淺析信息化技術(shù)對科技檔案的影響及對策

張 晶

（哈爾濱晶體管廠 黑龍江 哈爾濱 150000）

檔案是信息社會經(jīng)濟和社會發(fā)展的寶貴信息資源，檔案資源信息化是新世紀檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，是國民經(jīng)濟和社會信息化的一個重要組成部分，是將檔案資源和檔案各項管理過程數(shù)字化，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享，企業(yè)科技檔案是具有保存價值的科技文件，是企業(yè)檔案的重要內(nèi)容，也是企業(yè)重要的知識資源。隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)科技檔案工作遇到了新挑戰(zhàn)。如何面對信息時代對科技檔案的影響，采取應(yīng)對措施，以適應(yīng)新的要求，是企業(yè)科技檔案工作的當(dāng)務(wù)之急。

一、信息化技術(shù)對企業(yè)科技檔案工作的影響

21世紀，以計算機和計算機網(wǎng)絡(luò)為核心的現(xiàn)代信息化處理技術(shù)，正在深入到社會的各個方面，同樣對企業(yè)科技檔案管理也帶來了巨大的沖擊，它不僅動搖了企業(yè)科技檔案工作的傳統(tǒng)觀念，同時也對檔案部門的管理模式、組織結(jié)構(gòu)、檔案人員的知識結(jié)構(gòu)等產(chǎn)生了深遠的影響。隨著信息化進程的加快，信息資源已經(jīng)成為人類社會活動和經(jīng)濟活動的重要戰(zhàn)略資源，信息技術(shù)的推廣應(yīng)用給傳統(tǒng)的檔案管理帶來全新的挑戰(zhàn)，它的影響主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）檔案管理觀念要求現(xiàn)代化

美國著名學(xué)者尼葛洛龐帝在《數(shù)字化生存》一書中，向人們闡述了數(shù)字技術(shù)將改變我們的學(xué)習(xí)方式、生活方式、工作方式，人類文明已經(jīng)真實地邁進了新的世紀，在人類社會已由文明工業(yè)時代向信息時代轉(zhuǎn)折的時候，也必將要改變我們企業(yè)檔案工作的傳統(tǒng)思想觀念和管理觀念。

（二）檔案實體要求數(shù)字化

檔案是檔案館的物質(zhì)基礎(chǔ)，將現(xiàn)有紙質(zhì)等為載體的檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案是實現(xiàn)數(shù)字化的核心內(nèi)容，計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，要求將館藏紙質(zhì)等檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字的形式，即電子檔案，這樣才能使檔案資源進入信息網(wǎng)絡(luò)并實現(xiàn)資源共享。對紙張和照片檔案，可以采取掃描設(shè)備，如掃描儀，掃描后存儲到計算機中；對于錄音和錄像檔案，則可以采用轉(zhuǎn)錄卡等設(shè)備，轉(zhuǎn)錄成文件后存儲到計算機中。

（三）檔案信息傳輸要求網(wǎng)絡(luò)化

計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為信息時代的主要特征，它的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了大量的電子文件，人類記錄信息、傳達信息和存貯信息的方式也隨著發(fā)生根本的變化。在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)條件下，人們可以隨時隨地進行溝通，而不受時空的限制，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)具有開放、高速、快捷的特點，它在辦公自動化中的應(yīng)用，極大提高了工作效率。檔案信息的交換必然通過網(wǎng)絡(luò)進行，而且隨著企業(yè)電子政務(wù)的推廣和電子文件的普及，電子檔案信息的收集、整理、鑒定、保管、利用、銷毀等一系列工作也同時在網(wǎng)絡(luò)上進行。

（四）檔案資源利用要求社會化

檔案信息化的根本目的在于更好地為社會提供利用，實現(xiàn)檔案信息資源共享。企業(yè)通過建立自己檔案網(wǎng)絡(luò)，利用自身的科研資源優(yōu)勢和技術(shù)人才優(yōu)勢，開發(fā)出可以公開的檔案資源，使得利用者不僅可以網(wǎng)上查詢檔案目錄，而且可以查閱具體的檔案內(nèi)容，獲取更大的社會效益和經(jīng)濟效益；同時，也可通過網(wǎng)絡(luò)宣傳我們企業(yè)的檔案工作，主動開展信息服務(wù)。

（五）檔案人員知識結(jié)構(gòu)要求多元化

檔案管理現(xiàn)代化，離不開電子計算機和通信技術(shù)為主的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，如自動標引、光盤存儲、多媒體技術(shù)、人工智能、網(wǎng)絡(luò)管理、信息安全管理等高新技術(shù)在檔案管理中將得到普遍應(yīng)用。企業(yè)科學(xué)檔案工作的發(fā)展必須依靠一批既懂檔案專業(yè)知識又懂信息化建設(shè)的復(fù)合型人才。

通過檔案資源信息化，可以建立起多層次、多種類、跨系統(tǒng)的檔案信息資源，運用現(xiàn)有集中統(tǒng)一管理的檔案工作原則與管理體制，實現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)管理和合理配置，實現(xiàn)檔案即時信息和歷史信息的鏈接作用，實現(xiàn)檔案室基礎(chǔ)與檔案館主體管理的一體化，從而使檔案信息資源成為國家的寶貴信息戰(zhàn)略資源，成為社會化的信息主體，這是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的重要內(nèi)容。檔案是不可再生的資源，是孤本性的歷史記錄，但經(jīng)過信息化的檔案是可重復(fù)、多平臺作用，以創(chuàng)造最佳的經(jīng)濟效益和社會效益。

