水利工程檔案管理淺議

□李 亞（南陽市鴨河口水庫工程管理局）

1.水利工程檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案意識淡薄，思想不到位

當前，許多參加水利工程建設的單位檔案意識淡薄，對工程檔案工作缺乏應有的重視，在工程建設過程中存在“重建設，輕檔案”的思想，沒有認識到所形成的水利工程檔案是工程建設和日后管理的重要依據。而在工程施工階段，由于任務重，參建單位往往比較重視工程建設進度、質量等問題，忽視檔案資料的收集、整理等工作。

1.2 工程檔案管理制度不健全

有些水利工程建設單位檔案管理制度不健全，沒有制定應有的檔案管理規章制度，有些單位雖然制定了相關的規章制度，但缺乏有效的管理和監督機制，工作中隨意性大，導致部分檔案不能及時歸檔，影響了科技檔案的完整與準確，使水利工程檔案難以做到規范化、標準化和制度化。

1.3 工程檔案管理人員業務水平不高

在水利工程建設過程中，檔案工作人員一般都是工程技術人員多，有的是臨時抽調，且身兼數職，沒有經過業務培訓，缺乏工程檔案專業知識，對水利工程檔案管理相關法律和制度不熟悉，有些檔案工作人員不直接參加工程的施工管理工作，缺乏水利工程管理的經驗，這些都可能使水利工程檔案案卷質量差、不規范，影響歸檔質量。

1.4 工作人員缺乏收集、整理資料的經驗，突擊建檔

水利工程是一項系統工程，水利工程檔案必須具備原始性、真實性和完整性這三個條件，有些檔案工作人員對工程檔案的收集范圍不明確，工程人員移交多少就接收多少，往往造成文件材料不齊全，有的缺重要的數據、記錄或試驗報告，有些簽章手續不齊全，復印件居多等。有些施工單位沒有按照工程的進度收集、整理檔案資料，突擊建檔。這些現象直接導致工程檔案竣工資料不完整、不規范，不能如實反映工程的現狀，給日后工程的運行管理和維護利用帶來困難。

2.對做好水利工程檔案管理工作的認識

2.1 提高工程檔案的歸檔意識，建立完善的檔案管理制度

檔案行政管理部門和工程建設管理部門要采取多種形式加大宣傳力度，組織參建單位領導、職工認真學習《檔案法》、《水利工程建設項目檔案管理規定》等相關的法律、法規，提高大家對水利工程檔案工作的認識。把檔案工作納入水利工程建設的總體格局之中，明確具體責任，實行統一領導，專人負責。在工程建設初期就制定本工程檔案的收集、整理、保管等一系列制度，并嚴格執行；在建設過程中建立健全涉及建設、設計、施工、監理等部門的檔案網絡管理機制，做到檔案工作各個環節都有章可循、有法可依。

2.2 提高水利工程檔案管理人員的綜合素質

水利檔案管理者不但要學習檔案業務知識，也要學習水利工程管理的專業知識。建設單位應定期組織相關人員參加檔案業務培訓班，幫助他們熟悉檔案理論知識和具體操作方法，使他們懂業務、懂相關規章制度。工作中提倡愛崗敬業，增強服務意識和能力。同時要學習現代化管理知識，不斷提高自身的專業技術能力，切實擔負起水利工程檔案管理的職責。

2.3 水利工程建設與工程檔案工作同步進行

大中型水利工程具有協作部門多，建設工期長，檔案內容豐富，涉及面廣等特征，所以工程檔案工作必須從平時做起，與工程建設實行同步管理，在工程提出論證初始就對工程建檔工作通盤考慮，統籌規劃，遵循工程建設與檔案工作的規律，在前期下達計劃、施工、驗收（鑒定）時，同時進行收集、整理、歸檔工作。參建單位及時做好工程檔案的審理鑒定工作，完成一項，審理一項，不要等工程全部竣工時“算總帳”。這樣才能保證水利工程檔案的完整、準確、系統。

2.4 明確水利工程技術資料的歸檔范圍

《水利工程建設項目文件材料歸檔范圍與保管期限表》是對項目法人等相關單位應保存檔案的原則規定，劃定一定的范圍，可以規范各級管理人員收集、分類、整理、立卷、編目、鑒定等歸檔行為。以大中型水庫除險加固工程為例，大體包括以下范圍：工程建設前期文件材料：項目立項、勘測設計、可研報告、初設報批及審批文件等。工程建設管理文件：開工報告、建設征地及其申批文件；重要合同、會議紀要等。施工文件材料：組織設計；設計變更文件；各種監測、隱蔽工程記錄；施工總結等。監理文件材料。設備開箱檢驗記錄、圖紙等。工程概算、預決算、審計等文件；工程竣工驗收文件：各類工程竣工總結及報告；全部竣工圖。有關工程的照片、錄音帶、錄像帶、光盤等聲像資料。工程所獲得的榮譽資料（獎杯、獎牌、證書等）。其它需要收集、整理的資料。

2.5 明確水利工程檔案整理的標準及要求，嚴把竣工驗收關

一是所有歸檔文件材料的整理，應符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008），文件內容必須完整、準確、系統；材料載體及書寫印制材料要符合耐久性要求；歸檔的工程文件一般為原件；竣工圖按照《技術制圖復制圖的折疊方法》統一折疊，并做到完整、準確、系統、清晰、修改規范，簽字手續完備。二是歸檔的聲像材料，應注明材料反映的事由、時間、地點、人物、背景及作者等內容。三是電子文件歸檔按照《電子文件歸檔與管理歸定》（2002）、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（1999）執行。四是竣工驗收時，建設、設計、施工、監理單位及擋案行政管理部門應通力協作，嚴把工程檔案質量關，把影響工程檔案真實、準確、齊全的問題解決在竣工驗收中，絕不留下隱患。

2.6 推進水利工程檔案管理現代化

隨著水利事業及科學技術的發展，水利工程各階段同時也產生了大量電子文件，在工程建檔時，紙質檔案與同版電子文件同時收集整理，使其互為補充，相互印證。根據新的檔案管理標準，以簡化整理、深化檢索為宗旨，實現科學化，規范化的管理。利用計算機和網絡技術，加大信息資源的存儲及加工量，實現檔案資源的數據化管理和網絡化傳遞，滿足工程建設多方面整理利用檔案的需求，不斷提高水利工程檔案管理水平。

3.結語

總之，為了保證水利工程建設竣工的質量，必須做好工程檔案的管理工作，使工程檔案工作貫穿于工程建設、設計、施工、鑒定等各個環節，有效地適應并服務于各項水利工程建設，促進水利工程檔案工作沿著正確軌道健康發展，為水利建設事業的發展做好信息資源服務工作。