文書檔案自動化管理系統的建立

王躍婷

（黑龍江生物科技職業學院 黑龍江 哈爾濱 150025）

辦公自動化簡稱為OA，是20世紀70年代興起并迅速發展起來的一項科學校術。辦公自動化綜合利用信息科學、有關社會科學的先進技術，使人們所進行的傳統辦公業務能夠借助于各種自動化設備來完成，以達到提高辦公效率的目的，是對傳統辦公方式的一次革命。目前，網絡的迅速發展使得辦公自動化的空間環境擴大了，更廣義地說，“辦公”已走出了辦公室，因此，辦公自動化也已走出了辦公室。辦公自動化的表現形式有很多，我們今天倡導的電子政府、電子商務、遠程教育、遠程醫療和電子娛樂等，是整個社會全面邁入一個大辦公自動化時代的真正開始。

文書檔案自動化管理系統是辦公自動化的一個事務性的管理子系統，它的建立過程是一個以軟件研制為中心的系統開發過程。軟件開發過程一般可分為四個階段，每個階段都可以認為是文書檔案自動化管理系統建立的一個主要過程，每個階段結束的時候都應產生完整的技術文件和管理文件。下面分述各個階段運行的情況。

一、系統的建立

（一）系統分析階段

此階段主要解決系統應該“做什么”的問題。用戶與系統設計人員合作，確定該系統的總目標，給出系統的功能、要求和條件，經過認真地分析研究，提出解決問題的方案，并且對可以利用的資源及成本、效益和開發進度做出估計，進行費用、效果分析，然后選定最優方案，并寫出實施計劃交上級管理部門進行審查。系統分析階段完成的標志是可行性研究報告和開發計劃通過審批。系統分析階段是整個系統中關鍵的一環。系統分析階段的組織者即系統分析員是計算機系統中最重要的工作人員，一般來說，他們應精通電子計算機技術，而且還要精通文書檔案管理工作，但由于這樣的人才較少，所以，系統分析階段工作應由計算機專業人員以及文書檔案管理人員共同參加，以取長補短，共同規劃出一個系統。系統分析工作由可行性研究和制定系統的總體規劃兩個部分組成。

（二）系統設計階段

此階段主要解決系統“如何做”的問題。它是系統的應用軟件設計，內容包括數據準備、代碼設計、程序語言的選擇、輸入輸出的形式和格式、數據存儲技術的自動選擇、操作費用計算等。擔任系統設計的人員稱作系統設計員，主要由經驗豐富的軟件人員來擔任。

（三）系統實現階段

又稱系統實施階段。最終實現文書檔案自動化管理系統的主要工作有：硬件購置、人員準備、軟件編制及測試、數據準備。

（四）系統維護、運行和評價階段

指軟件開發完成后，從投入使用到報廢為止的軟件完善的階段，其主要工作內容有：完善性維護、改正性維護、適應性維護。系統的評價一般應考慮系統的費用、性能、可靠性、靈活性和生產周期5個方面的內容。

二、數字化檔案內容的獲取過程

按照室藏內容及實體排架規律，全部檔案數據內容放在文書檔案數據庫、部(局)發文數據庫、新華廣播稿數據庫、中央及國務院文件目錄數據庫、室藏資料目錄數據庫、會計檔案目錄庫、審計檔案目錄庫、宣傳檔案目錄庫、音像檔案目錄庫、援外工程檔案目錄庫、中央領導人題詞目錄庫等12個數據庫中。在提供利用時既可以在相應庫中進行檢索，也可以在同一計算機界面上，像操作一個數據庫一樣檢索。

（一）依據需求目標，確定檔案著錄項目及目錄格式

檔案數字化過程中，首先就是目錄信息的數字化，即建立檔案目錄數據庫。但用計算機進行檔案的檢索和調閱不同于人工檢索，因為計算機只能根據檢索條件進行代碼的查比。而且現在檔案的歸檔方式已由原來的以案卷為歸檔單位，改為以件為單位歸檔，如果只是簡單地照搬原有的著錄項目，不能滿足計算機檢索的需要，但如果完全拋開原來的手工模式，按照計算機檢索需求重新確定著錄項目，就會產生兩套檔案目錄，給日后的工作會造成不必要的麻煩。根據計算機信息管理一次輸入，多次輸出的特點，在目錄數據庫信息項目的設定上盡量齊全，最后確定的原則是：

