加強(qiáng)聲像檔案的收集與管理

周玉梅

（綏化市節(jié)約用水辦公室 黑龍江 綏化 152000）

一、概念

聲像檔案資料是各企業(yè)在從事各種活動(dòng)中形成的，對企業(yè)有保存價(jià)值的照片、底片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。它具有客觀性、形象性和科學(xué)技術(shù)性的特點(diǎn)，能生動(dòng)形象地再現(xiàn)本單位有關(guān)方面的工作及成果，客觀反映和記錄本單位管理工作的真實(shí)面貌，具有現(xiàn)實(shí)查證和追溯歷史的作用。它和文字、圖紙檔案一樣，經(jīng)過收集整理形成了各行業(yè)聲像檔案，也是檔案的重要組成部分。

二、為何要做好聲像檔案資料的收集工作

（一）聲像檔案資料收集、保存的必要性

聲像檔案資料是開展各項(xiàng)工作最真實(shí)的寫照。它形成于各項(xiàng)工作之中，真實(shí)地記載了開展各項(xiàng)工作的過程與結(jié)果、成功與失敗、經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)等。要做好某項(xiàng)工作，離不開齊全的計(jì)劃、嚴(yán)密的組織、適當(dāng)?shù)恼{(diào)控、認(rèn)真的總結(jié)。在這些環(huán)節(jié)中必然形成大量的有保存價(jià)值的珍貴資料。比如，設(shè)備改造、生產(chǎn)車間的規(guī)劃改造、搬遷、大型技術(shù)改造項(xiàng)目、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的更新?lián)Q代等等，都會(huì)形成專門的系列聲像資料。將這些聲做資料收集、整理的過程就是對每一項(xiàng)工作最好的回顧和總結(jié)。總結(jié)中可以直接地檢查其工作是否達(dá)到了預(yù)期效果和問題產(chǎn)生的原因所在，并能從中吸取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。否則，一個(gè)單位每年轟轟烈烈的工作，攝錄人員到現(xiàn)場拍照、錄音，如果其聲像資料沒有被收集整理存檔，就等于沒有記錄。如果沒有很好地保留這些資料，或保存的只是幾張照片及只言片語，對于企業(yè)將是一個(gè)無法彌補(bǔ)的損失。

（二）聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求

比如照片、底片需要同時(shí)歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時(shí)歸檔，加之照片、底片分離則難以保存齊全。時(shí)間長了，攝影人員自己也很難追憶的準(zhǔn)確和全面。同時(shí)由于各企業(yè)管理分散，且僅考慮個(gè)人或本部門工作的便利，致使部分聲像檔案長期在個(gè)人或科室內(nèi)部保存，不移交檔案室統(tǒng)一保管，特別是隨著人員變動(dòng)和機(jī)構(gòu)調(diào)整，則會(huì)造成聲像檔案的流失。本來是很珍貴的影像資料，卻由于沒有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值，這是檔案管理工作的重大缺陷。

（三）聲像資料收集齊全是提高檔案質(zhì)量的重要前提和保證

本單位在經(jīng)營活動(dòng)中形成的大量的聲像資料是工作、生產(chǎn)、經(jīng)營過程最真實(shí)、最原始、最珍貴的記錄，不但具有憑證作用，而且，對以后開展各項(xiàng)工作具有很重要的參考利用價(jià)值。聲像資料要轉(zhuǎn)化為聲像檔案也要經(jīng)過鑒定、篩選甚至濃縮。如果聲像資料收集不齊，或者數(shù)量很少，就無法從中鑒定、篩選出有價(jià)值的內(nèi)容并使其轉(zhuǎn)化為檔案，也就無法保證檔案的高質(zhì)量，也談不上利用和參考。因此，要保證檔案的“質(zhì)”，首先要滿足一定的“量”。做好聲像資料收集就是要在“量”上下工夫，為保證聲像檔案的“質(zhì)”提供前提條件。

隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的日益普及辦公條件的改善，在各部門工作和各項(xiàng)重大活動(dòng)中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護(hù)好、利用好這些生動(dòng)、形象的特殊載體檔案，一是檔案管理部門要針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。改善由于聲像檔案普遍存在的歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，使之不得直接影響檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。二要改變聲像檔案管理嚴(yán)重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平的現(xiàn)狀，給我們收集、整理、服務(wù)利用提供更多的操作空間，以將這些收集齊全經(jīng)過鑒定、篩選、整理的聲像資料、轉(zhuǎn)化為高質(zhì)量的聲像檔案，為企業(yè)留下寶貴的財(cái)富。同時(shí)，建章立制加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督、促其逐步規(guī)范管理。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，為組織好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

三、如何做好聲像資料收集管理工作

（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)宣傳貫徹《檔案法》，提高全員檔案意識(shí)，增強(qiáng)法制觀念

