現代化管理手段在檔案管理工作中應用的主要優勢

◎文/張曉秋

當前，隨著計算機網絡技術的迅速普及，對傳統檔案管理工作提出了新的挑戰，每個檔案工作者都深深地感受到：傳統的檔案管理工作已經越來越不適應發展的新形勢。進行改革創新，積極地向現代檔案管理邁進，是我們每個檔案管理人員面臨的一項重要任務。尤其是對于直接進行檔案管理工作的人員，更應該在改變以往管理理念的同時，改變傳統的管理手段，利用現代化管理手段，即改變以往的手工方式，通過計算機技術來實現對檔案的管理和利用。

現在，計算機應用、網絡管理已經成為知識經濟時代的檔案管理標識。檔案作為豐富的信息資源，理應利用計算機軟件進行更好的管理和利用，以便給檔案管理者和利用者帶來最大的便利。利用計算機進行檔案管理的優勢比較突出，主要表現在以下幾個方面：

一、大大地減輕了檔案管理人員的勞動強度，提高了工作效率

過去，從事傳統文書檔案管理的工作者都感到有“三難”。一是立卷難。傳統立卷歸檔做法是，只有文件按照分類大綱歸類后，才能組卷、立卷，爾后再進行卷內文件的排列、擬寫案卷標題、確定保管期限、裝訂歸檔等工作。這些工作又都直接關系到案卷質量的高低，馬虎不得。這樣做起來，既費時又有很大的主觀性，且操作難度又大，加之工作程序枯燥煩瑣，工序多而繁雜，掌握起來難度較大。二是管理工作難。組好卷以后，首先要擬寫案卷標題、案卷號和案卷目錄，然后還要編寫頁碼、抄寫卷內目錄，同時還要裝訂、填寫案卷封面，排列案卷等。這樣做的問題是，程序煩瑣，人工操作量大，管理工作繁難。三是提供利用速度較慢，查準率不高。由于檔案管理是人工操作，查找文件就成了一件難事。首先，查找文件時必須先說明要查什么文件、什么問題、所屬年度，然后，檔案管理人員才能根據要求查找案卷目錄，再以卷內目錄查找文件。如果這時出現文檔管理人員立卷的主觀差異，或組卷不合理，所擬案卷標題不能準確揭示案卷文件內容等問題時，查找起來就困難了。在計算機技術應用飛速發展的今天，現代網絡提供了歸檔文件軟件管理系統，通過立卷改革，把過去的按“卷”歸檔改為按“件”歸檔，它不但為歸檔工作提供了便捷的管理手段，而且簡化了檔案管理人員的歸檔程序以及可操作性，減少了人為的主觀因素，既減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，又提高了歸檔質量和檢索速度。利用計算機軟件進行檔案歸檔管理工作后，就可以將過去的集中立卷，改變為平時隨時整理歸檔。這樣，集中的工作量，就變為分散的工作量，而且可隨時查漏補缺，使文檔不造成存積，提高了立卷管理的時效和水平，從而達到了及時歸檔和方便檢索利用的目的。

二、有利于遺漏文件的補漏增缺

當用傳統的立卷方法遇到文件收集不齊全或漏交歸檔時，需要補漏增缺，此時拆卷、插卷等工作需要重做。拆卷后，卷內文件又得重新排列，重新編檔案頁碼、編寫卷內目錄、裝訂和修改填寫案卷封面等，其工作量可想而知。這樣不但費時費力，而且還給檔案管理工作人員增添了額外繁雜的工作量。而一旦改為計算機技術管理，文檔按“件”整理歸檔，文檔的插入就變得十分方便。這時，只需要修改一下檔案目錄就可以了。由于省時省力，檔案管理工作人員就可以有充分的時間去了解檔案工作的最新科研成果，從而不斷地提高自身的業務水平。

三、保持了文件的歷史原貌

從事傳統的歸檔工作時，為了使案卷裝訂整齊統一，就需要做檔案的修整工作。此項工作的操作稍有不慎，就破壞了文件的原貌。而使用計算機技術管理后，文件按“件”編號，統一編目，各自為一件，隨機存檔，檔案整理工作就不存在這方面的問題了，避免了主觀因素的干擾。

四、查找利用便捷高效，準確率高

以手工為主的傳統檔案管理，不僅消耗了大量的人力、物力，而且落后的管理手段還會導致檔案利用工作出現許多問題。如檔案利用率低下，查找效率不高、查準率較差等，這就嚴重制約了檔案信息資源的利用。因此，實現檔案管理手段和利用方式，向現代文檔管理邁進，已迫在眉睫。由于電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，在利用過程中能夠通過主題詞、時間、文號等多途徑進行檢索，高效便捷，使得檔案管理人員能及時擺脫以往的經驗式的管理模式，完成檔案管理由案卷級向文件級管理的轉變，手工立卷變為計算機管理。只有這樣，才會極大地提高檔案管理與利用的質量、精度和效率，實現文書檔案管理工作以及服務水平質的飛躍。

五、有利于文檔的保密

做好檔案管理工作中的保密工作，是對每個檔案工作人員最基本的要求。在工作中尤其要加強涉密檔案的科學管理。過去，我們經常把密級和非密級文件混合組卷、混合保管、混合提供，在傳統的查閱檔案工作中都是將整個案卷提供利用，而利用者卻往往只利用案卷中的一份文件，但卻看到了整卷的檔案內容，造成了擴散機密的漏洞，這不符合文檔管理的保密要求。現今，計算機管理將其改為了單份文件提供利用，而不存在“案卷”這一基本單位，利用者也就無法接觸到其他的文件，從而達到了文檔保密的要求。

六、有利于提高檔案管理工作的質量

檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質量、高水平的文檔卷宗。但是傳統的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷時檔案管理人員是根據自己的理解來進行操作的，其對立卷標準掌握很難做到完全統一，如在遇到擬寫案卷標題名稱時，由于個人主觀因素不同，有的題目就很難反映整個案卷內容。這必然影響到整個案卷內容的揭示，給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案管理人員的絕大部分時間，制約了管理人員業務水平的發揮。在這種管理模式下的檔案利用工作，也是被動的。而將文書檔案管理改為計算機管理后，檔案管理人員可以從煩瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發利用上來，從而提高文書檔案管理工作質量和利用效率，使文書檔案的管理、提供利用變為主動行為，只有這樣，才能夠發揮出檔案自身的政治和經濟價值。

隨著社會的發展和計算機網絡技術的迅速普及，對文書檔案管理工作人員提出了更新更高的要求。檔案管理工作人員應迅速適應這種轉變，及時實現由傳統的管理模式向現代的管理模式的轉變，由傳統的管理觀念向現代的管理理念的轉變。今后一個時期，檔案管理人員的工作就是大力推進計算機軟件的利用，在文書檔案管理工作中，積極推進立卷改革，實現按“件”歸檔，使文書檔案管理工作緊跟時代步伐，適應文書檔案管理現代化和辦公自動化的需要，為社會提供卓有成效的服務，使文書檔案管理工作發揮出應有的經濟效益和社會效益。