Office 2003和Office 2007版本特點分析

◆姜 立

(濟南市技師學院)

很多人曾經抱怨，在Office軟件大量的復雜功能中，有80%以上根本用不到。微軟正試圖通過Office2007，用另外的方式來解決這一矛盾。“Office2007顛覆了用戶的使用習慣，從一個全新的角度去組織和改進產品的要素。”微軟這樣描述Office2007的全新用戶界面(UI)。在以前各版本中，命令基本都在菜單里，用戶很難也沒有時間去發現那些高效率并有用的功能，大部分時間和精力都花在設置格式和排版上，而在新版本中，按照工作流程和任務重新組織了命令的表現方式，讓工作變得更簡單有效。

然而，至今還有相當一部分人還在使用Office2003版本。我們將嘗試分析使用舊版本的原因及解決方法。經過調查我們發現，不愿意使用新版本的原因有以下幾個方面:

1.對新界面的不適應。更多的Office2007用戶抱怨對新用戶界面的不適應。“在UI方面，很不習慣，有點找不著北，比如，我到現在還沒找到＇關于＇菜單在什么地方。”有用戶說.如果你使用的是 Publisher2007或者OneNotes2007，一打開軟件界面，你得到的第一感覺是無從下手。所以，企業如果全部使用Office2007，那么必須對員工重新進行軟件方面的操作培訓。但是很多企業是不希望看到這樣的結果的，因為培訓雇員的花費比購買軟件的費用要高的多，而且培訓后，員工的適應時間也會影響生產力。

2.不兼容帶來的不便。與歷代Office相比，Office2007在文檔格式方面的變化最大:全部改由ZIP壓縮，內部采用XML表達。而早期版本無法打開Office2007了。當你辛辛苦苦地做好了一份計劃書，并且用docx保存好，交給你領導，結果他使用舊版本Office而無法打開，這時候，如果你告訴他:“可以通過下載安裝微軟新發布的兼容包，來打開你編輯的新式文件。”可想而知上司的臉色會有多難看。

3.使用新版本帶來的成本問題。在我國，稅務及其他部門使用的各類報表還是2003格式，如果要換成2007以上版本，會帶來非常大的成本問題，也會給企業帶來壓力，畢竟升級版本的成本是由國家稅收來支付的。

4.新版本的好處沒有發覺。由于對新版本的陌生及拒絕接受，新版本的很多強大功能和便捷之處沒有了解。我們列舉常用的Office2007功能比較突出的方面:

(1)函數功能，新版EXCEL的函數計算比舊版的強大的多，增加很多嵌套函數。

(2)數據多少，老版本的EXCEL只能6萬多行，新版達到26萬行，另外大表格計算新版的速度更快。

(3)操作方便，因選項卡比較多，初次使用不習慣，但是習慣后用起來方便的多，而且可以把常用的功能加到自定義工具里面去。

(4)格式編輯，樣式多，新版的效果非常好。

(5)新版Word提供的編輯和審閱工具，使您更輕松地創建精美的文檔。利用強大的Word功能，減少浪費在格式設置上的時間，把更多精力花在撰寫上。已改進了Word的功能，有助于在程序異常關閉時避免丟失工作成果。在重新啟動后，Word就會盡力恢復程序狀態的某些方面。

(6)PPT新增功能:創建并播放動態演示文稿，全新的直觀型外觀。與早期版本相比，它可以幫您更快更好地創建演示文稿。其提供的新效果、改進的效果、主題和增強的格式選項;可以創建外觀更生動的動態演示文稿，而所用的時間要大大少于之前版本。尤其重要的是，可以將應用于演示文稿的主題應用于Word文檔或工作表。使用 Office PowerPoint 2007，不再受預先打包的版式的局限。

(7)SmartArt圖形:老版本要創建設計師水準的圖示和圖表將非常難，現在，利用SmartArt圖形，不需要專業的學習您就可以在演示文稿中以簡便的方式創建信息的可編輯圖示，您可以為 SmartArt圖形、形狀、藝術字和圖表添加絕妙的視覺效果，包括三維(3－D)效果、底紋、反射、輝光，等等。

(8)另存為PDF或XPS:確保在聯機查看或打印文件時能夠完全保留原有的格式，并且文件中的數據不會被輕易更改。或者實現文件共享。并且文件可以嚴格保持格式，數據也不能輕易更改。

由此我們看出，使用者不愛用Office 2007的原因很多，我們分析最主要的原因就是成本和習慣問題。那么如何改變這種現狀呢?

我們認為，需要做到以下幾點:

1.在使用Office 2007以前版本的同時，盡量嘗試使用Office 2007以上版本做一些使用范圍小的工作，逐步熟悉新版本的操作和優點。

2.當熟悉使用后，利用Office 2007兼容包將部分工作嘗試用Office 2007完成，并推薦其他使用者應用。

3.當大部分人都使用新版本后，脫離舊版本使用。

總之，我們推薦讀者使用更新版本軟件，對工作學習會有更大幫助。