水電工程勘察設(shè)計項目的溝通管理探討

左雷高

(中國水電顧問集團(tuán)成都勘測設(shè)計研究院，四川成都 610072)

項目的溝通貫穿于項目全生命周期。項目相關(guān)各方通過信息的交流和傳遞進(jìn)行溝通，建立人的思想和信息之間的聯(lián)系。良好的溝通管理機(jī)制能有效提高項目管理的效率，是項目管理成敗的關(guān)鍵。

1 水電工程勘察設(shè)計項目中溝通管理的特點及重要性

水電站設(shè)計是一個系統(tǒng)工程，外部影響因素多，需要多專業(yè)共同作業(yè)、多次循環(huán)，往往牽一發(fā)而動全身，各專業(yè)之間需要互相配合、協(xié)調(diào)與溝通。項目溝通管理具有以下特點:

(1)溝通的層次多、范圍廣、內(nèi)容豐富。

(2)溝通的系統(tǒng)性。水電工程項目是開放的復(fù)雜系統(tǒng)，涉及到社會政治、經(jīng)濟(jì)、文化等諸多方面，決定了項目溝通管理應(yīng)從整體利益出發(fā)，運(yùn)用系統(tǒng)的思想和分析方法，全過程、全方位地進(jìn)行。

(3)溝通管理的動態(tài)性。水電工程項目的周期性決定了項目溝通管理的內(nèi)容是隨著項目建設(shè)周期的不同而有所變化。水電工程項目的組織、計劃、控制和協(xié)調(diào)過程中，必須進(jìn)行有效的溝通，溝通是否有效決定著項目的成效。具體來說，溝通在項目運(yùn)行過程中主要有以下幾方面的作用:

(1)是決策和計劃的依據(jù)。項目相關(guān)各方通過工程項目內(nèi)、外部環(huán)境之間的信息溝通，獲得對自己有價值的信息，并依據(jù)這些有價值的信息進(jìn)行項目的決策和計劃。

(2)是組織和控制管理過程的依據(jù)和手段。只有通過信息溝通，掌握項目班子內(nèi)的各方面情況，才能為科學(xué)管理提供依據(jù)，才能有效地提高項目組織的效能。

(3)是改善人際關(guān)系必不可少的條件。暢通的信息溝通，可以減少人與人之間的沖突，改善人與人、人與組織之間的關(guān)系。

(4)是項目經(jīng)理成功領(lǐng)導(dǎo)的重要手段。項目經(jīng)理是通過各種途徑將自身意圖傳遞給下級人員并使下級人員理解和執(zhí)行。

2 項目溝通管理的流程

項目溝通管理包括為確保項目信息及時并恰當(dāng)?shù)厣?、收集、存儲、調(diào)用并最終處置所需的各個過程。具體包括以下過程:

(1)識別項目干系人，進(jìn)行項目干系人的分析。

識別所有受項目影響的人員和組織并記錄其利益、參與情況和對項目成果的影響力的過程是項目進(jìn)行溝通管理的基礎(chǔ)。

通過識別每個干系人可能產(chǎn)生的影響或提供的支持，并把他們與項目的目的聯(lián)系起來。對干系人進(jìn)行分類和排序，最終形成“項目干系人分析矩陣”，其目的是要針對不同的關(guān)鍵干系人采取不同的管理策略。

(2)編制溝通管理計劃。

項目溝通管理計劃是確定項目干系人對信息溝通的需求，是對項目整個生命周期中信息溝通的內(nèi)容、方式和渠道等各個方面的計劃與管理，它是項目溝通管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。具體包括:項目信息管理系統(tǒng)的建立、信息系統(tǒng)的維護(hù)和系統(tǒng)使用說明、接口管理規(guī)劃以及項目狀態(tài)會議、項目團(tuán)隊會議等。

