試論網絡虛擬信息化團隊的溝通

姚 遠

（河海大學商學院，江蘇南京，211000）

1 網絡虛擬信息化環(huán)境下的團隊溝通

在經濟全球化和信息通訊技術的催生下，網絡虛擬組織可以通過契約網絡和物流網絡整合世界各地的資源，獲得比傳統(tǒng)組織更快的發(fā)展速度和更大的發(fā)展空間。虛擬團隊作為一種典型的虛擬組織形式，正在得到越來越廣泛的應用。

近幾年來，信息技術的不斷發(fā)展與完善，虛擬團隊的興起。問題也隨之而來，如團隊之間的有效溝通及管理等方面的問題，如果溝通問題不能得到及時有效地解決，進而會影響、制約甚至阻礙虛擬組織的健康發(fā)展。

信息溝通技術是虛擬團隊的基礎，合作和智力共享是團隊順利運行的必要手段。（1）信任，在虛擬團隊中信任是執(zhí)行任務的基礎，信任這些來在不同國度、不同背景的成員，所組成的團隊；（2）溝通，是影響虛擬團隊成敗的關鍵因素之一，同時也是影響其他關鍵因素的要素。由于地域分散性，只能通過通訊工具支持，使得信息接收十分有限且易出現(xiàn)溝通問題；（3）團隊成員，虛擬團隊存在的根本目的是使優(yōu)秀的人組成一個團隊以應付快速變化的環(huán)境和激烈的競爭。

2 虛擬團隊溝通有效性的影響因素分析

2.1 時空因素

由于虛擬團隊的人員，地理位置分布較為廣泛，不可避免的產生了多個時區(qū)的分布，所以跨越時區(qū)進行合作是虛擬團隊的一項重要特征。虛擬團隊成員跨越時區(qū)會引起行程安排與合作活動的困難。虛擬團隊所面臨的是由空間與距離帶來的溝通上的種種障礙。經濟全球化的發(fā)展及全球化市場競爭的日益激烈，越來越多的公司不僅將項目合作、新產品的研發(fā)、大型的推廣活動放在了全國，甚至已經延生至全球范圍，以整合各地的資源進行有效競爭。這種地域的分散性讓許多企業(yè)和項目必須采用虛擬這樣的經營模式。空間距離本身不僅會影響溝通，更是降低了成員之間面對面交流的機會，成員之間的非正式溝通有助于成員的人力資本的經驗積累以及組織的技術創(chuàng)新，有助于建立成員之間良好的工作關系，然而非正式溝通的減少容易使成員產生焦慮和孤獨感。由于缺少面對面的交流，無法掌握情感信息、行為信息以及語言信息所表達的觀點、意見及態(tài)度等等。

2.2 文化因素

文化因素是最容易被忽視的，也是更加復雜的影響因素。語言、民族、個性、教育、信仰、工作習慣、公司文化、溝通方式、非正式組織等這些文化上的差異都能構成溝通障礙。虛擬團隊中成員的分布較為廣泛，導致成員間受各個地區(qū)或國家的文化影響較大，特別是語言上的差異，很容易導致信息交流時的信息缺失和信息失真；文化差異也容易使團隊成員對信息的感知、分析和理解出現(xiàn)主觀上的偏差，導致信息的接收出現(xiàn)障礙。合作過程中，習慣性的防衛(wèi)心理和行為也對信息溝通中的互動環(huán)節(jié)設置了障礙。這在無形中給團隊間的有效溝通增加了難度。

2.3 溝通手段因素

信息通訊設施是虛擬團隊的構造基礎，一旦通訊設備出現(xiàn)了故障，信息的傳輸就會被完全中斷，使得團隊的正常運轉受到影響。更重要的是，借助信息技術實現(xiàn)的電子溝通尤法傳達非言語非文字信息，諸如情緒、態(tài)度、表情、行為等，在虛擬環(huán)境巾是很難真實再現(xiàn)的，這無疑也降低了溝通的質量。而且，由于團隊成員對信息溝通有著不同的技術水平和熟悉程度，也會導致溝通障礙。

