網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案利用工作策略

謝 怡

（山東理工大學檔案館 山東 淄博 255049）

檔案利用工作是為滿足利用者使用檔案的需求而直接提供檔案信息為各項工作服務(wù)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。包括介紹和報道館藏檔案的內(nèi)容和成分，開發(fā)檔案信息資源，通過各種方式向利用者提供檔案材料，進行檔案咨詢等服務(wù)。現(xiàn)階段，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，檔案材料從收集源頭上發(fā)生了質(zhì)的變化，紙質(zhì)材料所占比例越來越少，電子文件日益增多，面對這種變化，檔案管理者如何順應(yīng)時代的變遷，優(yōu)質(zhì)高效地做好檔案材料的提供利用，就成為一個亟待解決的重要課題。

1.檔案利用工作的意義

1.1 檔案利用是檔案工作的目的

檔案本身的社會屬性決定了檔案的價值，檔案的社會效益和經(jīng)濟效益影響著檔案的保存價值，要充分發(fā)揮檔案利用的價值，最重要的一點是要提供利用，在檔案的利用和開發(fā)中了解檔案的價值。可以說，提供檔案利用是檔案工作的出發(fā)點和歸宿，方便社會各方面的利用，服務(wù)于以經(jīng)濟建設(shè)為中心的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)，服務(wù)于政治、經(jīng)濟、科學、文化以及黨和國家的其他各項事業(yè)，是我國檔案工作的根本目的。

1.2 檔案利用工作直接為構(gòu)建和諧社會發(fā)揮服務(wù)作用

檔案利用關(guān)系到檔案作用的發(fā)揮和價值的實現(xiàn)。在構(gòu)建和諧社會的進程中，檔案正在逐步實現(xiàn)單純?yōu)檎畽C關(guān)服務(wù)向為社會大眾服務(wù)的轉(zhuǎn)變，檔案不再單一的資政決策服務(wù)，也為人們解決問題提供幫助。

1.3 檔案利用工作對檔案工作有著檢驗和帶動作用

檔案利用工作質(zhì)量的高低是衡量檔案工作水平的主要標志，是提高檔案工作各項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的工作水平、優(yōu)化工作質(zhì)量、改進工作方式的推動器。利用服務(wù)工作在一定程度上體現(xiàn)了各項工作利用檔案的需求，對整個檔案工作具有一定的檢驗和推動的作用。

1.4 檔案利用工作對檔案工作的發(fā)展有決定性影響

檔案工作的發(fā)展既取決于社會檔案意識，也決定于檔案業(yè)務(wù)工作的狀況，檔案利用工作則是其中重要的影響因素。一方面檔案利用工作具有宣傳功能，能夠使人們在利用檔案的過程中認識檔案的價值和檔案工作的重要性，擴大檔案工作的影響，增強人們的檔案意識；另一方面，檔案利用工作體現(xiàn)檔案工作的成果，是衡量檔案工作水平的主要標志，有成效的檔案利用工作能夠帶來社會效益和經(jīng)濟效益，搞活檔案工作，提升檔案工作水平和地位。

2.檔案利用工作的新特點

2.1 利用資源數(shù)字化

信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展使辦公自動化成為可能并迅速發(fā)展，與此相對應(yīng)，檔案資源的存在也不僅局限在紙質(zhì)這一種形式上，而是越來越趨向于以文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件等電子文件形式存在，其數(shù)量亦成倍增長。也就是說，檔案利用資源載體正從紙質(zhì)這個單一載體，發(fā)展為紙質(zhì)、光盤、磁盤、磁帶等多種載體并存；其存在形式也由紙上文字發(fā)展為網(wǎng)絡(luò)數(shù)字信息。

2.2 利用需求多元化

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展一方面彌補了以往因時空受限而造成的檔案利用者單一性的不足，利用群體呈現(xiàn)出廣泛化、多元化的態(tài)勢；另一方面改變了利用者的行為方式及意識形態(tài)，對檔案信息的需求意識逐漸增強。信息需求主體這兩方面的變化，使得檔案信息需求從范圍到結(jié)構(gòu)都發(fā)生了很大的變化，呈現(xiàn)出新的特點。