(3)建立高效的溝通方式和信息的發(fā)布。

在項目執(zhí)行過程中，溝通就是建立多專業(yè)的信息共享制度，對信息沖突時的解釋機(jī)制和發(fā)布信息制度等。項目的溝通方式包括項目內(nèi)部溝通和項目外部溝通兩個方面。項目內(nèi)部溝通是指項目經(jīng)理部與組織管理層、項目部所涉及的各專業(yè)部門以及內(nèi)部各成員之間的溝通與協(xié)調(diào)。可以采用授權(quán)、會議、評審、檢查、項目進(jìn)展報告、考核和激勵等方式開展。水電工程勘察設(shè)計項目的外部溝通是指項目組與項目組外的項目干系人之間的溝通。外部溝通可采取定期會議制度、聯(lián)合檢查、項目進(jìn)展報告、電話、傳真等方式。

(4)定期進(jìn)行項目績效報告。

績效報告是定期收集、對比和分析項目目標(biāo)與實際數(shù)據(jù)以便了解和溝通項目進(jìn)展與績效情況并預(yù)測項目結(jié)果的過程。

水電工程勘察設(shè)計項目涉及的專業(yè)面廣，制約因素多，項目經(jīng)理需要定期檢查項目狀態(tài)和進(jìn)展情況，如通過每周或每月召開項目狀態(tài)評審會的方法，及時進(jìn)行項目信息交流，了解項目進(jìn)展和項目在執(zhí)行中存在的問題，幫助項目組成員解決問題，激勵項目組成員在其負(fù)責(zé)的部分取得進(jìn)展。

3 項目溝通管理中應(yīng)注意的問題

(1)加強(qiáng)與業(yè)主的溝通，并貫穿于項目建設(shè)的各個階段。

在水電工程勘察設(shè)計中，與業(yè)主的溝通是外部溝通中最重要的方面。從編制設(shè)計工作大綱開始，項目部就應(yīng)主動與業(yè)主溝通，就設(shè)計條件、進(jìn)度計劃、主要設(shè)計方案構(gòu)想與業(yè)主溝通，讓業(yè)主從一開始就了解設(shè)計輸入條件。在主要設(shè)計方案的比選過程中，及時與業(yè)主交流各方案的優(yōu)缺點和設(shè)計方的傾向方案。這樣，在項目設(shè)計成果形成設(shè)計報告后，就不會在重大技術(shù)方案上遭到業(yè)主的反對，進(jìn)而影響設(shè)計進(jìn)度，影響其對設(shè)計服務(wù)質(zhì)量的評定。

(2)采用合適的溝通形式，養(yǎng)成良好的溝通習(xí)慣。

在項目進(jìn)行內(nèi)、外部溝通的過程中要養(yǎng)成良好的溝通習(xí)慣，對于口頭溝通達(dá)成的協(xié)議或結(jié)果，應(yīng)及時通過書面的形式顯示留有記錄并得到溝通雙方的反饋和認(rèn)可，以避免在項目工作過程中的反復(fù)和推諉。

(3)重視溝通效率，節(jié)約溝通成本。

溝通是需要成本的。應(yīng)盡量采取節(jié)約成本的方式達(dá)到溝通的目的，對于能通過網(wǎng)絡(luò)會議、電話會議的就不必采取集中開會的方式;能通過郵件、電話達(dá)到目的的就不必面談;能用規(guī)章制度標(biāo)準(zhǔn)化的事情就不必要進(jìn)行個案溝通等。

4 結(jié)語

項目管理中的大部分工作都是通過溝通才得以進(jìn)行和完成的，項目管理者的大量工作就是溝通。筆者通過對水電工程勘察設(shè)計項目管理中溝通的特點進(jìn)行的闡述，進(jìn)一步理清了水電工程項目中的溝通管理流程以及在管理過程中可能存在的問題，旨在引起大家對項目溝通管理的重視，以期在今后項目執(zhí)行中加強(qiáng)溝通管理，確保項目目標(biāo)的最終實現(xiàn)。

［1］李 瑛，黃建和.防洪工程設(shè)計項目的溝通管理［J］.人民長江，2008，39(19):89－90.