淺談獨(dú)立學(xué)院二級院系行政秘書的自我提升

蔣華娟

（南京師范大學(xué)泰州學(xué)院，江蘇 泰州 225300）

獨(dú)立學(xué)院是我國高等教育辦學(xué)模式的一種新探索，是普通高等學(xué)校與社會組織或者個人合作，利用非國家財政性經(jīng)費(fèi)舉辦的實(shí)施本科學(xué)歷教育的高等學(xué)校，是民辦高等教育的重要組成部分，屬于公益性事業(yè)單位，俗稱“本三”學(xué)院。在獨(dú)立學(xué)院中，各院系都設(shè)有行政秘書，行政秘書作為院系領(lǐng)導(dǎo)的助手和綜合事務(wù)的處理者，承擔(dān)著紛繁復(fù)雜的具體工作。隨著各個高校院系結(jié)構(gòu)大幅調(diào)整，管理重心向院系轉(zhuǎn)移，院系行政秘書的工作能力，在很大程度上影響著院系整體工作。作為按新體制創(chuàng)辦的高校，能否建設(shè)一支懂業(yè)務(wù)、善管理、勇開拓的二級院系隊伍，成為關(guān)系獨(dú)立學(xué)院健康發(fā)展的關(guān)鍵因素之一。

本文將結(jié)合工作中的實(shí)踐與體會，就獨(dú)立學(xué)院二級院系行政秘書如何自我提升從而創(chuàng)造性地開展工作略談看法。

一、獨(dú)立學(xué)院二級院系行政秘書的工作內(nèi)容和特點(diǎn)

獨(dú)立學(xué)院較之普通本科院校具有人手少、工作強(qiáng)度大的特點(diǎn)，其二級院系一般只配備一個行政秘書負(fù)責(zé)教學(xué)、科研、學(xué)工之外的一切行政事務(wù)。因此，行政秘書工作瑣碎繁雜，幾乎涉及到學(xué)院工作的各個方面，主要內(nèi)容如下：

1.日常工作：辦公室開門關(guān)門、保潔美化、消防檢查，接聽電話、連絡(luò)協(xié)調(diào)，制訂院領(lǐng)導(dǎo)一周工作安排表，節(jié)假日協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好值班安排；

2.文件管理：做好上級來文的登記、傳達(dá)、傳閱、反饋、歸檔工作以及本院上報的各類文件的起草、校對、呈送和存檔工作；

3.資產(chǎn)管理：負(fù)責(zé)本院辦公家具、設(shè)備的管理、建賬工作和日常辦公物品的保管分發(fā)工作；

4.人事管理：協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)做好本院教職工的聘任、考勤、培訓(xùn)、職稱申報等工作；

5.文字工作：負(fù)責(zé)起草、下達(dá)本院系通知，起草、校對學(xué)院的有關(guān)上報材料，及時更新學(xué)院網(wǎng)站，協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)制定工作計劃表和有關(guān)規(guī)章制度；

6.會務(wù)安排：根據(jù)會議內(nèi)容，參會人員認(rèn)真準(zhǔn)備、合理布置，并做好攝像、報道等工作；

7.外聯(lián)工作：做好外來人員接待工作，如教工家屬、學(xué)生家長或相關(guān)單位人員；

8.突發(fā)工作：領(lǐng)導(dǎo)或教師安排的其他工作，如辦公室其他人員缺崗時的臨時替崗工作等。

以上工作內(nèi)容表現(xiàn)出如下特點(diǎn)：

1.全面性和專業(yè)性相結(jié)合

獨(dú)立學(xué)院二級院系行政秘書從保潔工作到會議工作，從文字工作到協(xié)調(diào)工作，從學(xué)生到領(lǐng)導(dǎo)，從本院到外單位，頭緒多、范圍廣，需要具備全方位的個人素質(zhì)才能得心應(yīng)手。同時，行政秘書工作又需要很強(qiáng)的專業(yè)性，比如人事管理必須符合國家相關(guān)法律法規(guī)，起草文件要有很強(qiáng)的公文規(guī)范性，如果缺乏相關(guān)專業(yè)知識，就很容易出錯，甚至鬧出笑話。

2.單一性和全局性的統(tǒng)一

行政秘書工作表面上看僅涉及本學(xué)院的行政事務(wù)，具有單一性和局部性。然而，學(xué)校無小事，行政秘書的所有工作都是為教學(xué)、科研服務(wù)。學(xué)院的中心工作是教學(xué)工作，行政秘書的工作定位就是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)于教育教學(xué)中心工作。因此，行政秘書必須將自己的每一項具體工作融入到學(xué)校工作的全局之中，服從大局，服務(wù)大局，正確處理好單一性與全局性的關(guān)系。

3.紀(jì)律性和能動性相結(jié)合

行政秘書的角色行為的核心是服務(wù)，工作隨機(jī)性較大，事先難以預(yù)計，要遵守相關(guān)政策法規(guī)，按照領(lǐng)導(dǎo)的要求辦事，不能擅自做主，但又不能機(jī)械服從，要在授權(quán)范圍內(nèi)主動地、創(chuàng)造性地開展工作，要善于打破傳統(tǒng)思維與習(xí)慣，勤于思考，努力為領(lǐng)導(dǎo)提供建設(shè)性意見。只有全身心調(diào)動起來，而不是撥一下、動一下應(yīng)付差事，牢固樹立主人翁意識，工作才會有樂趣和實(shí)效。