二、做好企業(yè)科技檔案工作的措施

（一）建立適應(yīng)企業(yè)信息化要求的科技檔案管理新系統(tǒng)

目前普遍存在檔案信息化建設(shè)落后于企業(yè)信息化建設(shè)的狀況，嚴重影響了企業(yè)科技工作效率的提高。要改變這一現(xiàn)狀，就需要大力推廣應(yīng)用數(shù)據(jù)倉庫、知識地圖、超文本技術(shù)、元數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化的信息技術(shù)，開發(fā)出具有數(shù)據(jù)分析和決策支持功能的檔案知識管理系統(tǒng)，為使用者提供便利快捷的網(wǎng)上服務(wù)。當(dāng)然，企業(yè)科技檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)與企業(yè)現(xiàn)代管理系統(tǒng)相銜接，確保檔案部門對本企業(yè)各類電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳遞。企業(yè)科技檔案管理系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)遵循模塊設(shè)計、分層實現(xiàn)和循序漸進的原則。企業(yè)開發(fā)或購買的檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備適應(yīng)多種文件存儲格式，支持實時瀏覽，及具有網(wǎng)絡(luò)檢索功率，能夠?qū)崿F(xiàn)收集整理、數(shù)據(jù)存儲、檢索瀏覽、借閱管理、權(quán)限控制、統(tǒng)計報表、鑒定銷毀、數(shù)據(jù)輸入輸出及格式轉(zhuǎn)換的控制與管理，滿足企業(yè)文檔一體化管理、流程管理和信息資源開發(fā)利用的需要。

（二）做好適應(yīng)信息化要求的企業(yè)科技檔案保密工作

科技檔案保密工作主要包括科技檔案保密等級劃分、保密制度確定和保密委員會的定期檢查。在科技檔案中，商業(yè)秘密根據(jù)它的重要程序劃分為絕密、機密和秘密級。根據(jù)保密檔案的存放時間長短，密級可以變更或解密。與此同時，要制定嚴格的保密管理制度，強化科技檔案中商業(yè)秘密的管理。

（三）理順與信息及技術(shù)部門的分工協(xié)作關(guān)系

信息部門、技術(shù)部門和科技檔案部門都是知識管理的主要部門。搞好知識管理必須明確信息、技術(shù)及檔案部門的工作職責(zé)，形成緊密協(xié)作的工作關(guān)系。信息部門負責(zé)維護企業(yè)信息技術(shù)平臺、提供信息技術(shù)支持和各種信息資源搜集開發(fā)等；技術(shù)部門負責(zé)科技信息與知識的搜集、利用、開發(fā)和創(chuàng)新；科技檔案部門負責(zé)科技成果與文件等科技資料的歸檔及管理。對科技檔案管理業(yè)務(wù)的流程再造，必須與企業(yè)整體流程結(jié)合起來，打破傳統(tǒng)文件工作與檔案工作的界限，實現(xiàn)企業(yè)科技文件檔案一體化。在業(yè)務(wù)流程上進行統(tǒng)一的設(shè)計，將檔案管理的要求嵌入到文件產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)歸檔、永久保存或銷毀的全過程。將科技檔案管理的要求，嵌入科技文件檔案管理系統(tǒng)是實現(xiàn)文檔一體化管理的重要措施，它體現(xiàn)了前端控制和全程管理的現(xiàn)代化文件和檔案管理理念，可有效地提高科技檔案管理的質(zhì)量和效率。

（四）加強對電子歸檔及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的安全管理

應(yīng)與信息部門合作，對各類現(xiàn)代信息系統(tǒng)所形成的文件如何歸檔做出規(guī)定，并從信息技術(shù)及管理兩方面著手，確保檔案實體及電子檔案的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)庫的安全。

（五）科技檔案歸檔范圍應(yīng)隨企業(yè)發(fā)展變化及時調(diào)整

隨著企業(yè)的發(fā)展，經(jīng)營范圍和技術(shù)創(chuàng)新手段及形式也在不斷變化，促使企業(yè)檔案管理范圍也在不斷變化。因而科技檔案管理者必須要有敏感的工作觸覺，將相關(guān)的科技文件及時歸檔，防止因科技文件泄密給企業(yè)帶來損失。

（六）繼續(xù)學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)及相關(guān)知識

科技檔案管理是一門綜合性的管理科學(xué)。要做好企業(yè)科技檔案工作，就必須繼續(xù)學(xué)習(xí)，抓緊調(diào)整自己的知識結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)日新月異地發(fā)展變化。科技檔案管理，不僅需要掌握知識資源管理知識和相關(guān)技術(shù)，而且還要掌握有關(guān)科學(xué)技術(shù)項目申報、成果鑒定知識，做好相關(guān)文件的查閱、存檔工作。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，信息在檢索手段、途徑、范圍和檢索的效率上都發(fā)生了根本的變化，它突破了時空的限制，實現(xiàn)了服務(wù)角色的轉(zhuǎn)換，同時克服了信息間的脫節(jié)問題，使實現(xiàn)最大化的檔案信息資源共享成為可能，可以說，信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)化為檔案信息的社會化服務(wù)提供了最佳的技術(shù)手段和實現(xiàn)途徑。

特別需要提出的是，企業(yè)是國家科技創(chuàng)新的主體，企業(yè)科技工作是國家科技工作的重要組成部分。因此，作為一個科技檔案管理工作者，還要及時地掌握與本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營相關(guān)的國家科技政策、法規(guī)、以便更好地為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策科技咨詢和建議。