秘書工作主動性的實施策略

余 韜

秘書工作的主動性是秘書崗位職責的重要特征之一，同時也是秘書人員在實際工作中經常面臨的難點問題。秘書人員開展工作時，一般會受到很多因素的制約，這主要是由于秘書工作事務相對繁雜的原因造成的。因此，秘書工作的主動性往往在繁雜的具體工作中被忽略，有必要對秘書工作主動性的含義及其實施策略進行深入探討。

一、秘書工作主動性的主要構成要素

第一，謀略性。謀略性是指秘書人員按照工作要求對相關決策者主動地出謀獻策，這實際上也是秘書在工作過程中“不唯上、不唯書、只唯實”的實際表達。從謀略客體的角度來看，一是包括向決策者提出自己的意見和建議以供決策參考，二是向其他決策參與者提供相應的意見，從而彌補決策前沒有考慮到的事項。

第二，預見性。預見性可能成為現實，也可能只是滿意中理想化的狀態，因此具有或然不定的特點，是指一個人在認識事物發展規律的前提下，對事物發展進行預判和前瞻。一般來說，秘書工作的預見性包括秘書在工作過程中對具體事項進行全面考慮，并在此基礎上事先做好充分準備，以防不備之需。無論是對于秘書人員做好崗位日常工作，還是個人事業上的發展，預見性都具有非常重要的作用。

第三，創新性。創新性是社會進步的源動力。秘書工作的創新性是指秘書人員對自身的工作在一定程度上的開拓性和首創性，這實際上也是秘書工作主動性的最明顯表現。因此，創新性是衡量一個秘書能力大小和工作態度正確與否的重要尺度。從工作實務上來看，秘書工作的創新性包括兩層含義，一是率先想到的，二是率先做到的，這兩個方面分別屬于秘書人員在工作過程中的理論創新和實踐創新。

二、增強秘書工作主動性的相關對策

（一）增強工作責任意識

秘書工作時時處處處于緊張的“戰備”狀態，而且是一項非常繁雜瑣碎的工作，不僅面對千頭萬緒的各項工作，而且隨時需要根據領導的指示和要求來迅速開展工作，秘書工作者的高度責任感和主人翁精神在這一背景下也就顯得格外重要。

當同一位秘書面臨同樣一份工作時，熱情的工作態度和消極的工作態度將會造成兩個截然不同的事項處理結果，。假如秘書工作者面對具體的工作事項不具有高度的責任感，就會導致秘書工作中出現消極的“等、靠”現象，這種“消極怠工”情況在日常生活中比比皆是。人們常說“態度決定一切”，換言之，針對秘書工作而言，這句話其實是對秘書工作者具備責任心的訴求。高度的責任感是秘書工作者始終保持飽滿工作熱情的必要前提，這就需要秘書工作者一方面從平凡的工作入手，立足本職，一步一個腳印地從點滴的小事做起，擔當起自己應負的各項工作責任，并且在具體的工作實踐中不斷錘煉和提升自己的工作能力，另一方面，秘書工作者還需要有積極進取的精神，遇到工作難點不推拖，而是積極主動地面對和分析問題，并積極尋求最佳解決方案。例如，當秘書工作者遇到下級部門多次上門反映工作中出現的問題時，身為秘書工作者不能心懷厭惡地推脫阻攔，而是要真誠地接待，誠懇地聆聽，認真地記錄問題，并在系統整理和歸納問題的基礎上，積極地向領導或有關部門準確、及時地反映這些問題和訴求，從而化解工作障礙和人際矛盾，提高工作效率。

（二）在日常工作中加強學習積累

江澤民同志曾經明確指出“新情況、新問題在改革開放和現代化建設中層出不窮，我們不了解、不熟悉的東西很多，這就需要全黨同志，尤其是各級領導干部必須提高自覺性，必須加強緊迫感，在日常工作中一定要加強學習，廣大領導干部在日常工作中應始終體現學習、學習、再學習的作風”。秘書的工作性質決定了秘書是一個“雜家”，并不一定要在某一方面具有專長，但在知識上一定要廣博，不僅要懂理論上的天文地理，而且要懂現實中的風土民情。人非生而知之，實際上，無論多么優秀的秘書工作者，也必須具備一個“處處留心皆學問”的理念，廣博的知識需要逐步積累才能具備。因此，在必須具備廣博知識的驅動作用下，秘書就必須不斷在日常工作中懂得認真學習和悉心積累，經過長期、認真學習和實踐之后，才能逐漸形成自己的知識體系，并由此不斷增強工作能力。

秘書作為領導的參謀助手，尤其是在當前社會加速變革和經濟發展日新月異的時代背景下，秘書工作會面臨許多新情況和新問題，因此，秘書人員只有加強學習，學而不輟，通過不斷“充電”來增強自身的綜合能力，才能不斷地豐富知識、才能抓住全局，才能站在改革發展的角度來分析當前的問題，才能充分發揮秘書的參謀助手作用，才能適應新形勢的需要，才能跟上領導的思路，才能在領導面臨問題或提出要求時，對難點問題進行及時地跟進和落實，從而為領導機關和領導提供更好的決策和咨詢服務。

在很多時候，由于領導工作繁忙，難免對一些相對細節的問題和事項了解不及時或者了解不充分，這就更加體現出秘書職能的重要作用。因此，秘書工作人員需要通過平時的不斷學習和積累，才能充分發揮好領導的外腦的作用，積極主動地對領導工作中的疏漏給予及時補充和進行正確調整，從而有效彌補由于領導一時疏忽而出現的工作失誤。由此可見，秘書越注重日常工作的學習和積累，工作能力就會相對越強，工作主動性也就越能夠得到體現。

