸發Email通知，方便、快捷、高效地使當事人能夠實時了解情況。

2 高校儀器設備信息化管理的發展趨勢

高校儀器設備管理涉及許多新的知識領域、新的技術，涉及眾多部門。高校儀器設備信息化管理系統應該是既符合服務、高效、動態的管理理念和工作流程，又采用先進技術［16］的復雜系統。因此，單純的面向對象的信息化管理系統已經不能適應高校設備管理發展的需要。建立面向過程的儀器設備信息化管理系統將成為必然趨勢。

應該積極探索適合未來儀器設備管理特色的、完善的、面向過程的信息化管理系統。目前儀器設備的采購審批還不能離開紙介質文件［17］，在一定程度上造成人力和物力的浪費。未來需在系統中引入電子簽章等功能［18］，以提高工作效率，降低紙張成本等，形成低碳、綠色的工作方式。

完善的儀器設備信息化管理系統，對采購過程風險的防范機制也是必不可少的。在設計信息化管理系統時，應充分考慮采購執行階段的時間風險、采購方式選擇風險、采購計劃風險、項目分解風險等，并通過系統來實現控制。

此外，還應當增強對特種設備的安全管理。特種設備是指涉及生命安全、危險性較大的設備或設施，如放射設備、化學設備、鍋爐、壓力容器、電梯等［19］。系統在對特種設備進行管理時，應增加相關管理部門審批模塊，以方便統一監管。

儀器設備信息化管理系統離不開高新技術的支持，如無線射頻識別［20］、條形碼技術［21］等。提高管理效率、增強設備管理透明度是設備管理的最終目標；高效、快捷的信息互動平臺是必不可少的使用手段。因此，系統需要多種形式的儀器設備信息的定制與發布，系統信息的發布除具有用戶查詢功能之外，關鍵節點的信息發送形式都應該有所考慮和體現。系統不但應具有信息主動發送功能，還應具有用戶信息定制、選取信息發送的功能。

3 結束語

每所高校的儀器設備管理都有自己的特點和需求，很難找到一套普遍適用的高校儀器設備信息化管理系統［22］。高校在開發本校的儀器設備信息化管理系統時，不僅需要根據自身的發展階段來量身定做，還需要與時俱進，以先進的管理理念為宗旨，以高端的技術手段為依托，為學校建設貢獻力量。

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