2.2.1 信息需求范圍的廣泛化

檔案信息需求范圍的廣泛化主要表現(xiàn)為內(nèi)容的廣泛性、形態(tài)的廣泛性和類型的廣泛性。內(nèi)容上，利用者的信息需求涉及眾多的學科領(lǐng)域，體現(xiàn)出很明顯的綜合性和多樣性；形態(tài)上，利用者不僅需要紙質(zhì)的檔案信息，對多媒體電子檔案、聲像檔案和實物信息資源的需求也在不斷增長；類型上，利用者不再單純需求單位、部門形成的與工作有關(guān)的文書檔案，那些與其自身利益息息相關(guān)的檔案信息，如自身的房產(chǎn)檔案、婚姻檔案、家庭檔案、醫(yī)療檔案等方方面面的檔案，正在受到越來越多的關(guān)注。

2.2.2 信息需求結(jié)構(gòu)的多樣化

網(wǎng)絡(luò)科學技術(shù)的發(fā)展，刺激了社會對數(shù)字檔案信息的需求。同時，由于利用者自身職業(yè)、文化程度、年齡等諸多自身因素的差異，造成了利用者的信息需求呈現(xiàn)出多樣化的結(jié)構(gòu)，具體表現(xiàn)為不同目的的信息需求并存，如有的是為了工作查考，有的是為了學術(shù)研究，有的是為了求證事實，有的是為了休閑娛樂。

2.3 利用方式多渠道

網(wǎng)絡(luò)信息組織、交流、傳遞方式的變革，使信息的時效性日益增強，也激發(fā)了利用者對檔案館快速高效化信息服務(wù)的新需求。利用者已不再滿足于親自到檔案館查閱材料這種單一的最原始的利用方式，他們渴望能夠通過網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)迅速、高效地獲取大量的有用信息。隨著檔案資源的數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益成熟，檔案部門紛紛建立了自己的檔案信息網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)，使利用者新需求的滿足成為可能。

2.4 利用時空擴大化

檔案信息網(wǎng)絡(luò)查詢利用服務(wù)方式不但使檔案信息查詢變得高效、準確，同時它也使利用者對檔案的查詢不再受時間和空間的限制。利用者除了到檔案館查詢檔案之外，可以在任何時間任何地方通過網(wǎng)絡(luò)鏈接到檔案館的服務(wù)器，直接查詢調(diào)閱所需檔案信息，增強了信息利用的時效，拓展了信息利用的時空。

3.檔案利用工作面臨的新問題

3.1 人員素質(zhì)有待提高

這里所說的人員素質(zhì)包括兩個方面，一是指利用觀念，二是指業(yè)務(wù)素養(yǎng)。從觀念看，檔案部門的從業(yè)人員普遍存在著重藏輕用的傳統(tǒng)思想，只注重對檔案材料的收集、保管，往往忽略了檔案的提供利用工作。實際上，收集、保管的最終目的都是為了檔案的提供利用，檔案利用是檔案工作的出發(fā)點和歸宿，是檔案工作的根本目的。從業(yè)務(wù)素養(yǎng)看，現(xiàn)階段我國檔案部門從業(yè)人員中真正檔案專業(yè)科班出身的所占的比例較少，大部分人員是半路出家，雖經(jīng)過后期的專業(yè)培訓，但培訓時間短、培訓內(nèi)容不系統(tǒng)，造成人員整體檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)不過硬，特別是對網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)所亟需的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息處理知識能熟練掌握運用的人員更是鳳毛麟角，這嚴重制約了檔案利用服務(wù)工作的開展。

3.2 網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的局限性

目前，許多檔案部門都順應(yīng)利用者的需求建立了檔案信息網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)，并開放了相關(guān)的數(shù)據(jù)。但由于缺乏統(tǒng)一標準，檔案部門在制作信息平臺時，往往從方便自身的角度考慮進行設(shè)計，因此不論是所用的數(shù)據(jù)庫、查詢的流程，還是呈現(xiàn)的界面都是五花八門、千差萬別的。雖然每一個信息平臺都能實現(xiàn)檔案查詢服務(wù)，但對利用者來說，卻需要時間來熟悉不同的軟件操作系統(tǒng)，尤其是對于那些本就不熟悉計算機技術(shù)的利用者，就更是難上加難。另外，軟件設(shè)計的差別使各級檔案部門的信息資源難以共享，形成了信息孤島。

