當前工程檔案管理工作中存在的問題及對策

臧應雨 高迎春 董祥均

(1.中國人民解放軍96126部隊，遼寧沈陽 110033; 2.中國人民解放軍96101部隊，遼寧 沈陽 110033)

近年來，工程檔案的管理工作引起了高度重視，為加強軍隊工程檔案資料管理工作，充分發揮工程檔案資料在工程建設、維護管理和作戰使用中的作用，依據《中國人民解放軍檔案條例》《軍隊基建營房檔案技術管理辦法》對工程檔案資料的整理、立卷、歸檔、移交也進行了要求和規定，統一設置了檔案盒樣式、卷內目錄格式，細化分類編號。檔案資料以工程為主，資料歸檔具有廣泛性、復雜性、階段性和多樣性等特點［2］，給檔案整理帶來相當大的難度。本文就整理過程中發現的問題，提出了一些淺顯的看法，與關心工程檔案管理的同仁商榷。

1 工程檔案的內涵和意義

工程檔案資料是指在工程建設活動中，直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。它產生于工程項目的提出、立項、審批、勘察、設計、前期準備、施工、監督、監理、驗收等工程建設的全過程中的所有活動。它是一種可被人們研究、利用的信息資源，能直接反映陣地工程建設活動的過程和成果。工程檔案即具有檔案的一般性，即原始的歷史記錄，可以作為追溯的根據和憑證;又具有自身的特殊性，即實體作業的技術依據，如陣地在使用、維護、管理、改擴建中的根據和設計、施工技術憑證等。它是工程建設項目管理過程的重要組成部分［3］。

2 當前工程檔案管理中存在的問題

2.1 內容混亂，標準不統一

據了解，本單位的工程檔案盒先后更換了三次，而每一次只是“換皮不改芯”，雖然從外表看起來比較一致，但打開檔案盒其內容卻非常混亂:同一案卷中有圖紙有資料，而且資料雜亂無章，有基建文件，有施工文件，按照規定，全部千余卷無一符合要求。主要原因是對工程檔案管理工作不重視，缺少統一的標準和規定，從檔案收集整理到管理保護，都是依照領導的指示或個人的想法來完成的，檔案資料無先后、無分類、無輕重之分，疊成一摞就是檔案。若查找某個資料，不知道它在哪卷里存著，甚至搞不清到底有沒有，即使把相關案卷翻完了，也找不到答案。

2.2 參建單位多，標準不統一，檔案整理難度大

工程任務特殊性決定了一項工程往往由幾個單位共同完成，個別附屬工程有時還交由地方人員完成。由于之前檔案管理工作的標準并未進行具體明確，導致工程檔案產生的形式混亂，不能正確區別工程檔案的真偽和價值大小，也不能詳細的體現工程檔案的內部關聯，給本次檔案整理帶來巨大難度。主要體現在以下幾個方面:1)圖紙折疊不規范，沒有統一的標準，大多數圖紙需要重新折疊;2)文件分類不明確，有些基建文件分到施工文件資料里，還將其裝訂成冊，給分類工作帶來巨大難度;3)案卷質量不合格，有些頁面排字過滿尤其是左側留白太少，左側文字、圖表被裝訂線壓住而看不到內容，甚至有些文件在裝訂過程中裝反;4)部分文件資料缺失，在這次檔案整理過程中，基建文件資料不全，施工文件中主要缺少設備、產品的出廠合格證、質保書、使用說明書、質檢報告等資料，而工程聲像檔案資料基本沒有。

2.3 聲像、電子文檔等新興載體入檔率低

隨著辦公自動化程度的提高和電子時代的到來，影像、錄音、電子圖片、電子文檔等記錄工程建設活動的方式越來越重要。10年前，我們就已經從膠卷照片，手繪圖紙發展到了今天的數碼照片，CAD電腦繪圖，保存在電腦硬盤中。而這些新興載體幾乎記錄了陣地建設的所有活動，但在本次工程檔案整理中卻沒有發現新興載體。根本原因就是之前沒有重視對新興載體的收集。雖然相關規定對此提出了要求，但沒有指明內容載體依據什么形式歸檔。比如說某工程的質檢活動，圖片或錄像是附在文檔中，還是單獨存檔;是要原始的視頻資料，還是只要經過剪輯、合成的資料。既沒規定記錄的內容，也沒有規定載體的種類，因此，主要資料是以作品的形式存在了個人手中，或辦公電腦內，時間長了或者電腦出現問題便導致資料最終遺失。

