探討企業檔案工作科學管理方法

殷雪梅

（五大連池市龍門農場社保局 黑龍江 五大連池 164145）

企業檔案縱連企業諸多歷史階段，橫貫企業各個領域，記述了企業各類活動的全過程，具有不可替代的憑證和史料參考作用，她是企業重要的無形資產，是企業生產、經營和管理活動的基礎，是企業各項活動得以承前啟后的保障，在企業做強做大的不斷發展過程中，尤其需要不斷強化檔案管理。如何對企業檔案工作進行科學管理，使檔案管理水平再上一個新臺階，筆者認為應當做好如下幾點：

一、各級領導要重視支持檔案工作

檔案工作是企業各項管理工作的基礎，各級領導一定要重視支持檔案工作，要以對歷史高度負責、對職工高度負責的態度，切實加強對檔案工作的領導，做到對檔案工作重視到位、投入到位，對檔案工作人員關心到位。要定期聽取檔案工作匯報，及時研究解決檔案工作中的重大問題，為檔案工作的順利開展創造良好環境；加大對檔案工作的經費支持力度，為檔案工作的開展提供必需的物質條件，在生活上關心、工作上關注、政治上關愛檔案人員，重視檔案干部隊伍建設，增強檔案干部隊伍的生機和活力，真心實意幫助檔案工作者解決實際困難和問題，使檔案工作者感到有溫暖、有希望、有奔頭，使干事創業的積極性、主動性、創造性得到更好發揮。

二、收集收齊歸檔文件材料

“巧婦難為無米之炊”，做好歸檔文件材料的收集工作，是確保檔案齊全、完整、準確、系統的基礎。要做好收集工作，檔案人員必須熟悉和掌握收集工作的各種渠道和方法，處理好檔案形成過程中各個環節、各個部門的關系，對檔案形成的全過程進行動態監督與檢查，同時要不斷提高全員檔案意識，實現全方位的有效管理，采取各項有力措施，做好企業檔案材料的收集工作，檔案的歸檔率、完整率、準確率、查全率、查準率才有可能達到高標準。

三、檔案集中統一管理

集中統一管理本單位形成的全部檔案，是企業檔案工作的基本原則，是檔案法律法規對企業檔案管理的基本要求，也是我們做好檔案工作的前提和重要基礎。集中統一管理有三層含義：一是檔案實體集中，企業各部門形成的各種門類、各種載體的檔案，都要集中到本單位綜合檔案室統一管理；二是人員集中，各部門檔案管理人員都要納入本單位檔案管理部門管理；三是管理集中，各單位的檔案、人員要在檔案部門的統一管理下開展檔案工作，提供檔案利用。

四、建立健全企業檔案工作管理體制

建立健全企業檔案工作管理體制，包括建立檔案工作機構，成立檔案工作領導小組，明確檔案工作的領導和直接負責人，建立健全專兼職檔案管理網絡，制定本單位檔案管理辦法、歸檔范圍、分類方案、保管期限表、各項檔案管理制度及“三納入”、“四參加”、“四同步”制度，“三納入四參加四同步”是《企業檔案工作規范》中明文規定企業必順建立的制度。如果一個單位沒有落實“三納入”制度，就難以保證檔案工作的組織領導與健康發展，使檔案工作無法與企業的改革和發展同步。如果不落實“四參加”“四同步”制度，就無法把企業生產經營管理活動所形成的重要檔案全部保存下來，無法保證歸檔文件材料的齊全、完整、準確、系統。

五、搞好檔案工作標準化、信息化建設

檔案工作信息化，是促進企業信息資源全面收集、整合、開發的重要基礎，通過檔案信息化建設，能夠實現對企業信息資源的集中管理，成千上萬倍地提高利用效率，全方位地支持企業決策和各級信息服務，潛在的經濟和社會效益難以估算。而檔案信息化的基礎是檔案工作的標準化，沒有經過標準化整理的檔案不可能實現信息化，因此，企業檔案部門要認真學習有關檔案工作標準，研究檔案工作業務規范，提高檔案管理的標準化水平，為檔案工作信息化創造條件。

