公共圖書館人本管理語境下的時間管理

孫德艷

（肇源縣圖書館 黑龍江 大慶 166500）

時間管理是有目標地應用可靠的技巧，合理有效地利用可以支配的時間。時間管理的目的就是將時間投入與目標相關的工作，達到“三效”,即效果、效率、效能。效果，是確定的期待結果；效率，是用最小的代價或花費所獲得的結果；效能，是用最小的代價或花費，獲得最佳的期待結果。

一、要有明確的目標，制定公共圖書館發展戰略

做正確的事情，勝于正確地做事情。先把事情做對，再把事情做好。這是每一位管理者，必須牢記的原則。把事情做對，是保持與組織目標一致的關鍵。而把事情做好，是實現組織目標的途徑。如果方向錯了，工作效率越高，偏離組織目標越遠。節省時間最重要的是找準方向。目標在東方，我們卻朝向西方，速度越快，浪費的時間就越多。其次是選擇合適的方法，方法得當事半功倍，方法不當事倍功半。方法好，時間就用的少，方法不好，時間就用的多。

圖書館一定要制定長、中、短期計劃與規劃，要制定發展戰略。制定戰略性長期規劃是管理的必要程序之一。此規劃通常也稱作戰略計劃，一般是對今后3至10年所做的長遠打算。它考慮的是機構將采取哪些步驟，如何取得預期的變化和效果。有專家給戰略計劃下的定義是：通過規劃在給定的一段時期內，機構將通過哪些行動步驟改變現狀，達到期望的目的。相比之下，短期計劃覆蓋的時間范圍比較小，比如今后一兩年、年度預算、設施更新計劃、某項特定業務的開發計劃——如網上搜索服務上馬計劃，都屬于短期計劃的例子。

制定戰略計劃的動機很多。它可以是尋求改變機構的發展方向，把資源(人力、經費等)轉移到更重要的項目上、獲取更佳的決策信息、優化內部部門之間的協調；更好地了解周遭環境變化，制定現實的、可能實現的、或是更高的目標；刺激一個“疲軟”的機構等等。通過制定戰略計劃，機構希望明確自身的意圖，確定方向和發展重點，提供一個制定政策和決策的框架，幫助實現資源的有效分配和利用，識別關鍵問題和局限因素，收集關鍵性的決策信息。圖書館則可以更緊密地和機構的使命及各項業務相結合，通過服務用戶和機構，展示信息帶來的優勢和對生產力的促進，使自己成為重要的團隊成員。

二、不要忙于其他事物而偏離組織目標

有些圖書館管理者和館員，長期從事與圖書館無關的業務和事務，偏離了圖書館的目標。使圖書館非常珍貴的資源用于非相關的領域，消耗了圖書館大量的時間。在參加這些活動之后，在圖書館管理和工作方面會顯得力不從心，出現個人目標與組織目標的錯位，最終造成個人目標與組織目標難以雙贏。

三、要合理安排，勞逸結合

圖書館要合理安排館員的作息時間，要勞逸結合。在辛苦工作的情況下，要保證館員的休息時間。要給館員提供體育鍛煉、休閑娛樂的空間和時間。如果只是一味地要求館員工作，不重視館員的健康，將會引發嚴重的后果。這種以犧牲健康為代價來換取事業的發展，并不是一個完美的選擇。

四、認識和把握時間的價值性

時間是具有價值性的。時間的價值對于不同的人具有很大的差別，它不僅可以浪費而且可以消費。對于節約時間、效率高的管理者，其時間價值就大，對于浪費時間、效率低的管理者，其時間價值就小。在管理活動中，管理者通過精心計劃和安排實踐活動的各個步驟，科學地確定每一工作階段開始和結束的時間，恰當地做好每個工作環節的連接，努力協調各個管理要素之間的時空結構和相互關系，都可以充分利用時間，更好地節約時間，用盡可能少的時間完成盡可能多的工作，使時間的價值得到最大的實現。

在管理當中時間是有成本的。館員在圖書館的工作時間，是圖書館以支付工資和各種福利的方式換來的。館員把自己的時間以上述方式交換給圖書館，在規定的上班時間內，可能再同時在另一個單位的另一個崗位工作。即使館員在圖書館做的是極其少的工作，因為他放棄了可以從事更好的職業或更多賺錢的機會，圖書館也應該尊重他的勞動和奉獻。而不應該因為他的平凡的崗位和有時微不足道的業績，而輕視甚至蔑視他。

五、要掌握溝通的技巧，善于管理情緒

從某種意義上說，管理時間就是管理情緒。因為良好的情緒會產生正確的行為，導致正確的結果，也最節省時間。反之，不良情緒產生錯誤的行為，導致錯誤的結果，也就浪費了時間。有一位館員因為晉升高級職稱，受到了些許不公對待，她好幾年情緒不佳，直至評了副高才得以好轉。當時的情景簡直像是劇情，見人就要訴說，甚至聲淚俱下。還有一位館員，因為評副高職稱，他做了許多違心的事情。在幾年當中，情緒不好，于是就苦了到館讀者，也拖累了其他館員。聰明的管理者，應該世事洞明，人情練達，善解人意。及時溝通，及時解決，不留后患，館員情緒好了，才有好的服務態度，才有好的工作質量，才會節省時間。

六、設置并管好公共圖書館自由時間

所謂自由時間，是指容許員工在上班時間段以內，抽出一定的時間自由支配。自由時間又叫“自控時間”。所謂圖書館“自由時間”管理，是指圖書館領導拿出一部分工作時間完全交給圖書館員自己自由支配。則可以從這些自由員工的大腦中，源源不斷地提取新的創意的商業計劃。

自由時間制度，一般來說在采編等不接觸讀者的部門比較容易實行。大不了到了一定的時間段，宣布休息一會兒就是了。流通閱覽等部門接觸讀者的工作崗位，一般很難設置自由時間。因為工作性質所決定，館員要面對并服務讀者，是不允許脫離崗位的。也就是說所謂守攤的，離不開。譬如閱覽室看門人，就不能離開。流通辦借還書手續的，注意力始終集中在這方面。這就要采取靈活的辦法，在作息制度安排上想辦法，使其更加合理、更加人性化。或者，多安排一些人手，大家輪流休息一些時段。在休息時段，可以自由支配。還可以獎勵一定的時間，讓其休假．或進修、學習等等。還有些工作崗位，譬如說在書庫取書的崗位，在沒有讀者要求取書的時段，在完成了圖書上架、整架和衛生工作以后，與其聊天說閑話、眼睛看天花板，倒不如允許他們學習一會兒來得劃算。特別是搞參考咨詢的崗位，在沒有咨詢的時段，你不讓他看書，把時間浪費掉，下班回到家里洗衣做飯帶孩子，累了休息看電視，還哪有時間學習。不學習提高不了，拿什么為讀者參考咨詢。只能是敷衍了事，得過且過。結果是節省不了讀者的時間，反而浪費。

[1]陳莉.公共圖書館實施客戶關系管理的對策建議[J].現代圖書館的人本主義思考與實踐——2002 江浙滬晉圖書館中青年論壇論文集，2002.

[2]陳婉儀.關于圖書館人本管理模式的探討[J].圖書館學刊，2000（2）.

[3]陳婉儀.關于圖書館人本管理模式的探討[J].圖書館學刊，2000（2）.