3 工程檔案管理的對策及建議

3.1 加強法制建設，完善工程管理制度

應監督檢查工程檔案資料的形成、收集、整理和移交歸檔工作，擬制工程檔案資料管理制度標準。各單位落實上級要求，將檔案工作納入本單位總體發展規劃和年度計劃設立專門的職能部門，強化檔案管理工作的力度，將其與年底評獎機制掛鉤。并根據工程檔案資料管理有關法規制度，制定本單位工程檔案資料的實施細則，用于管理檔案歸檔工作。與參建單位簽署《責任書》，對工程檔案歸檔中獎勵與處罰機制進行具體明確，使參建單位領導和技術人員重視工程檔案的歸檔工作［4］。

3.2 注重業務培訓，指定專人負責

檔案管理人員應提前介入，直接參與工程的調查、施工、驗收等過程，較快、較全面的掌握第一手資料。為加強工程檔案管理人員的專業水平，提高他們對檔案管理的責任心，應對工程檔案管理人員進行業務培訓，階段性地組織檔案業務知識培訓班。并在工地現場至少設1名～2名檔案員，負責現場攝影、錄像、收集和整理現場檔案資料，并配合工程技術人員完成相關任務;按照《細則》要求，結合本單位實際，制定本單位陣地工程檔案資料管理制度和辦法，在強調質量，抓住環節，注重落實上下功夫。

3.3 重視聲像檔案的收集，擇優保留

首先應進行已完工程的聲像資料的搶救性收集，早期工程建設圖片在單位的老同志那里基本都有保留，可通過電話或寫信的方式聯系求得圖片，將其掃描到電腦里永久保存。也可由老同志回憶工程中主要技術指標及工程重要點位技術數據，如管線的埋深及走向等，方便今后對工程的維護。對現有資料應擇優保留，區分類別存檔。如對圖片進行整理，保留主要圖片，確保圖片能反映整個工程即可，將多余的、重復性的圖片刪除節省存儲空間，對音像資料進行必要的剪輯后刻盤保存。每個工號結束后可制作一本畫冊用以記錄工程中各個階段工程情況，并將刻盤存于畫冊之中，方便對施工情況的查閱。

3.4 創新發明，有效利用工程檔案歸檔軟件

為方便今后檔案管理工作，本單位發明了一個工程檔案整理歸檔軟件。首先將每盒檔案資料錄入電腦，便可自動生成每盒檔案卷內目錄和備考表，將一個單項工程的案卷輸入完成后可生成整個單項工程內各工程的資料情況，各部門將所整理數據進行保存備份后傳到上級單位便可完成對整個工程的資料匯總，最后根據錄入資料實際情況完成檔案盒的移交工作。此外，可通過電腦查詢所需資料在資料室中位置并按索引找到案卷盒，查閱卷內資料，有效地提高了檔案查閱的效率。

4 結語

工程檔案管理看似無所謂，但是它的重要性是潛在的，它記錄了整個工程實施的全過程，可以直接反映施工過程中存在的一系列問題，通過工程檔案中的設計資料和圖紙，還可方便有效地進行工程的維護工作。筆者針對自己在工程檔案整理過程中發現的問題，結合《中國人民解放軍檔案條例》《軍隊基建營房檔案技術管理辦法》提出了個人的幾點意見和建議，旨在加強工程檔案管理工作，并希望為今后工程檔案人員整理檔案提供借鑒和依據，使工程檔案管理形成一整套體系。

［1］郭 蕊.依法治檔究竟離我們有多遠——略論建設工程檔案的法治之路［J］.陜西檔案，2007(2)：72-74.

［2］吳 蓉.現代地鐵工程檔案管理之我見［J］.陜西檔案，2008(3)：98-100.

［3］陳一梅.淺析在新時期下如何加強工程檔案管理工作［J］.華章，2011(5)：56-57.

［4］廖建國.重點工程檔案管理工作探討［J］.中國檔案，2011(3)：121-123.