職業院校秘書教育應加快職業化進程

吳良勤 樊旭敏

（1鐘山職業技術學院，江蘇 南京 210049；2浙江經濟職業技術學院，浙江 杭州 310018）

何謂職業化，就是工作狀態的標準化、規范化、制度化，即在合適的時間、合適的地點，用合適的方式，說合適的話，做合適的事。每一行每一業的員工都應該有像那一行那一業的樣子，員工要在知識、技能、觀念、思維、態度、心理上符合職業規范和標準。

干一行就要像一行。負責秘書人才培養的職業院校，能不能培養出“像樣”的秘書出來，這很重要，培養出來的秘書像不像秘書，能不能勝任秘書崗位，應該說是每個秘書職業教育工作者應該思考的現實問題。那么，要解決這個問題的關鍵，除了學生自身素質和社會環境影響外，一個至關重要的問題就是如何開展秘書專業教學。筆者認為，秘書專業教育應該加快職業化進程，通過職業化的教育，培養學生的秘書職業規范、秘書職業技能、秘書職業態度等，從而適應社會對秘書人才的需求。如何加快職業院校秘書教育的職業化進程？筆者認為必須做好以下幾個方面。

一、必須加強對學生秘書職業道德教育和職業規范的訓練

隨著中國經濟的迅猛發展，秘書工作的方式也開始發生革命性的變化，企業領導人對秘書的要求正也在悄悄地發生變化，秘書工作的綜合化、信息化和國際化已成為歷史的潮流，因此，必須做好迎接挑戰的準備。

1.加強對學生的職業道德教育

秘書在領導身邊，是領導的參謀和助手，可以說是“人微言重、官小權大”。一些不能自律的人往往會借機牟取私利、中飽私囊，逐步走向腐敗。企業秘書中也經常發生不遵守行業規則，為了滿足個人的欲望，泄露、竊取商業機密。這些現象已經在社會中形成了對秘書職業的負面形象，嚴重影響了秘書職業社會地位。

因此，確立秘書這一特殊社會職業的道德和紀律底線，并保證所有從業人員的職業操守，已經成為決定秘書職業化進程順利的關鍵。職業院校，應該教育學生有良好的職業道德，遵循法律法規和職業道德，自覺接受職業道德、法律法規的約束和管理，杜絕秘書不良行為的發生。

2.加強職業規范訓練

每一行每一業的員工都有自己工作的規范，秘書人員也不例外。何謂規范，也就是說做事的基本準則和要求，簡言之就是工作的要求。要想成為一個合格的秘書人才，就要遵循工作規范，并按照工作規范來辦事，才能夠將秘書工作做好。

對于秘書而言，工作規范多而繁雜。比如說，著裝規范作為秘書人員、工作的時候應該穿什么樣的衣服，佩戴什么樣的飾品，都有規范和要求；比如說，禮儀規范，接打電話、遞名片、介紹、握手等都有規范和程序；再比如說，秘書接待工作、會議組織與管理等專業性比較強的工作，規范和程序更加嚴格。如果秘書人員不能掌握相關規范和程序，就會在社交、工作等場合出現失誤，甚至會鬧出笑話。

職業院校文秘專業的學生如何去掌握這些規范和程序？一方面，通過課堂教師講授，獲得相關知識，一方面通過課外實訓，經過不斷訓練，在實踐中掌握相關規范和程序。

二、必須加強對學生職業化工作態度的訓練

職業化的工作態度，簡言之就是用心把事情做好。認真做事只能把事情做對，用心做事才能把事情做好。秘書的日常工作雖然是幫上司“打雜”，但她又肩負著“公司形象代言人”的重任，她給外人的印象不僅關系著上司的形象，而且關系著整個公司的形象，所以，職業秘書一定要在工作中有意識地塑造自己的品質。職業院校要培養和訓練秘書專業學生以下工作態度。

1.認真、縝密的工作態度

“認真”是秘書工作最起碼的要求。但是，要想做到認真二字是很困難的。職業秘書，不僅要遵守單位的規章制度，而且要比一般工作人員做得更好，因為你在領導身邊工作，他們對你的要求自然更嚴，標準更高；他們不可能容忍你工作毛手毛腳、大大咧咧或辦事拖拖拉拉。

秘書在工作中必須縝密周到，養成做事留有余地的習慣，能將工作中可能出現的各種意外狀況考慮在內。這樣的話，事情的結果往往會出乎你自己的意料。如果秘書人員養成了這種辦事習慣，上司和同事就會對你有另一種看法：你是一種辦事穩重，可以值得信賴的人。

2.誠實、謙遜的工作態度

誠實就是說老實話，辦老實事，做老實人。當然，白領都需要誠實，但對于秘書來說這一點尤其重要，因為不管經驗多么豐富，秘書在繁雜忙亂的工作中都會出這樣或那樣的差錯，出了錯，馬上道歉，這就是誠實。有些秘書不誠實，為了自己或朋友的私利，故意隱瞞真相，不及時向上司匯報，從而給上司的決策造成失誤。所以，對于秘書來說，誠實是最重要的人品，只有用誠實才能換取上司和同事的信任。

