醫院檔案信息化的任務與問題探析

張一楠

（黑龍江省森工總醫院 黑龍江 哈爾濱 150040）

在信息化大力推進的今天，檔案的業務基礎建設也呈現出了信息化特點，并開始向現代化過渡，檔案的建設和管理信息化是檔案工作的發展趨勢和必然要求。我國十七大報告中指出“信息化是我國加快實現工業化和現代化的必然選擇”。而對于信息化建設的要求已經成為了國民經濟發展和社會發展的首要任務和亟待解決的問題。想要讓醫院檔案管理工作盡快完成信息化過渡，以適應社會發展的總體要求，必須首先了解什么是醫院檔案信息化，才能了解其現在面臨的問題，進而找到解決的對策和方法。

一、醫院檔案信息化概述

醫院檔案管理的信息化建設是一項在國家相關檔案管理部門規劃和領導下將信息化技術在醫院檔案管理中全面應用的建設。利用信息技術對醫院檔案及各項信息資源進行合理有效的管理，為醫院工作和社會提供相應的服務，從而達到加速現代化檔案管理進程的目的。檔案信息化管理也可以看成是將醫院檔案管理的重點和對象從檔案本身實體向檔案內承載的信息轉變。要完成這一轉變不是一朝一夕能夠實現的，這需要一個長期合理的規劃，在轉變過程中必須加強醫院信息化程度，必須建立完善的信息技術檔案部門，讓信息化滲透到檔案管理的各個方面，從而切實的達到檔案管理信息化和檔案資源使用高效化的目的。醫院檔案管理信息化應該包含以下幾個方面：

（一）醫院檔案信息管理數字化

醫院檔案信息管理數字化是指將原來的紙質文件、聲音圖像文件等傳統形式的檔案采用數字化技術進行數據記錄、掃描壓縮等，將紙質或膠片資源轉化為數字信息并加以歸檔和存儲，從而形成電子檔案。并將這些電子檔案進行整理分類，最終形成電子檔案信息庫。在進行檔案管理信息化和數字化的時候應該注意：安全性、規范性、有效性三方面的原則。在醫院檔案管理信息化和數字化的內容上又可分為：檔案目錄數字化和檔案全文數字化兩方面。雖然數字化檔案管理是主流發展趨勢，但是我國的醫院檔案管理在進行數字化發展進程中還是面臨著技術不成熟、資金不充足和數字化對象模糊與合作對象模糊等諸多問題。

（二）建設數字化檔案網絡系統

數字化檔案網絡系統也可以說成是電子檔案網站，它是將醫院檔案等相關資料以主頁方式為用戶提供服務的網絡站點。網站建設是醫院檔案管理數字化和信息化的第一步，也是非常重要的步驟。網站是將醫院檔案部門與外界社會聯系起來的重要媒介。在檔案網站建設過程中需要設置的功能主要有、服務、宣傳、溝通交流幾方面功能。在網站內容設置上面需要有：檔案工作、檔案機構、檔案資源以及檔案利用與服務幾方面內容。

（三）加強數字檔案的建設

數字檔案館的主要作用是提高用戶在數字化環境下對醫院檔案信息的利用效率，并且以便捷服務和資源有效利用為建設目的。數字化檔案館有幾下幾方面特點：1.存在方式特別，因為圖書檔案館是利用網絡建立的虛擬工作環境。2.運行方式特別，數字化檔案館有別于傳統檔案館的運作模式，它是采用完全網絡化和信息化的運作模式。3.功能特別，數字化檔案館主要是以館員對資源的存儲和用戶對資源的讀取為工作內容的。數字檔案館和傳統檔案館的區別在于：傳統實體檔案館是數字檔案館建立的基礎和基石；數字檔案館的出現給實體檔案館的建設提出了更多新要求，如信息更新速度等；數字檔案館在管理機制和服務機制上出現了傳統實體檔案館從沒遇到過的新要求和新突破，如網絡服務、超越時間和空間的服務等。實體檔案館和數字檔案館不是相互對立的關系，他們是相互依存相互補充的關系。

