試論當前機關單位人事檔案管理工作者應具備的能力素質

張維維

（佳木斯市園林風景區管理處 哈爾濱 佳木斯 154002）

機關檔案作為日常工作重要組成部分,人事檔案是記錄個人從事各種社會活動的文件,是單位人事部門對個人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎,對單位考察和識別干部選拔優秀人才,加強機關單位干部隊伍建設,促進生產、監察、黨政管理的開展具有重大作用，對每個工作人員有著切身相關的關系，檔案對于激發機關人員的工作積極性和各方面的保障有至關重要的作用，在新時期,加強機關單位人事案管理,對提高機關單位管理水平有舉足輕重的作用。因此,機關單位檔案管理需要一支政治強、業務精、作風好的高素質檔案工作隊伍。要適應新形勢的需要,機關檔案工作者必須具備以下素質。

1.要有合格的政治素質

機關檔案工作是檔案工作的一部分,檔案工作是一項政治機要性很強的工作,沒有較高的政治素質和強烈的責任感是無法擔任此項工作的。因此我們檔案管理人員應該做到:

1.1 檔案工作的任務、工作對象和工作手段決定了它本身是一項服務性、條件性很強的工作。而檔案工作與其他服務性工作的不同在于它不能通過服務對象直接產生效益,而是通過服務對象利用檔案所取得的社會效益和經濟效益來體現。不為名利、勤奮工作、積極主動、熱情周到地為利用者提供優質的服務,是檔案工作者職業道德素質的最基本要求。要有良好的職業道德和嚴謹的工作作風。要堅持實事求是,尊重歷史,在工作中要本著對歷史負責,為現實服務,替未來著想的原則,愛崗敬業,認真負責地做好本職工作。

1.2 要有強烈的責任感和高度的事業心。機關單位檔案工作是一項政治性、管理性、服務性很強的工作,這就要求檔案工作者要時刻嚴守機密,守口如瓶;要充分發揮自己的主觀能動性,不斷強化工作能力,不斷提升工作質量。

1.3 具有必要的政策水平。既要熟悉和掌握國家有關檔案工作的法規、政策,又要熟悉和掌握與檔案工作相關的方針、政策、標準和方法。

1.4 具有依法治檔的法制意識。用法律和紀律約束自己,牢固樹立以法治檔的思想觀念,與一切違反《檔案法》的行為進行堅決的斗爭。

2.要有強健的身體素質

人事檔案工作是一項艱苦而繁瑣的工作。由于長期伏案工作、庫房空氣不流通以及整理檔案過程中吸入有害菌等原因,導致在檔案工作者身上出現了皮膚過敏、頸椎病、呼吸道疾病等各種難以根治的疾病。因此,要想做好檔案工作,就必須加強體育鍛煉,增強身體素質。

3.要有良好的心理素質

心理素質是整體素質的基礎,培養檔案管理人員的心理素質是十分重要的。具體表現在:對本職工作具有濃厚的興趣和滿腔的工作熱情。對工作要有主動性和創造性,積極主動地克服和解決所遇到的各種困難,克服畏難情緒,急流勇進。具有保持良好的心理狀態、從容面對環境變化的能力。檔案工作者時時刻刻都面對著新材料、新檔案,工作內容也總是在重復,時間久了容易產生厭煩情緒,所以,面對這些變化,管理人員要保持心境寬廣、意志堅定,對檔案事業應保持執著的毅力,從容面對各種困難,激流勇進,不斷調整自己的心理狀態,來適應不斷出現的新情況。

4.要全面發展檔案管理相關專業知識素質

科學文化知識是人類改造自然和改造社會的經驗總結,要成為本職工作的行家里手,就要優化知識結構,拓寬知識面。既要熟練掌握一定的專業理論知識,又要熟練掌握與檔案工作相關學科的基礎知識,具備多種新知識、新技能,成為復合型檔案專業人才。

掌握檔案專業知識。檔案工作是專門業務,從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計到提供利用,有一整套的理論和工作方法,機關檔案工作人員只有學習掌握這些理論與方法,才能保證工作質量,提高工作效能,逐步實現機關檔案工作的科學管理。

掌握計算機知識。由于多媒體技術和網絡技術在檔案現代化管理中的廣泛應用,計算機已經從輔助性工具逐漸成為檔案現代化管理必備的技術,要適應檔案管理現代化,就必須掌握計算機數據錄入、數據庫管理、多媒體和網絡管理等方面的技能。

掌握一定的外語知識。在當今社會,沒有一定的外語功底已難以勝任檔案管理工作,尤其是英語。在計算機網絡技術使用的各種軟件以及網絡信息資源中,占有很大比例,為適應工作的需要,機關單位檔案工作者還需具備一定的英語應用能力,這樣才能適應新時期、新形勢對機關單位檔案工作者的要求。

5.要有精湛業務素質

樹立以人為本的服務意識。以提供服務為己任,各項工作都應首先從利用者的角度來思考,一切服務都應以利用者的需求為出發點。

樹立遠大理想,熱愛人事檔案事業。明確自己肩負的責任,以主人翁的工作態度,嚴肅認真的工作作風,把高度責任心、事業心貫穿在人事檔案工作的各個環節。

培養求真務實、精益求精的工作作風。人事檔案工作是一項長期、艱苦、細致的工作,從材料的形成、收集、整理、歸檔、轉遞到檔案的保管、利用,每一個環節都離不開求真務實,每一個過程都要求謹小慎微,任何一個細節的失誤都會給后面的工作帶來麻煩。

培養創新意識。人事檔案工作者要善于在工作中發現問題、解決問題,不斷改進,大膽創新;要不斷轉換思維方式,克服慣于從眾的心理弱勢和墨守陳規的保守思想;要有創新的觀念和意識,為檔案事業出謀劃策,結合工作實際,提出新思路、新觀點,改革原有的服務模式,利用現代化技術開發利用檔案資源,促進機關單位人事檔案工作的發展。

6.要有科學的管理素養

靜態管理與動態管理相結合。管理現存的人事檔案是靜態的,而積極主動地廣泛收集、分項、整理檔案資料,則是動態的。靜,是相對的,動則是絕對的。邊收集,收集要齊全;邊整理,整理要細致;邊歸檔,歸檔要嚴謹。這又是屬于“動”的過程。歸檔以后入庫,精心保管,這是屬"靜"的境界。

手工操作與微機操作相結合。隨著科學技術的迅猛發展,計算機、網絡的普及與應用,逐步實行人事檔案的自動化管理是大勢所趨。因此,人事檔案管理者必須學習和運用現代化管理手段,加快檔案管理現代化過程,盡早研制和開發具有機關單位人事管理即計算機檔案管理軟件,當是責無旁貸。

規章制度與實際情況相結合。只有制定并嚴格履行檔案管理的各項規章制度,才能切實加強人事檔案的管理工作,進一步推進人事檔案工作的制度化、規范化、科學化,有效地發揮人事檔案在機關管理工作中的作用。

作為新時期的檔案工作者,只有樹立遠大理想,熱愛檔案事業,強化服務意識、法制意識,終生學習,豐富自身的知識結構,始終立足于與時俱進、改革創新,不斷提高自身整體素質,才能成為新世紀檔案工作的復合型管理人才,才能促進檔案事業的發展,適應全面當前社會的新形勢,為社會的進步、經濟的繁榮做出自己的貢獻。

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