二、獨(dú)立學(xué)院二級院系行政秘書工作的困難和問題

1.工作繁瑣，壓力巨大

行政秘書不像專任教師，上課按教學(xué)計劃，科研有目標(biāo)要求，看得見、摸得著，其工作內(nèi)容包羅萬象，常常讓人抓不著重點(diǎn)，加班是家常便飯，處于繁雜的超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)。另外，高學(xué)歷人才云集使得行政秘書提升學(xué)歷的壓力也很大，但他們學(xué)習(xí)的時間很難保證。隨著時代的發(fā)展，獨(dú)立學(xué)院對院系行政秘書從各個方面提出了更高的要求，使得他們在高效服務(wù)、科學(xué)管理、自我發(fā)展的時間、精力分配上很難找到平衡點(diǎn)。

2.收入微薄，地位不高

獨(dú)立學(xué)院作為自負(fù)盈虧的組織，在教職員工工資待遇上的投入每年都有所增加，但院系行政秘書的收入增長微乎其微，他們的總收入水平絕大部分處于平均水平以下。這幾年，物價水平不斷提高，工薪階層普遍生活壓力加大，而作為基層行政人員，獨(dú)立學(xué)院院系行政秘書生活壓力更大，相對社會地位進(jìn)一步降低。

3.前途迷茫，缺乏活力

社會和教育系統(tǒng)的評價體系都將教學(xué)、科研、學(xué)生素質(zhì)作為衡量高校辦學(xué)水平的標(biāo)準(zhǔn)，獨(dú)立學(xué)院在這些方面較為欠缺，往往將教學(xué)、科研、學(xué)生就業(yè)放在首位，更多注重教學(xué)人員的培養(yǎng)，容易忽視基層行政人員的培養(yǎng)，這使得獨(dú)立學(xué)院二級院系行政秘書在校內(nèi)得到提拔的機(jī)會非常小，職稱晉升困難，個人發(fā)展空間有限，對個人的前途感到茫然，常常產(chǎn)生一些消極情緒，對于未來感到憂慮。另外，行政秘書工作看似簡單，其實(shí)非常細(xì)致繁雜，在學(xué)校行政管理中起橋梁紐帶作用，上聽命于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和職能部門，下服務(wù)于廣大師生，常常糾纏于各項具體事務(wù)，工作缺乏活力，常常習(xí)慣于按領(lǐng)導(dǎo)指示和既定文件處理問題，大多靠經(jīng)驗(yàn)辦事，主動參與意識不強(qiáng)，科學(xué)預(yù)見能力較差。許多獨(dú)立學(xué)院對二級院系行政秘書重使用、輕培養(yǎng)，送出去培訓(xùn)學(xué)習(xí)、交流進(jìn)修的機(jī)會很少，導(dǎo)致其知識更新不足，大大制約了行政管理能力的提高。

三、獨(dú)立學(xué)院二級院系行政秘書自我提升的途徑和方法

獨(dú)立學(xué)院二級院系的行政秘書工作內(nèi)容面廣量大，對個人素質(zhì)也提出了較高要求，需要像幼兒教師和兒科醫(yī)生那樣的“全能王”。因此，二級院系行政秘書必須不斷學(xué)習(xí)提高，實(shí)現(xiàn)工作到位和個人發(fā)展的雙贏。

1.轉(zhuǎn)變觀念，調(diào)整心態(tài)

想做好任何事情都要端正態(tài)度，否則會把事情搞砸，這是一個淺顯的道理，如果觀念錯誤、心氣浮躁，往往容易視而不見。端正工作態(tài)度是做好行政秘書工作的基本要求。只有態(tài)度端正，才會產(chǎn)生強(qiáng)烈的責(zé)任感，才能更好地發(fā)揮主觀能動作用。

2.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高素養(yǎng)

高校秘書應(yīng)具備較高的政治理論水平，如馬克思主義、毛澤東思想和中國特色社會主義理論、科學(xué)的世界觀和方法論都是行政秘書的必修課。政治理論水平提高了，就能在實(shí)際工作中快速準(zhǔn)確地領(lǐng)會黨的政策和領(lǐng)導(dǎo)的意圖，透過復(fù)雜的表象抓住事件的主要矛盾，從而有效地解決實(shí)際問題。行政秘書經(jīng)常做文字工作，如草擬文件、寫調(diào)查報告、回復(fù)函件等，這都要求具有一定的文字功底，能根據(jù)需要寫出符合要求的書面材料。另外，秘書在做上傳下達(dá)、迎來送往工作時，常常是靠口頭來完成的。如果言語得體，縷晰條清，勢必會對學(xué)院工作起到重大作用。“三人行，必有我?guī)煛薄，F(xiàn)代傳媒發(fā)達(dá)，可以利用網(wǎng)絡(luò)、電視、手機(jī)學(xué)習(xí)，也可以讀書看報，或者向周圍的同事和老師學(xué)習(xí)。

3.注意方法，提高效能

古語云:“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。”行政秘書面對瑣碎、繁雜的日常事務(wù)性工作，工作方法顯得尤為重要。平時要注意養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，善立計劃、勤做筆記。大事小事一大堆，頭緒多、易出錯，因此，工作中要特別注重效率，要對一天的工作甚至一周的工作進(jìn)行梳理，先急后慢，先重后輕，做到多快好省，不能眉毛胡子一把抓，最后事情沒做好，人卻已累倒。

行政秘書是獨(dú)立學(xué)院院系行政管理層的重要環(huán)節(jié)，發(fā)揮著重要作用，也承擔(dān)著重大責(zé)任。行政秘書只有心系學(xué)校、不斷學(xué)習(xí)、寬以待人、立足長遠(yuǎn)，才能在工作中擺正位置、端正態(tài)度，達(dá)到學(xué)校發(fā)展、自我成才的理想目標(biāo)。

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