1.不打破原有紙質檔案室藏規律和原有案卷目錄規律；2.采用案卷級目錄和文件級目錄同時著錄方式；3.對案卷級目錄，著錄項目仍保持原有紙質檔案案卷目錄原貌；對2001年以后按件歸檔的檔案，其案卷目錄項也進行著錄，其中題名項著錄為與實體相對應的盒號，其他著錄項不變；4.對文件級目錄，在原有著錄項目基礎上，按照計算機檢索調閱要求和所確立的需求目標增加新的著錄項目(如保管期限項)。

（二）對數字化檔案的前期整理、鑒定工作

對館(室)藏檔案進行數字化掃描，實現計算機化管理，要對檔案進行更新著錄。如果前期的管理、鑒定等基礎工作沒有做好，或歸檔檔案不完整，整理得不科學，編號混亂，就會給以后的工作帶來麻煩，所以對已確定要進行數字化的檔案，首先要依據檔案整理規則和重新確定的著錄項目進行整理和鑒定，如對一份文件涉及多個問題的需補充題名項內容；對責任項、保管期限的審核補充；對題名過于簡單或無題名文件的重新擬寫。另外，對于責任者項，應該在著錄開始前，對每份文件的責任者(主要是各部門單位名稱部分)定好規范的稱謂，再進行著錄，這是由于檔案數字化后最終要實現在網上的傳輸，而責任者項及密級項將會是對調閱者權限進行設定的關鍵字段。

（三）目錄數據的錄入及檔案原文圖像掃描

目錄數據錄入：在整理、鑒定的基礎上，根據所確定的規則在檔案目錄著錄工作站上完成錄入、校對、改正、刻制光盤等過程。對檔案原文的存儲模式，采用掃描錄入方式，將檔案原文掃描后存儲為圖像文件，每幅圖像文件按其存儲地址與其在目錄索引中的記錄相連接。檔案原文圖像掃描：

1.編頁碼；為保證所掃描檔案的完整性和便于咨詢，故首先對待掃文件逐頁編好；2.確定掃描模式：掃描模式一般分為3種，即彩色掃描模式、灰度掃描模式和黑白掃描模式，3種掃描模式各有特點，彩色掃描模式可以從掃描對象中捕獲最多達1670萬種色彩信息，但它形成的圖像也是3種掃描模式中占存儲空間最大的。灰度掃描模式可以提供從黑到白256級的灰度變化，能夠顯示更多層次的明暗色調。黑白掃描模式只捕獲黑、白兩種色彩信息，可以高效地被壓縮，適宜網上瀏覽和傳輸，并便于打印輸出。根據最終的需求目標和3種掃描模式的不同特點以及室藏檔案原稿的情況，確定對絕大多數文書檔案采用黑白掃描模式；而對有些稿件，由于年代較為久遠，紙質已發黃，量多為手稿、顏色深淺不一，故采用灰度模式進行掃描，以期完整地保留原件的灰度層次，使掃描出來的圖像有較高的清晰度，從而作為數字室藏長期保存。

（四）對完成的數字化檔案數據進行整合

即建立存儲、組織管理數字化檔案信息的應用系統。具體實現的功能為：1.調閱系統通過瀏覽方式進行查詢，客戶端不必安裝應用軟件；2.系統可根據實際需要，提供多條件查詢并支持模糊查詢，在利用時既可以在相應庫中進行檢索，也可以在同一計算機界面上，進行跨庫檢索；3.采用了權限設置和密碼驗證功能，系統具有較高的安全性；4.提供了豐富的數據統計功能，可根據需要統計查詢總量來咨詢細節。

三、對局域網的安全維護措施

（一）為確保檔案數據的安全，將存有檔案數據的網絡服務器及備份光盤與檢索終端分開存放；定期檢查服務器的磁盤空間，以防在服務器空間不足時，發生磁盤損壞的情況。

（二）適度并正確地設定網絡資源的權限。

（三）系統管理員要保管好自己的名稱和密碼，以免被盜用導致服務器內的數據被更改或刪除。

（四）對服務器的屏保程序設定密碼，以免非網絡管理人員操作網絡服務器。

（五）注意對網絡采取有效的防毒措施。

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