二、醫院檔案信息化的建設原則

（一）規范性原則

想要提高檔案管理的工作質量和工作效率就需要切實加強檔案管理工作規范和標準的制定并實施。數字化檔案館在進行資料收集的時候可以通過直接的電子資料錄入和通過紙質檔案進行數字化轉化兩種方式，但是不管是直接進行電子文件儲存還是通過紙質文件掃描儲存都需要堅持檔案館管理的規范性原則，都需要制定出相應的操作標準和流程規范。

（二）安全性原則

網絡安全的話題是隨著互聯網技術的誕生而同時誕生的，而隨著數字化、網絡化程度的不斷加深，網絡安全問題和潛在威脅和隱患也進一步凸現出來。醫院檔案信息化也不能避免的需要涉及到安全問題的討論，加強醫院相關網絡安全技術的研制與開發是非常必要的，我們需要通過物理安全策略、網絡安全策略和訪問權限設置等手段保證醫院檔案信息的安全性。

（三）效益性原則

醫院檔案管理信息化建設是一項非常浩大的工程，其中需要投入的人力、物力和財力更是數不勝數，由于信息化建設不是一朝一夕能夠完成的，又由于信息化建設需要不斷投入，所以更需要遵守效益性原則，也就是需要從投入的資金當中顯示出收益。

檔案管理信息化雖然是主流趨勢，但是各個醫院也必須根據自身實際情況來制定信息化建設的步驟和建設目標。醫院檔案館必須立足自身，將館藏資源、社會需求、醫院特色三者緊密結合起來，要將信息化、數字化的重點放在利用效率高的檔案資源上面，選擇出社會、讀者最需要的資源。首先進行數字化，這樣能夠提高這些資源的使用效率，讓數字化、信息化之后的檔案資源為我們帶來最大限度的經濟效益和社會效益。

三、醫院檔案信息化的主要工作

本著“統一領導、標準先行、利用優先、分步實施的原則，有序推進傳統載體檔案數字化進程。制定統一標準，規范檔案數字化與網絡化建設，按照共建共享、互聯互通的要求，建立與完善國家醫院檔案信息目錄數據庫、紙質檔案全文數據庫和多媒體檔案數據庫等各類檔案數據庫，實現醫院檔案信息資源優勢互補和共享。加強檔案管理信息化建設步伐需要做到以下幾點：

（一）加強領導、提高認識

加快醫院檔案信息化的建設，要更新各級領導的知識領域，使醫院檔案信息化有一個明確的引路人。一個部門如果沒有一名知識型的領導主管業務工作，檔案管理現代化、信息化就是一句空話，市、縣檔案主管部門要在提高領導的現代化管理水平方面多搞一些培訓工作，改變現有領導群眾的知識結構。以適應現代化管理的需要。努力把醫院檔案信息化建設作為政務建設的一個重要內容，逐步構建起各地醫院檔案信息平臺，提高工作水平和工作效率、提高服務質量。

（二）加大投入、增配軟、硬件設施

要加快醫院檔案信息化的建設。首先，要舍得投入財力，配置與檔案管理現代化相適應的軟、硬件。當前，各級檔案部門的財力主要來源于各級政府，這就需要做大量的工作，引進資金加快更新改造的步伐。同時，作為上級檔案主管部門，也可以與相關部門溝通協商、共同提出解決問題的辦法在政策上給下級部門創造條件，使醫院檔案信息化建設加快發展。

（三）引進和培養現代化管理人才

從目前基層檔案工作人員學歷上看，獲成人教育大專學歷的居多，大專院校畢業的大專以上學歷的人員居少，這對檔案管理現代化、信息化工作的開展十分不利，要改變這種狀況，簡捷的辦法就是調入大專院校畢業生，改變隊伍素質結構，適應新的工作需要，對有發展前途的年輕同志，加大業務培訓，在兩年內完成全員上崗培訓，建構三級服務體系盡快建立局域網，著力加快數安化建設，構建醫院檔案信息資源庫。

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