3.3 數(shù)字資源的匱乏

數(shù)字檔案信息主要來源于兩個方面，一是各級各類檔案部門接收的電子文件，這是數(shù)字檔案資源的重要組成部分；二是檔案部門為促進檔案信息的利用，對部分利用價值較高的庫藏檔案進行數(shù)字化所形成的數(shù)字檔案，是數(shù)字檔案中的精品。目前，大多數(shù)檔案部門的數(shù)字資源僅限于第一方面，也就是都已將接收的電子文件掛接到開放數(shù)據(jù)庫中，但對第二部分館藏精品進行數(shù)字化的比例不高，這主要是由人員、資金、觀念、技術(shù)等原因造成的。館藏精品不但利用價值大，而且利用頻率高，因此這部分檔案是否被數(shù)字化，將直接影響利用者對檔案的利用效果。

4.檔案利用工作新策略

4.1 提高從業(yè)人員素質(zhì)

首先，要轉(zhuǎn)變從業(yè)人員的利用觀，改變重藏輕用的錯誤觀念，使人員從思想上認識到利用工作的中心地位，從而投入更多的時間和精力做好利用工作。其次，要對現(xiàn)有人員進行系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識和現(xiàn)代化信息技術(shù)業(yè)務(wù)培訓，使他們適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息時代的要求，能為用戶提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；最后，還要注重優(yōu)秀人才的引進，尤其是檔案部門普遍稀缺的計算機專業(yè)人才的引進。

4.2 建立信息溝通渠道

網(wǎng)絡(luò)信息時代的到來，使檔案利用不論是利用數(shù)量、群體結(jié)構(gòu)還是利用目的都發(fā)生了巨大的變化，利用人數(shù)不斷增多，利用內(nèi)容逐漸廣泛，利用群體趨于多元化。面對如此巨大的變化，檔案部門要想做好利用工作，滿足不同利用群體的不同需求，首先要對利用群體及其需求進行調(diào)查分析，最直接有效的辦法就是運用網(wǎng)絡(luò)平臺建立利用需求信息反饋系統(tǒng)。用者可以把自己的訴求準確地傳遞給檔案部門，檔案部門可以根據(jù)用戶的需求，及時調(diào)整檔案收集范圍，完善館藏結(jié)構(gòu)，健全數(shù)字資源，以更好地為用戶服務(wù)。

4.3 統(tǒng)一軟件操作標準

運用不同的程序語言設(shè)計的不同功能模塊、不同界面的信息查詢系統(tǒng)，既容易形成信息孤島，又給利用者的操作帶來諸多不便。因此有關(guān)檔案管理行政部門應(yīng)盡快出臺相關(guān)標準，對系統(tǒng)設(shè)計的相關(guān)指標參數(shù)進行合理的規(guī)范，使系統(tǒng)不僅能夠相互鏈接，做到資源共享，而且操作簡便、靈活，方便利用者使用。另外，還應(yīng)考慮到利用者中微機知識匱乏人群的需求，通過系統(tǒng)使用視頻演示及信息溝通平臺等渠道，幫助他們獲取所需信息。

4.4 豐富網(wǎng)絡(luò)檔案資源

首先，應(yīng)對館藏檔案信息資源進行摸底，找出那些使用頻率高的，利用價值大的精品檔案材料，通過外包等方式將這部分檔案盡快數(shù)字化；其次，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，要突破館藏的現(xiàn)有信息資源，注重對各機構(gòu)、部門形成的大量的有價值的網(wǎng)絡(luò)信息的收集，使網(wǎng)絡(luò)信息成為檔案信息資源的主要渠道之一，并善于利用此資源，充實完善檔案信息結(jié)構(gòu)。

總之，利用是檔案工作的主題，盡管現(xiàn)代化技術(shù)對檔案館的發(fā)展產(chǎn)生了深遠的影響，然而這一主題的中心地位始終是不被撼動的。檔案管理者應(yīng)順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代變化，不斷更新思想、更新觀念，銳意進取，行之有效地做好檔案利用工作，為檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造出一個嶄新的局面。

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