物業公司的檔案管理與創新模式

王慧娜

（伊春市湯旺河區物業公司，黑龍江 伊春 153037）

湯旺河區位于黑龍江東北部，小興安嶺頂峰，橫跨南北坡，系伊春市所屬政企合一單位，成立于1958 年，自2008 年被國家環保部和國家旅游局授予國家公園試點單位，在此之前，湯旺河區沒有物業公司，物業公司的工作由區公用事業局、房建處、建設局及街道辦事處分別負責，湯旺河區成立物業公司后，對物業公司的檔案進行了重新歸檔、重新整理，目前主要是紙質文字檔案、照片檔案，下一步我們將逐步完善成為聲像及電子檔案。

湯旺河物業公司檔案是湯旺河物業公司在從事物業管理活動時形成的各種上級文件、文字材料、、照片、圖冊、聲音、圖像等不同形式的歷史記載。隨著湯旺河區物業公司物業管理的不斷發展和完善壯大，物業公司的檔案的種類也不斷增多，但總體來看，湯旺河物業公司的檔案基本上可以分為兩個大部分：一是普通類型的檔案，是由湯旺河物業公司作為一個基層單位正常運作而形成的檔案，主要包括黨政、工會、群眾團體即物業公司黨群管理工作形成的文件材料檔案、物業公司行政管理工作形成的文件材料檔案、物業公司基本建設工作形成的文件材料檔案。二是專業類型的檔案，是物業公司特有的專業檔案，由湯旺河物業公司在物業管理活動中日常運作形成的物業公司黨群管理工作形成的文件材料檔案，主要包括物業公司設備儀器管理形成的文件材料檔案、物業公司的財務及會計檔案物業管理工作形成的專業文件材料檔案。

一 湯旺河物業公司檔案特點

1、部分檔案陳舊老化。在區政府成立物業公司之前的檔案是由原區公用事業局、房建處、建設局及街道辦事處分轉過來的檔案，很多檔案都年代久遠，加之保管不善，造成檔案破損嚴重，尤其是基建檔案和設備檔案，現我單位正在對這部分檔案進行修復和核對，確保檔案的利用價值。

2、新的湯旺河區物業公司檔案逐步完善、趨于完美。隨著湯旺河國家公園的建設，黑龍江省旅游名鎮的發展，以及國家棚戶區改造的政策，我區加大了建設力度，新的小區建設生機勃勃，我單位從源頭抓起，物業公司檔案健全、清晰，改善了過去檔案的陳舊凌亂面貌。

二 湯旺河物業公司檔案的主要內容

1、物業公司黨群管理工作形成的文件材料檔案。是湯旺河物業公司開展黨委、工會、團委、婦聯工作時形成的各類文件材料。

2、物業公司行政管理工作形成的文件材料檔案。是湯旺河區物業公司在日常公務活動、內部管理工作及開展物業經營活動中形成的檔案。

3、物業公司基本建設工作形成的文件材料檔案。是湯旺河區在本區施工的建筑物、地上以及地下部分的管線等本區基本的建設工程的規劃時期、設計時期、施工時期和使用維修及修復活動中形成的各種科技檔案。對湯旺河區物業公司來說，主要是指在接管驗收開發商以及建設單位移交給湯旺河區物業公司的新建物業或接管驗收已經投入使用的原有物業時所收到的文件、圖紙材料，以及在以后的物業管理活動中進行的修復、改造所形成的圖紙以及文字材料。

4、物業公司設備儀器管理形成的文件材料檔案。是指湯旺河物業公司所擁有的固定資產，機器裝備、相關的儀器和相關的儀表及其他物品的保存檔案。包括湯旺河區物業公司的現有的辦公設備，使用中的車輛、通信及復印打字設備、所能使用說明書、安裝維修記錄的文字材料和使用的圖紙等相關材料。

5、物業公司的財務及會計檔案。是湯旺河區物業公司在日常的經營管理活動中所形成的文字材料。包括物業公司的會計憑證、物業公司的會計決算、物業公司的會計賬簿、物業公司的年度財務報告、物業公司的年度會計報表等。

6、物業公司職工人事檔案。是湯旺河區物業公司記錄本單位人員，包括干部和職工個人記錄方面的檔案。

7、物業管理工作形成的專業文件材料檔案。是湯旺河區物業公司在開展具體的本單位的物業管理活動中形成的文字材料，是反映湯旺河區物業公司的基本狀況、所管轄的居民業主和廣大的居民搬遷以及區物業公司管理部門的正常管理、經營活動情況，具有非常有用的利用價值，具有湯旺河區物業公司的專業性質的各種形式的文字方面的材料。

8、其他方面的檔案。

比如實物類方面的檔案，聲像類方面的檔案，也可以叫做特殊類型的檔案。湯旺河物業公司檔案管理制度及注意事項如下：

一是建立健全完善的檔案管理制度。要依據《中華人民共和國檔案法》、國務院《物業管理條例》、《湯旺河區檔案管理條例》的規定，結合我區實際，建立健全檔案管理規定、各類文件材料的方面的歸檔制度、檔案的開發和利用制度、檔案的安全和保密制度、檔案的貯存和保管制度、檔案的鑒定以及銷毀的制度和檔案人員崗位責任制。實現檔案管理的規范化、制度化，切實保證檔案資料收集齊全、真實準確、安全保管和方便利用。

二是物業檔案整理要及時、規范，方便檢索。文件材料辦理完畢后按照要求及時歸檔，依據標準進行規范整理，并編制檢索工具，方便利用。逐步實現計算機管理檔案，進一步提高檔案管理水平。同時要保守檔案機密，維護物業公司檔案材料的完整，防止材料破損，更要方便于檔案文字材料的使用。保管與利用是密切相關和緊密相聯的，科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。建立健全保管制度是湯旺河區物業公司進行有效保管的關鍵部分。其基本內容大致包括五部分：文字材料方面的歸檔制度。要對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；檢查以及核對方面的制度。檢查的內容是多方面的，要對物業檔案材料本身進行檢查，查看有無霉爛、變色、蟲蛀等，有沒有其他存放方面的錯誤等；轉遞方面的制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度；保衛保密制度；統計制度。

湯旺河區物業公司的檔案管理是我區的新生事物，我們一定妥善處理好安全保管與開發利用的關系。同時不斷改善檔案保管存放條件，確保湯旺河區物業公司的檔案安全。對湯旺河物業項目的檔案資料保管高度重視，嚴格借閱、歸還手續，保證檔案資料完整。充分開發利用湯旺河區物業公司檔案資源，為維護湯旺河區業主權益方面發揮作用。