淺談科技檔案工作在科技管理工作中的地位

趙美玉

（牡丹江市第一人民醫院 黑龍江 牡丹江 157011）

科學技術檔案（以下簡稱科技檔案）工作就是科學地管理科技檔案，維護科技檔案的完整、準確、系統、安全，并提供科技檔案為各項生產建設和科學技術研究服務的一項工作，實現科技檔案在科技管理工作中的有效利用。它是國家全部檔案工作的一個重要組成部分。

一、科技檔案工作的產生及其內容

科技檔案工作，作為一種社會現象，有它自身發生、發展的客觀規律，科技檔案工作的專業化，是科技檔案和科學技術活動發展的必然結果，是科技檔案工作發展和成熟的標志。

科技檔案原本不是一種獨立現象，科技檔案工作也不是一項獨立的工作，它們都是同科學技術活動融為一體的。科學技術活動形成了科技文件材料，科技文件材料由它的形成者收存、管理和使用。隨著科學技術活動的發展以及科學技術活動形成的科技文件材料的不斷增加，于是就產生了以管理科技檔案為內容的科技檔案工作。健全的科技檔案工作，應包括四方面基本內容，這就是：建立一定的科技檔案工作機構；建立和健全技術文件材料的歸檔制度；設置集中保管科技檔案的庫房和設備；建立一套統一管理科技檔案的制度和辦法。

隨著科學技術的迅猛發展，科技檔案工作也隨之發展變化，從目前的檔案工作看，科技檔案工作逐步從服務性較強的一項工作，轉化為一項專業性、科技管理基礎性和條件性的工作。根據科技檔案工作的此種屬性，科技檔案工作的好壞直接關系到科學技術的發展和生產建設的速度。

二、科技檔案工作是發展科技的基礎工作

科技檔案工作，是科技管理工作的重要組成部分，是堅持科學態度，提高科學管理水平的重要環節，科技檔案來源于科技研究、生產建設，同時又為科技研究和生產建設服務。所以，做好科技檔案工作對于提高科技管理水平，堅持科學態度，切實按照客觀規律辦事，更好地推廣應用科技成果，提高生產水平，改進和交流技術，有著十分重要的意義和作用。

現代化的生產、建設，要求科學地組織管理。就一個企業而言，不僅有復雜的廠房建設、精密的機器設備，還有直接進行生產、建設、操作的人。就醫院而言，如果沒有精準的醫療設備檔案，就無法操作和維修高精醫療設備，如果沒有科學嚴密的操作規程，正常的檢驗就難以進行。

從企業擴大再生產來說，無論是加快基建速度，提高基建投產能力，還是挖潛革新、改造、提高企業管理技術，都需要有雄厚的技術儲備來保證生產的繼續發展。在搞新產品設計時，也必須利用科技檔案作為依據和參考。因此內容豐富的科技檔案和健全的科技檔案管理工作，則是發展科學技術和生產建設的基礎。實踐證明，充分利用科技檔案，就可以節省人力、物力和時間，加快生產力的發展。如，我單位在醫務大樓改建工程中，為拆除舊的辦公用房，檔案室提供了舊的辦公用房基礎結構圖和平面圖，使拆遷工作在最短的時間內順利完成，民眾就醫看病沒有受到任何影響。所以，科技檔案工作的建立和發展是搞好生產建設和科技研究工作，加快現代化建設速度所必須建立和加強的一項技術基礎性的工作。

三、科技檔案工作是科技管理的重要組成部分

科技檔案是在生產、建設、科技管理過程中形成的，科技檔案工作是為了管理科學技術檔案而建立的一項專門業務，科技檔案工作則是技術管理的重要組成部分。它通過對科技文件材料的形成、積累、歸檔的監督和對科技檔案的管理并發揮其作用，來參與或實現科技管理工作任務。第一，科技檔案工作監督科技文件材料的編制、積累和歸檔?？萍紮n案同科技、生產活動、科技管理活動關系十分密切。要使一切科技、生產活動和科技管理活動有秩序有節奏地進行，必須有完整、準確的科技檔案作為依據。在現代化生產建設中，企業在生產中科技檔案的依據作用更為突出。例如：某企業在籌建前期的可行性研究工作中，根據原有的地質勘察資料等一系列數據與原有科技檔案進行對照分析，取得了關于該企業建成數年后用水量能否保證的可靠資料，象這樣的情況離開了科技檔案就無法以快速、經濟的方法取得可靠科學的數據。第二，科技檔案工作擔負著科技檔案集中統一管理任務?？萍紮n案是科技生產活動的直接記錄和實際反映，它真實地記述了科技、生產活動的過程和成果，記載了人們的科技思想、科技方法和科技經驗。所以，對一個企業而言，如果沒有相當的技術儲備就不可能在生產技術上不斷革新和發展?？萍紮n案工作部門的職責，就在于通過建立歸檔等一系列工作制度，對科技檔案實行集中統一管理，做到科技檔案完整、準確、系統、安全，為國家和民族，為子孫后代積累豐富的科技文化儲備。第三，科技檔案工作為各項科研工作提供必要的條件。任何一項科研工作都具有一定的繼承性，都需要吸取和借鑒已有的科技成果。因此，合理地組織一切技術工作，為科研、生產、建設提供必要的技術條件，是技術管理的一項重要任務。而科技檔案工作部門，在這一管理職能中則起到了“先行官”的作用?？萍紮n案工作部門應圍繞科研課題提供相關的科技檔案資料做依據和參考，使科技人員開闊視野，同時也可以避免科技人員的重復勞動，從而不斷提高了科研工作水平。

四、搞好科技檔案工作是加強科研管理的有效措施

每個企事業單位科技檔案的完整、準確、系統與否是衡量其科研水平高低的尺度，而科技檔案管理水平的高低，實際上是一個部門、一個單位經濟管理、科研管理、技術管理水平高低的標志之一。然而在過去，一些單位沒有把科技檔案工作納入科技管理之中，人為的造成了科技檔案工作與科技管理工作分離，而導致了科技管理的混亂狀態。而多年的實踐表明：科技檔案工作在促使科研管理工作條理化、科學化方面起到了積極的作用。

科技檔案工作的基本任務是研究科技活動過程中科技文件材料的形成、積累、整理、鑒定、歸檔以及歸檔以后的提供利用和補充、修改等問題。這些恰恰是科技工作所必需的，也是科技管理工作的需要，所以，科技檔案工作是一項基礎性工作。假如某項工程完成之后不保留完整準確的檔案，其后果是不堪設想的。隨著我們國家社會的不斷進步和現代化進程的加快，現代化生產水平不斷提高，技術活動不斷增加，企事業單位的管理工作越來越需要科學化、規范化，這樣就更不能離開科技檔案工作，這一點已被人們充分認識。因此，各企事業單位應充分重視并自覺地把科技檔案工作納入企事業單位的技術管理工作或科研管理工作之中是明智和必然的選擇。