企業信息管理一體化的思考

王敏(中國石化揚子石油化工有限公司檔案館，江蘇南京，210048)

目前，不少大型企業在企業信息管理一體化方面進行了有益的探索和實踐，然而更多的企業在企業信息工作方面條塊分割，因循守舊，沒有有效地整合企業內部的信息資源，難以適應企業生產經營、改革發展、科研開發的要求。筆者以為，要改變這一狀況，需要企業從機構設置、人員配備、業務整合等方面有所突破，縮短企業信息業務管理流程，充分利用計算機網絡技術，實現企業信息的數字化管理，以便更為便捷地為企業的戰略決策、生產經營、改革發展提供檔案、圖書文獻、情報資料、統計分析等信息。

一、實行信息管理一體化是企業發展的內在要求

(一)企業決策及生產管理的信息需求

在企業的生產經營、改革和發展過程中，存在著大量的經營決策問題，如企業的發展戰略、技術改造、產品結構、新產品開發等，而決策離不開信息，因此，及時準確地掌握信息，才能使企業在激烈的市場競爭中立于不敗之地。

企業信息管理服務的對象從總體上講是企業本身的發展，從個體上講主要是企業的領導層、專業管理人員，由于服務的對象不同，信息需求也各有差異。

1.企業領導層的信息需求

企業的領導人員是企業生產經營、改革發展的決策層、組織者，把握著企業生產經營、規劃著企業改革發展的方向，進行著各種重要或重大的經營決策。其決策過程中需要反映本企業生產經營情況以及本行業國內外現有水平和發展趨勢的經濟技術信息和發展戰略信息。企業領導層主要是利用帶有全局性的、方向性的經過加工處理后形成的綜合信息，其來源主要通過網絡、檔案文件、書刊文獻、情報資料、新聞報紙等。

2.企業專業技術人員、管理人員的信息需求

企業專業技術人員、管理人員是企業的執行層，企業專業技術人員、管理人員是生產經營、建設發展、科研或新產品開發的執行者，他們從事具體的專業管理和技術工作，其信息需求主要在管理知識、專業技術信息等方面。

企業專業技術人員、管理人員主要是通過網絡數據、檔案文件、圖書文獻、情報資料、專利文獻、期刊報紙等獲取和利用信息的。

由此可見，企業信息管理是企業在運營和發展過程中進行正確的戰略決策、取得經營管理主動權的前提，是進行市場預測和分析的基礎，是企業生產經營、改革發展、科研開發的向導。隨著企業信息管理向經濟、市場、管理、科技、社會等方面延伸和擴展，實行檔案、圖書文獻、情報資料等企業信息管理一體化，可以形成合力，有利于企業信息的開發利用，有利于企業信息管理邁向企業知識管理的更高臺階。

(二)企業經營體制和機制的改革，要求實行一體化

1.企業不斷進行經營體制和機制的改革，機構設置不斷優化、扁平化，需要企業信息管理實行一體化。企業信息管理一體化可克服企業機構設置重疊，職能交叉、多頭管理、責權不明的弊端，能充分利用好企業的人力資源，提高組織績效，降低運營成本。

2.企業信息管理的特點表明:如果分散管理，各自為政，必將造成收集、保管、加工等重復建設，既浪費人力物力財力，又致使信息流通不暢，形成信息孤島。因此，我們應該從企業過去分立的“檔案館”、“圖書館”、“情報室”、“資料室”的狹隘概念中走出來，充分利用計算機網絡等科技發展的成果，建立企業信息管理的新模式。

3.檔案文件、圖書文獻、情報資料管理對企業來講，不能產生直接的經濟效益，一般不屬于企業的核心部門，居于“較小”、“較弱”、“從屬”的地位，但把它們整合起來后，實行管理一體化，就可積小而成大，合弱而變強，轉兼為專，協調發展、互為補充，獨立開展業務工作，成為企業的信息資源中心，為企業的生產經營、改革發展、科研開發等工作提供支撐。

二、探索建立企業信息管理一體化新模式

以揚子石油化工有限公司為例，為貫徹中石化總部提出的“理順檔案管理體制，強化檔案集約化管理”要求，加快建立與公司健康、快速發展相適應的檔案圖書管理新模式，擬調整原有管理模式，對檔案圖書管理系統實施重組、整合。

(一)重組、整合的重要意義

1.有利于實施檔案圖書業務的歸口管理，提升專業管理水平。

2.有利于檔案圖書系統人、財、物等各類資源的整合、優化，解決部分二級單位檔案、圖書專業技術力量薄弱、硬件設施不足的結構性矛盾。

3.有利于檔案和圖書文獻資源的充分共享和開發利用，使檔案和圖書系統更好地為公司生產經營、改革發展提供專業支持，豐富職工文化生活。

(二)重組、整合的基本原則

1.統籌優化原則。調整組織形式，實施一級管理，整合檔案圖書資源、基礎設施、人力資源，最大限度地挖掘資源潛力。

2.整體提升原則。通過優化重組，全面提升專業管理，使檔案、圖書管理和服務水平上升到新的高度。

3.穩步推進原則。充分認識檔案圖書系統專業化重組的特殊性，先行開展組織機構調整，分步實施辦公和檔案保管、查閱服務場所的整合、改造，逐步完善基礎設施和運行機制，確保業務平穩過渡，確保檔案資料的安全、有序交接。

(三)重組、整合的主要目標

1.基本實現檔案和圖書、文獻資料的統一管理。成立檔案中心，歸口管理公司檔案圖書業務事項，解決公司檔案館和各二級單位檔案室檔案管理分割界面不夠清晰、少數檔案資料重復歸檔、各二級單位檔案資源不能充分共享利用，以及圖書文獻資源采編加工、服務職責分散、重疊等不足。

2.提升管理標準和專業管理水平。規范檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、開發利用，提高管理標準；改造和完善檔案設施、場館、裝具等硬件；推進圖書和文獻資源建設；整合人力資源、優化人員結構，加強檔案管理專業力量，推行上崗資格準入機制，提升專業管理水平。

3.提升服務內容和服務質量。通過對現有檔案、圖書、文獻資料信息系統、平臺升級和整合，實現跨庫共享，推進檔案電子化和圖書電子資源建設，使系統服務功能更加完善；提供檔案上門服務、職工流動書屋圖書定期配送更換服務；制定檔案圖書服務規范，定期開展服務滿意度調查，切實提高服務水平。

企業實行檔案、圖書文獻、情報資料工作一體化，把企業檔案、圖書文獻、情報資料、網絡數據管理等工作進行有效整合，既有明確的分工，又有密切的協作，既有內在聯系，又有不同側重，既杜絕重復建設，又縮短了工作流程，充分發揮了企業信息工作效能。因此，企業信息管理一體化工作將會在企業改革發展中發揮更大的作用。