與其他部門的人相比，秘書的確有一種“近水樓臺先得月”的優勢，可以容易得到各種信息，聽到各種機密，這是秘書工作本身決定的。正是由于秘書容易得到這種“上層信息”，因此往往會引起一些人的羨慕或忌妒。如果秘書沒有謙遜的品質的話，職務上的優越感就會讓她滋生出驕橫跋扈的毛病，在工作中，就會慢慢地把自己的尾巴翹起來。因此，為了搞好與各方面的關系，秘書無論何時何地都要把自己當做公司的普通一員，絕對不允許自己滋生出“超人”的感覺。

3.寬厚、合群的工作態度

秘書應該性情溫和，待人友好。因為部門利益、價值觀念等方面的原因，同事之間對一些具體問題的看法上出現分歧是正常的。所以，在工作中遇到問題難以溝通時，秘書應習慣換位思考，從對方的角度看問題，理解對方。不管雙方的分歧多大，都要在人格上尊重對方，不是以權勢壓人，強迫對方接受自己的意見。

秘書部門是一個單位的神經中樞，從收集信息到給領導安排工作日程，幾乎秘書的每項工作都需要各部門的協助配合。如果一個秘書不合群，不是離群索居，就是孤芳自賞，她就很難有親和力，公司里的同事就會對其敬而遠之；如果這樣，那么她不僅得不到各部門的支持，反而有可能到處有人給她使絆，讓她寸步難行。

4.自信、穩重的工作態度

秘書工作的一個特點就是突發性事件多，秘書必須有高度的自信，否則局面無法收拾。當然，秘書的自信一般不會掛在嘴上，也很少表現在臉上，他們的自信多是化做了行動；秘書辦事謹慎，這并不表明膽怯；為人寬容，并不是懦弱的表現。事實上，秘書只有自信才能贏得上司的信賴，秘書憑借自信而成功的比例遠遠高于依賴聰明而成功的比例。

三、改進教學方法，加強對學生職業技能的訓練

職業院校要把秘書專業學生培養成“坐下來能寫，站起來能說，走出去能干”的高技術技能、高素質應用型專門人才，就必須加強學生職業化教育，改進教學方法，根據現代職場對秘書人才的需求，調整、整合教學內容，改進傳統的填鴨式、滿堂灌的教學方法，引用任務驅動、案例教學、情景模擬實訓等先進的教學方法。

1.任務驅動教學法

所謂任務教學法，就是在上課之前，先引領學生去完成相應的工作任務，在工作任務完成過程中，穿插理知識的講授。通過完成項目任務，達到教學的目的。

任務驅動教學法，在工科專業使用比較廣泛，同樣這種教學方法在我們秘書專業教學中也同樣適用。比如說，在講授會議組織與管理的時候，可以先讓學生模擬辦會，在辦會的過程中講授會議組織的程序和會議組織的方法，這樣一來，學生更容易接受。

2.案例教學法

案例教學法，就是在講授秘書專業基本知識的同時，增加一些秘書工作中的實際案例，讓學生討論，分析這些案例中涉及的事情該如何解決，通過案例分析，學生掌握解決秘書工作實際問題的知識和技能。

3.情景模擬法

情景模擬法，可以說是講授秘書實訓、社交禮儀等課程很好的教學方法。指導學生實際模擬秘書工作場景，模擬解決秘書工作中的一些事務和突發事件，并由學生進行自我點評，對完成任務的情況進行分析，最后由教師進行總結。通過情景模擬，學生掌握秘書工作、人際交往、處理突發事件的基本方法、技巧，從而提高各方面的能力。

四、建立和完善就業準入制度，組織學生參加職業準入鑒定

自1997年我國實行秘書國家職業標準和秘書資格鑒定制度以來，已經取得了一定的成效。隨著我國秘書工作職業化的進程，推行秘書職業就業準入制度顯得尤為重要。嚴格地說，現行的秘書職業資格鑒定考試，它只是一種等級評定，并不等同于職業準入。職業準入應側重于一個求職者有沒有資格從事該職業，其考試內容應是對包括職業道德、專業知識和技能儲備等方面的評價，而不是簡單的水平測量。

所以，必須對現行職業資格鑒定考試進行改革，在現行《國家秘書職業標準》的基礎上，進一步探討、研究，保留現在職業資格鑒定考試中一些好的做法，重新設立《秘書職業準入標準》，并引導學生參加職業準入鑒定，使學生獲得職業準入證書。

秘書職業化的發展在我國已初見端倪，職業院校應該加快職業化教育的進程。如何促使秘書職業化健康、規范發展，還有待于進一步的探討和研究，有待于秘書學界同仁的共同努力。

［1］艾洪濤.我國秘書工作職業化的現狀分析.滄州師范專科學校學報，2007.12，（4）.

［2］文先玉，李小平.試論我國秘書職業化發展.四川檔案，2001.6.