3 虛擬團隊有效性溝通存在的問題

從虛擬團隊的時間因素、空間因素和文化因素可以看出，虛擬團隊的有效性溝通是非常重要的。但是由于團隊成員的分散性與文化差異，使得成員之間的溝通存在很多不確定性。以下是造成虛擬團隊溝通的問題。

3.1 缺乏溝通的連續(xù)性

受到時間因素的影響，團隊成員在不同的地區(qū)，不同的工作時間和不同的工作習慣，都會導致團隊成員不能保持實時溝通。

空間距離使得團隊成員減少了面對面交流的機會，在人際關系的維系上有很大影響，這樣也會影響團隊成員的協(xié)作關系。

3.2 缺乏良好的溝通管理

由于虛擬團隊的時空差異性，虛擬團隊的成員不在同一場合進行工作，缺乏面對面的交流，都會影響團隊溝通的管理。根據(jù)虛擬團隊的柔性特征，每個成員都具有自身的核心競爭能力，并能輕易離開團隊。這樣會給虛擬團隊不僅帶來人員上的流失，還會造成團隊信息以及技術的泄露，給團隊造成損失。

3.3 缺乏良好的溝通環(huán)境

由于團隊成員處在不同的地域，有著文化上的差異，或多或少的會出現(xiàn)隔閡，嚴重的甚至會出現(xiàn)文化沖突。導致信息理解偏差和誤會，較低團隊績效。

3.4 溝通手段的脆弱

由于虛擬團隊的溝通基本都依賴于互聯(lián)網技術與現(xiàn)代通訊技術，溝通的渠道相對較少。如果出現(xiàn)系統(tǒng)故障或硬件問題，將會對虛擬團隊的溝通產生較大的影響。

4 虛擬團隊有效性溝通問題的對策

4.1 加強溝通的連續(xù)性

由于虛擬團隊缺乏面對面的交流機會，成員之間應該積極的保持溝通，讓信息在成員之間更加具體化。加強非正式溝通。非正式溝通是提高虛擬團隊績效的重要手段，如定期舉行

網絡聊天、視頻對話等，工作之余可以適當增加詼諧幽默的內容提高溝通平臺的使用率，使成員間的員工關系更加輕松。

4.2 建立有效的溝通管理

（1）制定溝通規(guī)范和溝通指南。通過記錄每位成員使用通訊工具的次數(shù)，達到溝通順暢的效果，建立成員之間良好的合作關系。

（2）建立管理溝通部門。管理團隊間的溝通，從一定程度上可以改變虛擬團隊溝通不到位、缺位和溝通事務落不到實處的不良現(xiàn)象。

（3）倡導信息豐富化。為了避免思維沙漠化，可以在信息傳遞的過程中，加入自己的個人觀點以及看法，這樣讓信息傳遞更有趣味，也可以啟發(fā)和引導成員的思維。

4.3 建立良好的溝通環(huán)境

（1）跨文化培訓。通過跨文化培訓讓成員了解文化差異所會帶來的文化沖突，接受他國文化，尊重不同文化背景下的成員行為，降低文化休克帶來的困擾。

（2）組建互補性的虛擬團隊。在組建團隊時，可以選擇不同環(huán)境下的成員，激發(fā)團隊成員的模仿和學習能力，增加相互吸引力，使團隊成為一個和諧默契的整體。

4.4 加強技術手段

（1）使用先進的通訊設備。現(xiàn)代通訊技術的不斷成熟，在保證高效的信息傳輸?shù)幕A上，使溝通更加具現(xiàn)性、更加人性化。

（2）掌握信息通訊技術。虛擬團隊需要通過培訓讓成員更加了解和掌握信息通訊技術，可以熟練的使用信息通訊工具，并能獨自解決簡易的安裝維修問題，使虛擬團隊的成員可以更加完善的使用信息通訊工具進行有效溝通。

（3）運用多種溝通方式及手段。通過掌握多種溝通方式及手段應對遠程溝通中信息傳輸手段的脆弱性，例如，使用書面媒體、語言傳輸媒體、數(shù)字電子媒體等等。

（4）保證溝通標準一致。由于現(xiàn)代網路技術的復雜性，不同的網絡標準會使連接出現(xiàn)不兼容，影響溝通、信息傳輸?shù)馁|量。應建立虛擬團隊內部網絡，使信息傳輸能夠自由互轉。

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