取得單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。如果領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視的程度不夠，企業(yè)檔案管理制度不健全，與經(jīng)濟(jì)責(zé)任制未能掛鉤，獎(jiǎng)懲不明確、不兌現(xiàn)，在執(zhí)行管理制度的，就不能行之有效地行使監(jiān)督職能，勢必造成檔案執(zhí)法監(jiān)督不力。搞好聲像檔案工作不僅是檔案主管部門的事情，各級領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。比如要利用生動(dòng)實(shí)例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用，爭取單位領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，特別是要提高各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識(shí)，營造良好的檔案工作氛圍。考慮將聲像資料管理和歸檔工作納入聲像管理人員的崗位責(zé)任制，使之合法化、制度化、規(guī)范化，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性。對歷年歸檔工作搞得好的部門或人員，應(yīng)進(jìn)行業(yè)務(wù)評價(jià)并給予表揚(yáng)或獎(jiǎng)勵(lì)、總結(jié)他們的經(jīng)驗(yàn)，用以指導(dǎo)工作。這樣對其他部門的歸檔工作也是一個(gè)促進(jìn)，能起到積極的推動(dòng)作用。二要把文件資料的收集工作作為考察干部工作業(yè)績的一個(gè)參考。考核干部的工作情況時(shí)，不僅要看他的工作業(yè)績，也應(yīng)將是否把平時(shí)工作中所形成的大量文件資料收集齊全、整理有序，且妥善保存，并按規(guī)定及時(shí)上交歸檔，作為考核的一個(gè)參考依據(jù)。

（二）加強(qiáng)管理，制定措施，狠抓制度落實(shí)

通過聲像資料收集工作同時(shí)能反映單位的管理水平。聲像資料歸檔是否及時(shí)、齊全完整，從一個(gè)側(cè)面也反映了一個(gè)單位或部門管理水平的高低。如果管理水平高，從宏觀上看，應(yīng)該是決策、計(jì)劃、實(shí)施、反饋、調(diào)整、評價(jià)等各步驟運(yùn)轉(zhuǎn)正常；從微觀上看，也必然是規(guī)章制度嚴(yán)謹(jǐn)、人員調(diào)配合理、工作井然有序、獎(jiǎng)勵(lì)處罰嚴(yán)明。在各項(xiàng)工作中均會(huì)形成完整、系統(tǒng)的文件資料。相反，如果管理水平差、工作零亂、要求不嚴(yán)、賞罰不明，形成的文件資料必然是殘缺不全、雜亂無章，甚至是一片空白。

檔案工作的好壞，也可以說是單位或部門管理水平的一面鏡子。要改變聲像檔案管理的現(xiàn)狀，必須制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來規(guī)范此項(xiàng)工作。避免攝像設(shè)備閑置，沒人會(huì)用，難以充分發(fā)揮作用；或存放在科室或個(gè)人手中，沒有合理利用；或使用人員頻繁變動(dòng)，不能熟練使用設(shè)備，最終造成一些重要活動(dòng)沒能及時(shí)攝錄，使聲像資料缺項(xiàng)或不完整，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下遺憾。特別是隨著人員變動(dòng)和機(jī)構(gòu)調(diào)整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴(yán)重影響了聲像檔案的長久保護(hù)和開發(fā)利用。

也就是說，產(chǎn)生聲像檔案的第一關(guān)形成和歸檔不把好關(guān)，待用時(shí)再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是“亡羊補(bǔ)牢”了。

（三）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道

要實(shí)現(xiàn)聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障，建立并疏通收集渠道，運(yùn)用多種形式收集也很重要。1.通過正常移交接收。科室移交檔案室，檔案室移交區(qū)檔案館。2.重點(diǎn)單位、重點(diǎn)科室重點(diǎn)收集。對本地重點(diǎn)單位、立檔單位重點(diǎn)科室產(chǎn)生聲像檔案比較集中的，要有重點(diǎn)地強(qiáng)化收集，經(jīng)常溝通及時(shí)掌握情況。3.重點(diǎn)人物（攝錄人員）直接征集。有一部分?jǐn)z錄人員除擔(dān)當(dāng)本單位的攝錄任務(wù)外，還被指派（或聘請）攝錄本地區(qū)的重大活動(dòng)、重要會(huì)議、城市建設(shè)、外事活動(dòng)等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。4.廣泛的社會(huì)征集。對散存在民間的聲像檔案，運(yùn)用發(fā)公告、發(fā)文件、上門實(shí)地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻(xiàn)、建立名人全宗、個(gè)人代存等方式廣泛征集。

[1]胡先鐵.聲像檔案“收集難”對策[N].中國檔案報(bào)，2001年.

[2]李敏秀，構(gòu)建城建聲像檔案工作模式[J].城建檔案，2010（6）.