檔案資源整合面臨的問(wèn)題與對(duì)策

◎文/邢軍 卜艷閣

檔案資源整合就是將本行政區(qū)域內(nèi)屬國(guó)家所有、對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的包括政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化等領(lǐng)域的檔案資源進(jìn)行科學(xué)整合，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，最大限度地優(yōu)化配置國(guó)家檔案資源。其目的是為了保護(hù)國(guó)家檔案資源的完整與安全，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，保障人民群眾的利益。科學(xué)地整合、合理地利用檔案信息資源，也是檔案部門更好地服務(wù)于黨和國(guó)家中心工作、服務(wù)于廣大人民群眾的一個(gè)重要舉措。筆者結(jié)合工作實(shí)際，針對(duì)目前檔案資源整合過(guò)程中遇到的問(wèn)題提出相應(yīng)的對(duì)策。

一、檔案資源整合面臨的問(wèn)題

（一）專業(yè)檔案資源分散，各自為政，難于集中

以漯河市為例，部分改制或地位特殊的單位分流檔案資源，如銀行系統(tǒng)、保險(xiǎn)公司均因改制后，在檔案工作方面采取“垂直管理”模式，其各門類檔案不再向地方檔案館移交。公安、檢察院、法院這些地位特殊的單位可以設(shè)置部門檔案館，造成綜合檔案館事實(shí)上接不到這些單位的檔案。此外，城建、國(guó)土、房產(chǎn)、環(huán)保、民政、人事等擁有業(yè)務(wù)檔案的單位不移交其專業(yè)檔案，也造成了檔案資源的分散流失。檔案資源分散多頭保管，不利于群眾查閱利用，不便于實(shí)現(xiàn)資源的共享和社會(huì)利用效益最大化。

（二）現(xiàn)行的許多檔案法規(guī)并不支持綜合檔案館對(duì)所屬行政區(qū)域范圍內(nèi)的各種專業(yè)檔案資源進(jìn)行整合

專業(yè)檔案的條塊管理體制不僅體現(xiàn)在各種專業(yè)檔案的管理實(shí)踐中，而且已明確寫入一系列檔案法規(guī)，在一定范圍內(nèi)具有強(qiáng)制性和約束力。比如，《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》：“縣級(jí)以上地方人民政府建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的城建檔案管理工作，業(yè)務(wù)上受同級(jí)檔案部門的監(jiān)督指導(dǎo)?！逼渌恍n案行政規(guī)章等，幾乎都明確規(guī)定由各級(jí)專業(yè)職能部門負(fù)責(zé)管理本部門產(chǎn)生的科技檔案或?qū)ｉT檔案。這些檔案法規(guī)的相關(guān)規(guī)定無(wú)疑是專業(yè)檔案分散保管的法律基礎(chǔ)，造成了檔案資源整合困難。

（三）檔案資源能帶來(lái)利益是檔案資源整合困難的重要原因

隨著社會(huì)的進(jìn)步，人們?cè)絹?lái)越重視自身權(quán)益的維護(hù)，社會(huì)對(duì)檔案資源的需求越來(lái)越大，擁有此類檔案資源就有滿足社會(huì)需求的資本，就能帶來(lái)意想不到的利益。不少專業(yè)檔案能帶來(lái)部分收益，因此相關(guān)部門就想自行管理不愿移交。

二、加強(qiáng)檔案資源整合的對(duì)策思考

（一）創(chuàng)新檔案資源整合模式，以多種形式進(jìn)行檔案資源整合

檔案行政管理部門在整合本行政區(qū)域范圍內(nèi)的檔案資源時(shí)，可以創(chuàng)新整合機(jī)制，比如：在不改變各類專業(yè)檔案歸屬和流向的前提下，將城建、房產(chǎn)、公安、環(huán)保、衛(wèi)生等專業(yè)主管部門各自保管的專業(yè)檔案集中到各級(jí)檔案保管中心，在檔案保管中心保管的各類專業(yè)檔案仍屬各專業(yè)主管部門所有。在管理上，或由各專業(yè)主管部門派專人管理，或由綜合檔案館的檔案管理人員代管，這樣一來(lái)，綜合檔案館的技術(shù)優(yōu)勢(shì)、保管條件優(yōu)勢(shì)、社會(huì)認(rèn)可優(yōu)勢(shì)、資源集中優(yōu)勢(shì)等都得到了發(fā)揮，又兼顧了專業(yè)檔案形成部門的工作需要和合理利益。因此，應(yīng)該提倡在有利于國(guó)家檔案資源管理和利用的大前提下，根據(jù)本行政區(qū)域?qū)I(yè)檔案的管理現(xiàn)狀，兼顧專業(yè)檔案形成部門，探索形式多樣的檔案資源整合模式。

（二）強(qiáng)化檔案行政管理部門在檔案資源流向上的主導(dǎo)權(quán)

檔案行政管理部門在檔案資源管理上可以提出行政要求，也就是說(shuō)在行政體制調(diào)整過(guò)程中，為避免檔案資源流失而遭受損失，對(duì)各撤銷、合并、分立的檔案資源的流向作出明確的規(guī)定。同時(shí)在開展目標(biāo)管理考核定級(jí)活動(dòng)中對(duì)檔案資源建設(shè)提出明確要求，如果不按規(guī)定向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交檔案的不得分，對(duì)轄區(qū)內(nèi)的重大活動(dòng)、重大事件檔案的接收以及散失在社會(huì)上珍貴檔案的征集也要有明確要求。

（三）借助政府行政資源

《檔案法》第四條規(guī)定：“各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)?！币簿褪钦f(shuō)政府有責(zé)任和義務(wù)把轄區(qū)內(nèi)的檔案工作做好。為加強(qiáng)全市檔案資源建設(shè)，建議出臺(tái)“漯河市檔案收集辦法”，促進(jìn)檔案資源整合。檔案行政管理部門應(yīng)積極主動(dòng)向政府匯報(bào)，爭(zhēng)取其支持，以行政手段解決檔案資源整合問(wèn)題。

（四）重點(diǎn)加強(qiáng)民生檔案資源的整合力度

各級(jí)檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)制訂出檔案資源整合的近期和中長(zhǎng)期規(guī)劃，重點(diǎn)加強(qiáng)涉及民生檔案資源的整合力度，進(jìn)一步豐富改善館藏結(jié)構(gòu)，統(tǒng)一向社會(huì)提供利用。通過(guò)依法確定檔案流向，完善民生檔案資源進(jìn)館機(jī)制，調(diào)整檔案接收范圍，努力建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和服務(wù)人民群眾的檔案利用體系，完善本區(qū)域檔案資源優(yōu)化組合和集約化管理。

（五）大力推進(jìn)信息化，實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)共享

局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和政務(wù)網(wǎng)的綜合應(yīng)用搭建了檔案信息化廣闊的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，電子文件管理、網(wǎng)站建設(shè)、專門檔案管理軟件的應(yīng)用都為檔案資源整合共享打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。各級(jí)檔案館館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共建、共享及開展網(wǎng)上服務(wù)奠定了基礎(chǔ)。因此要不斷提升檔案資源配置與管理水平，增強(qiáng)可以利用網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臄?shù)字檔案資源的數(shù)量，通過(guò)相互的鏈接與整合提升質(zhì)量，提高服務(wù)品質(zhì)，用信息化的方式，推進(jìn)檔案資源社會(huì)共享的步伐。