六、強化檔案保管條件及措施

隨著時間的推移，檔案保護顯得愈來愈重要，日前，國務院總理溫家寶和中央政治局候補委員、書記處書記、中辦主任王剛都對檔案保護問題做出了重要指示。

加強檔案保護，包括對紙質檔案、電子檔案的保護：一是對紙質檔案，要加強庫房“八防”設施的配備，使檔案庫房做到防火、防盜、防高溫、防濕、防光、防蟲、防有害氣體、防塵的安全防護要求，杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現象及各類事故的發生；二是對電子檔案，一方面要采取必要的措施，加強對電子檔案的載體保護，另一方面要加強對電子檔案的信息保護。

七、深化檔案信息開發利用

筆者通過對有關利用數據的分析與研究，認為可以采取如下三項措施，以檔案利用來帶動和推進檔案業務建設：一是對歷年來檔案利用數據分析，著力了解檔案利用所產生的社會效益和經濟效益。通過分析，可以了解檔案的自身價值和潛在的利用資源，有利于進一步拓寬檔案利用工作的渠道，最大限度地發揮檔案的價值和作用；二是開展檔案利用跟蹤服務。檔案工作只有“有為才能有位”，而地位的取得有賴于檔案人員的自身努力，積極開展送檔上門，及時掌握檔案利用的新動態、新動向，及時做好跟蹤服務。三是結合數據對比分析，緊緊抓住檔案利用的熱點和中心工作，積極開展檔案史料編撰工作。抓住檔案的利用與信息開發工作，并根據歸檔材料編寫大事記、組織沿革、年鑒、產品簡介等編研成果，為各部門更好地利用檔案服好務。

八、提高檔案人員素質

新時期檔案工作的發展為檔案人員提出了新的、更高的要求，要實現檔案事業快速、協調發展，必須要有具有開拓創新和德才兼備的檔案干部隊伍。檔案工作者要努力學習檔案業務知識、企業管理知識、文秘寫作知識、計算機知識，熟悉本企業基本情況，具備較強的綜合分析、文秘寫作、規劃組織協調能力，成為一專多能的復合型人才。要結合當前的中心工作，從檔案中尋找有規律的東西，并把它升華為一種歷史借鑒，為科學決策提供參考，為各級領導當參謀、提建議、獻良策，成為為領導建言獻策的高參。

九、引入科學管理理念，開展檔案工作六步循環

為加強企業檔案工作，實現科學管理，結合管理學上PDCA工作法及現代過程管理，開展“檔案六步循環工作法”。

P-Plan:計劃，無論你做什么，首先要制定工作計劃；D-Do:行動，有了計劃就應該依據計劃立即行動；C-Check:檢查，依據計劃行動起來后，就要把行動的結果與計劃進行比較，檢查結果與計劃之間是否有偏差，查找原因；A-Action:修正，查找出原因，如果是行動偏離計劃，就要修正自己的行動，如果是計劃偏離了實際，就要修正計劃，返回到第一步，重復以上四步，直到完成工作。

現代過程管理，不再是簡單的過程監督和控制，它是一個四環節的人性化管理過程：有序化——目的化——自動化——合理化，充分調動人的積極性和主動性，最大程度地實現預期目標。

檔案六步循環工作法，以每一季度為一個工作循環，每循環分為“目標、措施、執行、考核、總結、交流”六個步驟，這里重點強調的是總結和交流：

一是總結。各級檔案人員要全面總結檔案工作的目標、措施、執行、考核情況，認真撰寫檔案工作的總結材料，仔細查找不足，總結經驗教訓，明確下步工作計劃，提出相關工作建議。通過總結檔案工作人員可以無形中提高寫作水平，能在有意無意中謀取領導對檔案工作的支持，同時也可為以后的工作材料提供素材。

二是交流。要通過單位內部專兼職檔案員之間、本系統各單位之間及全國兄弟單位之間的廣泛交流，達到互通有無、共同提高的目的。通過交流，及時選樹典型，推廣先進經驗，切實加強各級檔案工作的溝通、交流與培訓，強化監督指導與信息反饋，不斷打造出檔案工作亮點，以點帶面，促進檔案工作的全面發展。

十、做好檔案管理工作的重要意義

做好檔案管理工作一個企業健康發展的需要，檔案管理工作是企業管理工作的一部分，是提高企業工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作?？茖W規范的管理檔案，是衡量一個企業業績與管理水平的重要尺度。因此，做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發展、不斷提升企業在市場經濟中競爭力具有重要意義。