（三）注意開展工作的方式方法

秘書工作者要想充分發揮崗位職能，在很大程度上取決于秘書工作者所選擇的工作方式方法。一般來說，無論什么時候，秘書工作者都要自覺維護好領導的權威，并在這一前提下充分了解領導的習慣和要求。例如，如果秘書工作者的能力很強，在工作中過于表現自己，讓人產生“領導不懂，你懂；領導沒有好主意，你有好主意；領導不對，你對”的印象，從而喪失了領導的權威性，這實際上是秘書工作的一個重大失誤。因此，秘書工作者要在工作中注意運用正確的方式方法，在為領導獻計獻策時達到“潤物細無聲”的效果，從而給人留下“我懂是因為領導更懂，我的好主意變成了領導的好主意，我沒錯是由于領導更對”的印象。

此外，秘書工作者在與領導進行工作溝通的時機上，可以在每天晚上選取一個相對固定的時間，把第二天重要工作的具體安排流程以及注意事項，通過電話交流，尤其是采用手機短信的方式向領導匯報更好，從而能夠讓領導時時可以看到文字信息，以此保證工作的完備性和正確性。

（四）強化具體工作的時間管理

計劃在管理中處于首位，是管理構成要素中的第一要素，凡事“預則立、不預則廢”，正是時間管理重要性在傳統意義上的準確表達。秘書身處樞紐部門，其工作的重要性不言而喻，在面對繁雜的工作時，更需要通過時間管理來對各項工作進行合理地時間分配和利用。

對于秘書工作者而言，永遠沒有時間做每件事，但卻永遠有時間做對你來說最重要的事，這說明秘書工作者時間管理的重點在于如何分配時間。在實際工作中，秘書工作者不僅要對自己的時間進行時間管理，而且還要對領導的時間進行有效的時間管理。例如，很多領導每天都會參加各種各樣的活動，或參加各種大大小小的會議，由于領導的精力有限，時間緊張，秘書工作者的時間管理在此刻也就能發揮出重要的作用。例如，秘書工作者在為領導安排活動時，一定要抓住重點，并按照重要性的大小來合理安排順序，把最關鍵的問題和最主要的工作銘記在心，并適時提醒領導把主要的精力重點放在對關鍵問題和主要工作的處理上，這就類似于通過機器的主軸來有效帶動整個機器高效運轉，以點帶面，從而使其他事情也能夠系統得以解決。

時間管理中有一個“四象限”法，即按照事項的重要性，把相應處理時間的順序安排好，并按照數學理論中的四象限理念來分配待處理事項的對應時間，在分清待處理事項輕重緩急的前提下進行合理安排。一般來說，把最重要的待處理事項安排在最前面，最急的待處理事項則安排在其次，相對不重要的待處理事項安排在第三，既不重要，也不緊急的待處理事項則放在第四，由此一方面提高工作效益，另一方面還能實現時間增值，并節約了人力、物力、財力成本。

（五）注意在工作中處理好服從和盲從的區別

從實際工作來看，有些人評價秘書工作是“被動工作”的同義語，一部分人認為秘書工作但求平平淡淡，無過便是功，不求轟轟烈烈，還有一部分人認為秘書既然處于從屬地位，就只能唯唯諾諾，并總結秘書的工作性質是“推了才能轉，催了才能辦，說了才能干”的工作。上述看法實際上代表的都是一些片面的看法，同時也說明了秘書工作存在的一個問題，就是很多秘書工作者把工作的被動性當作消極怠工的借口。例如，在實際工作中，很多秘書工作者認為“不在其位，不謀其政”，這一觀念導致秘書工作者為了保全自己，對領導的錯誤決策視而不見，有時候甚至是明知有什么不妥的地方也不提出來，這一明哲保身的觀念至少會造成以下兩個不好的結果，一是導致領導作出的錯誤決策的負面影響范圍迅速擴大，有時候甚至到了不可收拾的地步，另一方面還會使領導認為秘書工作者的工作能力不強，沒有發揮秘書工作的應有職能。實際上，領導盡管擁有相對更強的工作能力，但也難免會在工作中出現紕漏，有時候對問題的考慮不周全、處理事情不周到，這就要求秘書人員充分發揮自己的工作職能，在工作過程中要有自己的主見，主動思考，而不是領導怎么講就怎么做，不分青紅皂白，唯領導是從，事事完全服從領導的工作安排。

（六）注意勿讓協調職能變成指揮職能

一方面，由于秘書貼近領導，在大多數時候是領導的第一接觸人，因此被很多人認為秘書的地位是“一人之下，萬人之上，”是領導的接班人。另一方面，秘書工作者經常要代替領導行使一些職權，是領導的形象代言人，容易讓很多人習慣性地誤以為秘書和領導一樣擁有實權。事實上，秘書要避免在協調處理事務中自覺不自覺地滑向指揮、發號施令，應該把自己視為普通的一員。例如，當領導得知下屬單位領導班子存在一些急需解決的問題，由于一時抽不出時間，無法親自處理，因此委派秘書工作者代表上級組織首先去現場了解具體情況，從而為以后能夠更好地解決問題作充分地準備。由于有的秘書工作者沒有正視自己的地位，以領導的身份到下屬單位后，用嚴厲的口氣分別找下屬單位領導成員談話，甚至責令他們多作自我批評，實際上，領導僅是讓秘書工作者去了解情況，而后者卻做了一些超出授權范圍的事，這樣一來，就會自然而然地導致下屬單位員工對秘書工作者工作態度的不滿。因此，秘書工作者在實際工作中要把握好協調職能的度，不能把協調變成指揮，從而真正發揮好秘書工作者的職能。

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