保障檔案安全 提高服務意識

韓 賢

(太原旅游職業學院，山西 太原 030032)

近年來，隨著我國檔案事業的不斷發展，檔案安全體系建設已成為檔案事業科學發展的重點內容，保障檔案安全、提高服務意識是檔案工作者的神圣職責。我們要從對黨、國家、人民負責的高度，切實履行黨和國家賦予的責任，深刻認識檔案安全的重要性，把檔案安全放在首位，時刻保持清醒的頭腦，防微杜漸，消除各種安全隱患，確保檔案安全萬無一失。檔案工作的順利開展與用科學的原則和方法管理檔案是密不可分的，而我校的工作性質和任務使我校檔案資料具有專業性、連續性、高技術性和保密性等特點，因此，在實際的工作中只有用科學的原則和方法管理檔案，才能更好地為社會各項事業服務。筆者認為，如何建立完善檔案安全體系，是每個檔案工作者需要思考的問題。就這一問題，筆者從以下五個方面談起。

一、注重檔案的收集工作

檔案的收集就是按照黨和國家的規定，通過例行的接收制度和專門的征集辦法，把分散在各組織、個人手中和失散在其他地方的檔案，分別接收、征集、集中到各有關檔案室的工作。

檔案的收集工作是整個檔案工作中極為重要的一個環節，是檔案工作的起點，沒有收集，檔案工作便無從談起。因而在工作中筆者十分注重這一環節。第一，收集材料的豐富性。在收集材料的同時，要保證數量與質量的統一要求。只顧大量收羅，而不求質量，材料再多，也談不上真正的豐富。第二，收集材料的及時性。收集及時，鑒選得當，則為檔案管理的各個環節創造良好條件，從而能集中力量對檔案進行研究，廣泛地開展檔案的利用工作。第三，做好調查。掌握應收入檔案室的檔案分散、流動、管理和使用等有關方面的信息，了解學校有關部門檔案的數量及整理、保管等情況，以便統籌安排。即使在工作正常情況下，加強檔案室外調查對做好收集工作和各項檔案管理工作以至整個檔案事業的預測、規劃和決策都具有重大意義。這是現代檔案管理工作的一項科學措施。

在每年年初，要制訂出當年可能形成文件的案卷類目，根據案卷類目做好平時的文件收集、整理、分類、立卷工作。檔案入庫前，對其真實性、完整性、可用性、時限性和保密程度進行分類鑒定和處理。在文件收集齊全的基礎上，將文件按年度、級別、機構、問題、期限等逐項分開。檔案工作者就好調取、歸回文件，科學地管理好檔案。

二、注重檔案的整理工作

檔案的整理就是將處于零亂狀態的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列和編目、組成有序的體系。檔案的整理工作，在檔案總體管理中具有重要意義。第一，數量浩繁的檔案，如不進行科學的整理，查找一份文件便如同“大海撈針”一樣困難。第二，優化檔案整理工作，可以促進檔案工作系統各個環節的良性運行和協調發展。只有整理好的檔案，才能為檔案的保護、統計和檢查提供基本的單位和完整的體系，便于維護檔案的完整與安全。

整理好的檔案入庫時必須經消毒、除塵后方能入庫，并對消毒殺蟲情況進行登記，按規定的分類庫柜位置存放，確保目錄、檔案名稱、檔案存放位置與檔案管理總目錄協調一致，有利于對其實施動態管理，而后進行整理、保管分類、編號登記，以便于清查、使用檔案，增強了檔案的保存價值和利用價值。

三、注重檔案的保管與保護工作

檔案的保管與保護就是采用一定的技術設備、措施和方法，對檔案進行科學保管和保護，防止和減少檔案的自然或人為損毀的工作。檔案保管得好，就為整個檔案工作的進行提供了物質對象，提供一個最起碼、最基本的前提，它與檔案工作其他環節有著密切的聯系，不能離開其他環節而孤立進行。要想做好檔案保管工作，就必須與檔案工作的各個環節密切配合，掌握檔案工作各環節對保管工作的促進和制約作用，并注意在進行其他工作環節中保護檔案。第一，檔案是由文件轉化而來的，所以文件信息的載體和書寫材料的選用，有責任向其他部門宣傳，力求選用適合的載體和書寫材料，以最大限度地延長需要永久保存的重要文件的壽命。第二，檔案的保管與便于提供利用基本上是一致的，但有時又會發生一定的矛盾。檔案保管工作不是單純“為保管而保管”，其最終目的是為了保證黨和國家各項工作對檔案的利用。如果只片面地強調保護檔案，不顧提供利用的方便，檔案保管工作就失去了意義。同樣，如果只遷就一時提供利用的方便，損毀了檔案，最終還將導致影響提供利用。只有加強檔案保管工作，把檔案的自然損毀率降低和控制在最低限度，杜絕損壞檔案的人為行為發生，對老化、破損、霉變、褪色等受損檔案必須采取搶救措施，按檔案保護技術要求進行修復或復制，才能最大限度地延長檔案的壽命，更好地維護黨和國家的歷史真實面貌。

四、注重檔案庫房安全管理工作

檔案庫房要具備良好的密閉性，庫房要有防高溫、防盜、防光、防潮、防蛀、防火等安全措施，檔案入庫后，切實加強對檔案的保管、保護和保密工作，將檔案庫房的檔案柜科學排列編號，學習和掌握檔案保護技術，定期對檔案數量和保管狀況進行全面檢查，填寫登記簿；建立檔案、人員出入庫登記制度；及時對檔案資料進行除塵、消毒，并定期清理庫房衛生；庫房安裝了防光窗簾、防盜門窗、鐵皮柜和滅火器等設備；庫房內不得堆放與檔案無關的物品，嚴禁將易燃易爆及其他物品與檔案一同存放；對防蟲、霉、鼠等有害生物的藥品要適時更換，庫房照明應選擇無紫外線光源。此外，還要定期對庫房設備進行安全檢查，發現故障，及時維修或更換，確保設備的正常運轉，做到防患于未然。

五、注重做好檔案資料的利用工作

檔案管理工作的最終目的是為了提供利用。提供檔案利用服務是現代檔案工作存在和發展的基礎，是發揮檔案作用、加強基礎業務建設、增強檔案管理水平、提高檔案工作者專業素質的重要工作。一方面，對未利用檔案進行妥善保管與保護；另一方面，對可利用檔案按照查（借）閱制度程序，主動對外界提供服務。在利用中，要根據不同的利用對象和不同目的，掌握其心理和思想動機，端正服務態度，做好利用監督服務工作。

檔案工作涉及社會的各個方面，關系每個教職員工，因此，需要我們通過多種形式，宣傳檔案工作的重要性，宣傳以《檔案法》為主的檔案法律法規，使每個教職員工能理解、關心、重視和支持檔案工作，檔案工作者在工作中要自覺養成遵照檔案法律法規來開展工作，注重規范管理，建立完善檔案安全保障措施，自覺地樹立服務意識，明確服務方向，解放思想，轉變觀念，充分認識服務的重要性，全面提高服務水平,盡心盡責地提供更加方便、快捷、高效的服務。

[1]劉欣，董振瑞.最新檔案管理工作手冊[M].北京：中國言實出版社，2007.