電子文件在我局科技檔案管理中的應(yīng)用

長(zhǎng)江武漢航道局 陽(yáng)元華

隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，各級(jí)部門(mén)都逐漸使用辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)代替以往手續(xù)繁雜的辦公行文、來(lái)往函件，許多日常工作都可以直接在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié)，文件從產(chǎn)生到處理完畢幾乎可以不使用紙和筆。先進(jìn)的技術(shù)和管理方式產(chǎn)生了大量的電子文件。如何將電子文件收集歸檔管理好是擺在我們檔案人員面前的一個(gè)重要課題。

一、電子文件應(yīng)用于科技檔案管理的可行性

1.科技檔案的特點(diǎn)使其適于電子文件管理。科技檔案中涉及到大量的圖表、照片、錄音、錄像等資料，而圖紙、表格、圖片、多媒體音、視頻資料等均可以形成電子文件，且便于完成檢索、復(fù)制、傳輸?shù)裙芾砉ぷ鳌?/p>

2.計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為電子文件應(yīng)用于科技檔案管理提供了可能性。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展及普及，計(jì)算機(jī)管理目前已廣泛應(yīng)用于各行業(yè)生產(chǎn)管理活動(dòng)的方方面面，這就為電子文件應(yīng)用于科技檔案管理提供了可能性。首先，管理信息系統(tǒng)及計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)(CAD)等計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用，辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化辦公日漸普及，這就使檔案的生成方式發(fā)生了很大的變化。各單位和部門(mén)在進(jìn)行文件的起草、招投標(biāo)文件的制作、數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)及處理時(shí)，都可借助計(jì)算機(jī)直接形成電子圖紙、電子文檔表格、多媒體聲像資料等電子文件，為電子文件應(yīng)用于科技檔案管理提供了大量的原始資料和素材。其次，隨著檔案管理辦公條件的改善，辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)得到普及，這為檔案管理部門(mén)處理電子文件提供了保障。由此可見(jiàn)，電子文件應(yīng)用于科技檔案管理已成為檔案管理工作發(fā)展的一個(gè)必然趨勢(shì)。

二、電子文件應(yīng)用于檔案管理的優(yōu)勢(shì)

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，電子文件具有以下優(yōu)點(diǎn)：

1.省錢(qián)。采用電子文件管理檔案，只在初次取得文件時(shí)需要投入一定的資金，文件取得后，要想得到復(fù)件，只需花少量費(fèi)用進(jìn)行復(fù)制即可，如采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件對(duì)檔案進(jìn)行手工編研，需要很多的經(jīng)費(fèi)，從而給單位造成負(fù)擔(dān)。

2.省力。采用電子文件管理檔案，可充分利用和發(fā)揮計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備的潛能，使文件的查詢(xún)、修改、保存、傳輸?shù)裙ぷ鞲淄瓿桑纱罅抗?jié)省人力、物力。

3.省時(shí)。采用電子文件管理檔案，可以縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，從而提高檔案信息的時(shí)效性。

4.高效。采用電子文件管理檔案，信息成果可多份拷貝，從而擴(kuò)大了檔案的應(yīng)用領(lǐng)域，拓寬了服務(wù)范圍，取得良好的社會(huì)效益。

三、我局電子文件的收集、利用及保管

1.電子文件的收集

我局的主要工作職責(zé)是長(zhǎng)江中游航道的維護(hù)管理，轄區(qū)內(nèi)淺險(xiǎn)航道較多，加之近年國(guó)家加大了對(duì)長(zhǎng)江航道的治理、增加了對(duì)航道基本建設(shè)工程的投入力度，因此，在航道維護(hù)、航道基本建設(shè)和航道整治工程中產(chǎn)生大量的航道底圖、招、投標(biāo)文件和基建工程資料等。在收集工作中，我們注重平時(shí)工作中資料的收集，從項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)就要求相關(guān)部門(mén)在工程中嚴(yán)格按檔案收集的要求進(jìn)行資料收集，并經(jīng)常深入項(xiàng)目工地，指導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)資料員將各個(gè)環(huán)節(jié)的資料分別保管、分布在各施工人員手中的資料集中保管，并要求文字和電子資料同步，在工程驗(yàn)收合格后，向檔案部門(mén)提供完整的紙質(zhì)和電子文件檔案，從而使檔案管理部門(mén)可直接獲得電子圖紙、電子文件、電子圖片、電子音、視頻文件等。對(duì)于原有的紙質(zhì)文件，我們也在條件允許的情況下利用計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照像機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)等設(shè)備，通過(guò)文字錄入、圖紙掃描、拍照、錄像等手段，逐步取得原有檔案文件的電子版。

2.電子文件的利用

(1)電子文件在工程投標(biāo)中的應(yīng)用。隨著國(guó)家對(duì)內(nèi)河航道整治力度的加大，長(zhǎng)江和漢江的整治工程日益增多，我局對(duì)外、對(duì)內(nèi)的投標(biāo)工作也日益頻繁。由于內(nèi)河河流的地理概況、水文、氣象和河沙流量的變化都不大，在標(biāo)書(shū)制作中，這些都是可以互相借鑒和引用的。在投標(biāo)過(guò)程中，由于時(shí)間緊、任務(wù)重，每次都要投入大量的人力和物力，以保證標(biāo)書(shū)的制作質(zhì)量和投標(biāo)工作的順利進(jìn)行，并獲得投標(biāo)工作的成功，因此，我們平時(shí)收集的電子檔案在這時(shí)就起到了相當(dāng)大的作用，每次投標(biāo)，我們都提供了多套電子檔案，以便工作人員在原有的投標(biāo)文件上復(fù)制修改，將多個(gè)工程的地理環(huán)境、施工設(shè)備、人員配備等進(jìn)行互相對(duì)比，找出各工程施工中的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)，去弊存利，加以補(bǔ)充完善，提高了標(biāo)書(shū)的內(nèi)涵和制作質(zhì)量，既節(jié)省了人力和時(shí)間，也增加了中標(biāo)的可靠性。

