對做好婦幼保健檔案信息資源開發利用前基礎工作的思考

王天宇

（寧安市婦幼保健院 黑龍江 寧安 157400）

婦幼保健檔案作為一種重要的信息資源，全面真實地記錄著婦幼保健工作的經驗和成果，為各級婦幼保健部門開展工作提供憑證、依據和信息。有效地開發利用婦幼保健檔案信息資源，將為推動婦幼保健工作健康發展起著重要作用。要做好婦幼保健檔案信息資源的開發利用工作應先做好以下幾方面的基礎工作。

一、大力宣傳，強化檔案意識

做好檔案宣傳工作是做好婦幼保健檔案工作的前提,婦幼保健檔案工作是婦幼保健部門管理工作的重要組成部分，婦幼保健檔案來源于婦幼保健各部門，同時也服務于各部門。做好婦幼保健檔案工作只靠檔案人員的努力是遠遠不夠的，必須贏得各部門的支持。因此，必須以《檔案法》、《黑龍江檔案管理條例》等法律法規為依據，通過各種途徑如舉辦圖片展覽、辦培訓班、檔案知識講座等，用檔案利用的生動實例進行教育和宣傳，提高部門人員對檔案工作重要性的認識，增強部門人員的檔案意識，使每個人都能自覺地為做好婦幼保健檔案工作盡力，達到齊抓共管的目的。

二、提高認識，加強文件材料的收集

婦幼保健文件材料是婦幼保健部門在婦幼保健工作活動中形成的各種門類、載體的原始記錄，是婦幼保健檔案的直接來源。婦幼保健文件材料收集歸檔工作作為婦幼保健檔案管理工作的重要前提和基礎工作，為檔案管理工作提供了實際的管理對象，是婦幼保健檔案部門取得檔案的重要手段。隨著《檔案法》的貫徹實施，婦幼保健檔案管理正在向規范化、標準化方向邁進。但在實際工作中還存在一些問題，如文件材料收集不全，一些人把應歸檔的文件材料當作“家底”據為己有，不愿歸檔；文件材料收集歸檔不及時；文件材料移交歸檔不規范等。這些在日后很大程度上影響了婦幼保健檔案的開發和利用工作。因此，要提高認識，加強婦幼保健文件材料收集歸檔工作。提高對婦幼保健文件材料收集歸檔工作重要性的認識，提高檔案人員的法制觀念和業務素質，明確文件材料收集歸檔工作的責任。將檔案意識根植于各級領導和有關人員的頭腦中，使領導和有關人員把對檔案工作的理解與支持落實在行動上，要像抓婦幼保健工作那樣抓文件材料的收集和歸檔。

三、健全規章制度，加強婦幼保健檔案的完整安全

婦幼保健檔案信息資源要通過利用才能實現其自身價值。我們必須注意保持婦幼保健檔案信息資源在利用同時的完整與安全，避免流失與泄密。為保證婦幼保健檔案工作的有序開展和規范管理，應建立檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等管理制度，檔案工作有關制度應納入婦幼保健部門工作制度之中，納入分管檔案工作的領導和檔案工作人員崗位責任制，加強檔案管理。

四、做好基礎業務工作，為婦幼保健檔案信息開發利用提供必要的前提保障

開發檔案信息資源，首先要存儲檔案信息，增加檔案信息儲存量，要不斷豐富室藏檔案資料的數量和內容。要使室藏檔案的內容不斷豐富，一是要搞好正常的檔案收集工作，努力做到嘴勤、腿勤、手勤，認真負責，積極主動，及時將各項工作活動中形成的文件材料、圖表等收集齊全完整。二是搞好外部檔案的征集工作，也就是將散失在個人手里和社會上與本單位有關，在相當一段時間內有一定潛在利用價值和參考價值的文件材料，有針對性地進行征集。收集或征集來的文件材料往往是比較零散、無序的，不利于檔案的開發利用。因此，必須用科學的理論、規范的方法做好婦幼保健檔案基礎業務工作。首先，婦幼保健檔案管理部門要依據上級主管部門的要求編制本部門檔案分類方案，制定文件材料歸檔范圍、保管期限表；其次，按規定要求做好文件材料的收集、整理、編目工作，確保婦幼保健文件材料收集齊全、分類科學、組卷（件）合理、編號正確、保管期限劃分準確、裝訂整齊、目錄編制科學；第三，建立健全婦幼保健檔案各類目錄及臺賬，做到賬物相符。只有這樣，才能夯實婦幼保健檔案工作基礎，才能為婦幼保健檔案信息的開發利用提供可靠保證。

五、加強婦幼保健檔案編研工作

檔案編研工作是對檔案信息進行系統化、精細化的加工過程，它把龐雜的、零星的檔案信息進行有機的組合和必要的考訂、加工，使其正確、系統、專業，它是檔案管理，尤其是提供利用，從形成到內容。從檔案實體到檔案信息的深化，是系統地發掘檔案的信息資源，主動有效地服務各項工作主動向領導及有部門提供編研材料，促進檔案的開發利用。

六、建立婦幼保健檔案計算機網絡

近年來，隨著電子計算機的普遍應用，各種檔案管理軟件也相繼使用，極大地簡化了檔案管理程序，加快了檔案檢索查詢速度為檔案信息資源的開發利用提供了有利契機。但是，婦幼保健檔案信息資源畢竟有限，因此建立檔案信息網絡，實現信息共享必將大大促進婦幼保健檔案的開發利用，促進婦幼保健事業的健康發展。

七、提高檔案工作人員素質

檔案工作人員素質的高低對檔案開發利用工作的優劣有著至關重要的影響。因此，提高檔案工作人員素質，是做好婦幼保健檔案開發利用工作的關鍵。首先，檔案工作人員要樹立超前意識。檔案信息開發工作必須具有超前意識，領會領導意圖和工作需求，及時調整視角，找準檔案工作與服務對象的結合點，有針對性地進行收集、征集和整理為利用者提供有效服務。其次，檔案工作人員要樹立效益意識。檔案信息是一種潛在的生產力，一旦發揮作用就可能為本單位和社會帶來可觀的經濟效益和社會效益。檔案工作人員要克服“坐、等、靠”思想，樹立起檔案開發利用創社會效益和經濟效益并舉的新觀念，把檔案信息開發工作真正提高到以創效益為中心的軌道上來。第三，檔案工作人員要樹立服務意識。檔案工作人員要樹立為社會和本單位各項事業服務的意識，要克服“關起門來做檔案”的傾向，以服務社會、服務本單位為己任。服務意識樹立了，服務范圍、方式、方法和手段都要跟著變化，把開發利用檔案信息資源，為社會和本單位中心工作服務放在檔案工作的重中之重的位子上。同時，檔案工作人員還要努力學習現代化管理知識，以適應新時期對檔案工作人員的要求。