(2)電子文件在航道生產(chǎn)中的應(yīng)用。我們單位主要是負(fù)責(zé)長(zhǎng)江中游航道的管理和維護(hù)工作，隨著季節(jié)變化，長(zhǎng)江水位每年都會(huì)經(jīng)過(guò)枯水和洪水的變化，而我們的工作就是要將每次的細(xì)微變化測(cè)量出來(lái)，并繪制成圖，以便將來(lái)的科研和比對(duì)，因此每年都會(huì)產(chǎn)生大量的航道圖，圖紙載體由最早木版繪圖、紙質(zhì)航道底圖到現(xiàn)在的聚脂薄膜圖紙，保存難度較大。由于查找頻繁，圖紙經(jīng)常抽出再放回去，損害也很?chē)?yán)重，特別是紙質(zhì)圖紙，常有破損。現(xiàn)在有了電子圖，只要在電腦上點(diǎn)擊一下就可以出來(lái)了，打印和網(wǎng)絡(luò)傳遞也很方便，從而保證了原版圖的使用壽命。電子檔案為我局的網(wǎng)絡(luò)資源共享，為航道建設(shè)提供了快捷、高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，發(fā)揮出它獨(dú)特的作用。

(3)電子文件在航道基本建設(shè)中的應(yīng)用。我局轄區(qū)總長(zhǎng)有755公里，線(xiàn)長(zhǎng)點(diǎn)多，有些水道在荒無(wú)人煙的地方，職工吃住都在小小的工作船上，工作環(huán)境非常惡劣。國(guó)家在加大航道治理力度的同時(shí)，也增加了對(duì)航道基本設(shè)施的投入。在站房的建設(shè)過(guò)程中，我們?cè)谫Y料收集時(shí)注重對(duì)隱蔽工程資料的收集，在施工各個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)，到工地或委托基建人員對(duì)施工點(diǎn)進(jìn)行拍照或攝像，以確保工程施工質(zhì)量，并將工程概況、施工過(guò)程、完工實(shí)景等以照片和錄像的形式制成專(zhuān)題片，在項(xiàng)目檔案驗(yàn)收會(huì)議上進(jìn)行播放，以邊播放邊講解的方式，讓驗(yàn)收人員如身臨其境，還沒(méi)看資料，就已對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目有了大致的了解。通過(guò)電子文件的利用，我們已使多個(gè)基建項(xiàng)目一次通過(guò)檔案驗(yàn)收，并獲工程竣工驗(yàn)收交付使用。

3.電子文件的保管

電子文件有別于傳統(tǒng)的檔案文件，載體材料主要是光盤(pán)，對(duì)溫度、相對(duì)濕度和環(huán)境都有嚴(yán)格的要求。針對(duì)電子文件的保管要求，在電子文件形成和使用過(guò)程中，我們采取嚴(yán)密的防灰塵措施，不讓灰塵污染電子文件表面，形成物理?yè)p壞，造成記錄信息的損毀，使數(shù)據(jù)丟失；購(gòu)買(mǎi)了專(zhuān)用的保管柜，嚴(yán)格按電子文件保管的溫、濕度要求，杜絕磁性、有害氣體和光線(xiàn)對(duì)電子文件的損害；我們經(jīng)常對(duì)電子文件進(jìn)行復(fù)制，以防止信息丟失。

四、電子文件應(yīng)用于科技檔案管理的難點(diǎn)及對(duì)策

電子文件應(yīng)用于科技檔案管理已成為一種趨勢(shì)，但就目前的實(shí)際情況看，還存在一些難點(diǎn)，主要有如下幾點(diǎn)：

1.規(guī)章制度不夠健全。由于目前科技檔案管理電子化還沒(méi)有得到普及，各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員對(duì)此項(xiàng)工作缺乏認(rèn)識(shí)，只圖自己一時(shí)的方便，不愿移交給檔案部門(mén)；有的認(rèn)為只有紙質(zhì)文件就夠了，不愿再制作電子文件。針對(duì)這種情況，我們加大宣傳推廣檔案管理電子化工作的力度，制定相應(yīng)的管理辦法，定期上門(mén)收集，協(xié)助他們制作電子文件，并提供方便、快捷的借閱方法，促使各部門(mén)主動(dòng)移交電子文件，以保證檔案內(nèi)容的齊全和完整。

2.管理系統(tǒng)不夠完善。目前還沒(méi)有形成一套統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)化的科技檔案管理系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)電子文件信息資源共享的要求，針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，我們目前已就辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和世紀(jì)科怡公司就檔案數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)簽訂合同，使文件資料能更快速地轉(zhuǎn)化成電子檔案，也使各部門(mén)能更便捷查閱、使用，以提高電子文件的利用率。